Ti sei mai seduto in una riunione e ascoltato mentre la conversazione andava in giro e in tondo? È un'esperienza frustrante, che a volte porta alla conclusione errata che la discussione è un ostacolo all'azione. Parlare è in realtà fondamentale per un buon processo decisionale nelle organizzazioni, ma devi farlo nel modo giusto.
Ecco perché le discussioni si "bloccano" e cosa puoi fare al riguardo.
Cosa sta succedendo davvero qui?
Le conversazioni spesso vanno in circolo quando ognuno sostiene la propria opinione. La presa? Il più delle volte, le persone non sanno su cosa non sono d'accordo! Di solito c'è un malinteso da qualche parte, ma tutti hanno supposto che il malinteso sia in realtà una differenza di opinione. La chiave, quindi, è trovare il malinteso e portare tutti sulla stessa pagina.
Per farlo, devi capire un po 'come funzionano le nostre menti. I nostri cervelli assumono fatti neutrali e, attraverso un processo inconscio, velocissimo, danno loro significato e formano credenze su di loro. Queste credenze sono di solito quelle che escono dalla nostra bocca quando discutiamo dei fatti a portata di mano.
Torniamo indietro all'inizio: ogni giorno siamo bombardati di informazioni: luoghi, suoni, odori, parole, colori e altro sono tutti intorno a noi, e inconsapevolmente selezioniamo e scegliamo cosa prendere, mentre filtriamo tutto ciò che trovare non importante. Questo è il primo gradino di quella che lo psicologo Chris Argyris chiamava la "Scala dell'inferenza".
Per gentile concessione di Peter Senge, "La quinta disciplina"
Una volta selezionati i nostri dati, gli diamo il significato che la nostra esperienza personale e cultura dettano, traggiamo conclusioni e diventa una "convinzione". Questo è il palcoscenico della scala su cui tutti noi siamo bloccati di volta in volta - e questo è il palcoscenico in cui si trovano tutti quando una conversazione va in circolo.
Cosa puoi fare al riguardo?
Va bene e va bene capire questo fenomeno, ma alzare la mano in una riunione e chiedere a tutti di tornare indietro nella loro scala di inferenza probabilmente non sarà molto utile. Quindi, come puoi far avanzare efficacemente la conversazione?
Secondo il dottor Ray Luechtefeld, PhD, consulente organizzativo e professore di management presso l'Università del Missouri centrale, chiedi alle persone di spiegare il loro ragionamento, a volte fino alla definizione di una parola che stanno usando.
Per illustrare questo, racconta una storia vera di due dei suoi studenti che erano in conflitto tra loro, "Joe" e "Sally". Sally stava dando a Joe delle scarse valutazioni in classe, così Luechtefeld si sedette con entrambi e chiese a Sally perché ha valutato Joe male. "Non applicare ciò che stiamo imparando in classe", ha risposto. Joe ha insistito sul fatto che stava effettivamente applicando ciò che stava imparando in classe. "Voleva dire che stava facendo collegamenti con gli affari di suo padre", ha detto Luechtefeld. Ma Sally voleva dire che non lo stava applicando lì in classe. "Applicare" significava cose diverse per ognuno di loro ", ha appreso Luechtefeld, e tutto perché li ha sfidati a descrivere le loro differenze piuttosto che continuare a litigare inutilmente.
In altre parole, Luechtefeld sa che il potere sta nel far emergere le vere aree di disaccordo: le tacite assunzioni o conclusioni tratte da ciascuna parte. “Devi arrivare a qualcosa che tutti possono osservare e concordare. Si ritorna ai dati direttamente osservabili ", afferma. E questa è la risposta: la chiave per intervenire come un professionista e riportare la conversazione sulla buona strada è fare domande su quali dati i tuoi colleghi stanno usando per raggiungere le loro conclusioni.
Per un altro esempio, supponiamo che al tuo team sia stato assegnato il compito di riferire una serie di metriche operative al CEO e che tu sia in riunione per discutere su come raccogliere i dati necessari da altri dipartimenti. Il tuo collega Steve dice: "Dovremmo semplicemente dire ai manager di tutti i dipartimenti che abbiamo bisogno di questi dati per loro per il CEO".
Un altro collega, Valerie, dice: "Ci abbiamo provato prima, i gestori non rispondono mai".
"Non abbiamo mai provato prima, non sai cosa faranno!" Dice Steve.
Valerie risponde “Sì, abbiamo! L'abbiamo provato con un progetto che abbiamo fatto proprio la scorsa primavera. Non abbiamo mai ricevuto risposta. Dobbiamo trovare un modo diverso per ottenere i numeri di cui abbiamo bisogno. "
Questo dura alcuni minuti.
È allora che entri e dici: “Steve, non sono sicuro di sapere esattamente cosa stai proponendo. Puoi dirmi come dovremmo fare per ottenere i dati? "
Steve spiega che vuole incontrare faccia a faccia ogni manager per descrivere quali dati sono necessari. Noti un'espressione imbarazzata sul viso di Valerie. Dici “Valerie, ho capito che in passato hai avuto problemi a raccogliere dati da altri dipartimenti. Come hai fatto prima?
Valerie sospira: “Beh, in passato non ci siamo mai incontrati faccia a faccia con i manager. Abbiamo inviato loro e-mail e chiesto i dati. "
"Non lo sto suggerendo affatto", dice Steve, "voglio incontrarli e spiegare di cosa abbiamo bisogno".
Ecco! Valerie stava reagendo a qualcosa di diverso da quello che Steve stava proponendo, eppure entrambi presumevano che stessero discutendo della stessa cosa. Entrando e chiedendo a ogni persona di essere più specifico, sei stato in grado di trovare la vera disconnessione e riportare la conversazione sulla buona strada.
La "disconnessione" non emergerà sempre dopo una sola domanda, quindi continua a chiedere chiarimenti. Ascolta attentamente le risposte, fai altre domande e ripeti se necessario. Fidati di me, dall'esterno sembra che tu sia la persona più saggia nella stanza, ma è solo un po 'di esperto di psicoterapia di gruppo!
Vuoi avere un impatto ancora più positivo? Ricorda questo processo prima che la conversazione inizi. Quando dichiari i tuoi dati o opinioni, sii il più chiaro possibile sulle conclusioni che stai tracciando. Sii consapevole delle tue assunzioni e divulgale ove appropriato. La professoressa di Luechtefeld nella scuola di specializzazione, Diana McLain Smith, ha detto che se una conversazione va in circolo, significa che tutti sono in cima alla loro scala di inferenze, urlandosi l'un l'altro. Ora sai come aiutarli.
