"Sbarazzati di tutto il giornale."
Ero un project manager che lavorava nell'ufficio del sindaco di New York City e questo era il compito che mi era stato assegnato di svolgere. In una burocrazia con centinaia di migliaia di dipendenti, migliaia di processi cartacei e un budget limitato per le nuove tecnologie, mi è stato chiesto di sviluppare un piano per la digitalizzazione di quasi tutto.
Questo era un progetto scoraggiante se mai ne avessi visto uno. Era, infatti, quasi impossibile dati i vincoli entro i quali stavo lavorando. Ma non potevo alzare le mani e dire di no. Avevo un lavoro da svolgere e dovevo iniziare da qualche parte.
Project Paper Elimination non è stato un successo non qualificato. In effetti, era più vicino a un fallimento non qualificato. Se entri oggi in qualsiasi ufficio di New York City, troverai sicuramente la carta ammucchiata su scrivanie, in caselle di posta e in uscita e cestino.
Tuttavia, il progetto mi ha insegnato più su come iniziare un compito schiacciante che su qualsiasi successo che abbia mai avuto. Ecco come ho imparato a prendere qualcosa di apparentemente insormontabile e affrontarlo in pezzi di dimensioni ridotte.
1. Fai il punto sul quadro generale
New York City ha dozzine di dipartimenti, ognuno dei quali ha dozzine di divisioni, ognuna delle quali ha i suoi processi interni. C'è della carta che esiste già negli schedari e nelle scatole, e la carta deve ancora essere creata quando i clienti e i dipendenti compilano moduli e domande. Per me era impossibile sapere da dove cominciare prima di fare il punto di tutti i processi di creazione della carta. Quali hanno generato più carta? Quali si prestavano alla digitalizzazione e quali avevano fattori complicanti, come la necessità di accettare denaro? Quale produrrebbe il botto più grande per il dollaro più basso?
Ho trascorso alcune solide settimane a sondare tutti i dipartimenti per avere un'idea della portata dell'impresa. Fare questa valutazione iniziale può aiutare a definire il tuo ambito di applicazione, nonché ciò che appartiene all'interno e all'esterno di esso. Può aiutarti a comunicare ai tuoi superiori l'ampiezza dell'attività e ottenere il loro feedback su ciò a cui tengono di più. E ti aiuta a navigare verso un punto di partenza logico.
2. Trova un esempio di successo su una scala più piccola
Nel caso di Project Paper Elimination, il Dipartimento della salute aveva recentemente intrapreso un progetto di riduzione della carta sollecitato da una mossa dell'ufficio. Non volevano portare con sé tutti i loro documenti cartacei se non fosse necessario, ma non sapevano quali portare e quali lasciarsi alle spalle. Quindi hanno implementato un progetto in più fasi: definire ciò che era legalmente necessario conservare, distruggere ciò che non lo era e scansionare qualsiasi cosa per la quale non fosse necessaria una copia cartacea. Avevano implementato la tecnologia e il personale per farlo accadere e avevano i risultati per dimostrarlo.
Una dimensione non è sempre adatta a tutti e sorgono nuove considerazioni quando si aumenta la scala di un particolare progetto. Ma un esempio di successo non solo offre metodi comprovati per raggiungere lo stesso obiettivo che sei in grado di raggiungere, ma può anche permetterti di imparare dai fallimenti degli altri. Fornisce un modello che è possibile utilizzare come punto di partenza. Potrebbe essere necessario modificarlo, espanderlo o adattarlo per adattarlo ai propri obiettivi, ma è più facile reagire a qualcosa che iniziare da una tela completamente vuota.
3. Identificare il frutto a bassa pendenza
Sì, la "frutta bassa" è sicuramente in un elenco di gergo degli uffici abusati da qualche parte, quindi chiamiamola così: la roba facile. Il materiale che costa meno e richiede meno tempo. Nel caso di Project Paper Elimination, ciò significava eliminare le scartoffie obsolete, creare semplici moduli online e smaltire i documenti oltre le loro date di scadenza.
Ci sono alcuni motivi per iniziare con le cose semplici. Prima di tutto, ti dà alcune tacche sulla cintura. Questa sensazione di movimento in avanti, per quanto minima, è un'importante vittoria psicologica. Ti dà slancio, carburante per i lavori più impegnativi per il futuro. In secondo luogo, ti consente di dimostrare progressi agli stakeholder del progetto, generando fiducia nella tua capacità di realizzare fasi future di lavoro.
4. Prepara i tuoi ostacoli più grandi
Anche se si spuntano i piccoli successi, è importante prendere quella sensazione di una sfida incombente e romperla in ostacoli concreti. Senza nominarli, è molto più difficile sviluppare strategie per superarli. Nel mondo dell'eliminazione della carta, un ostacolo era la complessità di acquisizione dei dati inseriti in un modulo online, e un altro era soddisfare i requisiti legali per le firme elettroniche.
La presentazione di questi ostacoli potrebbe portare alla scoperta che un ostacolo percepito non è una sfida così grande come inizialmente creduto. In alternativa, potrebbe portare alla luce un grande blocco stradale che in precedenza si pensava fosse minore. Sapere quali sono gli ostacoli all'inizio ti impedirà di essere accecato quando sei già in ginocchio. Può anche aiutarti ad allineare le risorse di cui avrai bisogno per affrontarle, che si tratti di supporto politico, finanziamenti o orientamento di esperti.
5. Eliminare gradualmente il lavoro
Il filosofo cinese Lao Tzu ha affermato che "un viaggio di mille miglia inizia con un solo passo". È anche vero che un viaggio di mille miglia consiste in quattro viaggi più piccoli di 250 miglia, o 10 viaggi di 100 miglia. Rompere il tuo progetto scoraggiante in fasi gestibili lo rende molto meno scoraggiante. E ti dà realistici traguardi intermedi da puntare tra il primo e il primo passo.
Nel tentativo di digitalizzare i processi cartacei nel governo di New York City, c'erano diverse opzioni per eliminare gradualmente il lavoro. Un approccio era quello di affrontare un certo numero di dipartimenti alla volta. Un altro era iniziare determinando quale carta poteva essere eliminata, continuare implementando la tecnologia per digitalizzarla e concludere formando il personale e pubblicizzando la nuova tecnologia ai clienti. Il modo più logico di eliminare gradualmente una quantità schiacciante di lavoro varierà a seconda della natura del lavoro stesso, ma vale sempre la pena affrontarlo prima di approfondire troppo.
6. Impostare le aspettative
Qualunque cosa tu faccia, non promettere troppo ciò che non sei sicuro di poter offrire. Chiedi di cosa hai bisogno per farlo accadere. E se non riesci a ottenerlo, che si tratti di persone, denaro o tecnologia, spiega i modi in cui potrebbero influire sulla cronologia. A volte un dirigente chiederà qualcosa senza una sfumatura di comprensione del lavoro necessario per raggiungerlo, ma una volta che hai messo insieme la tua valutazione e identificato gli ostacoli, sei in grado di comunicare questa sfumatura.
Scuotere la testa e correre nell'altra direzione è una reazione comune, e talvolta giustificata, ai progetti più schiaccianti. Ma è garantito per portarti da nessuna parte. Anche il compito più scoraggiante può essere affrontato con la giusta prospettiva, una solida comprensione del lavoro da svolgere e una serie di traguardi realistici e realizzabili da verificare lungo la strada.
