Ci sono molte frustrazioni che sorgono durante la giornata lavorativa. Una casella di posta traboccante, un elenco di cose da fare che è lungo un miglio, o quel collega che insiste per avere conversazioni telefoniche a livello di decibel che possono essere descritte solo come allarmanti.
Un altro fastidio che ti ispirerà sicuramente a stringere la mascella e ad emettere un gemito irritato? Essere bloccati nel limbo perché stai aspettando una risposta necessaria da qualcun altro.
Sia che tu stia aspettando con ansia l'approvazione del tuo capo sulla struttura del rapporto o che tu abbia bisogno di un pezzo importante di uno dei tuoi colleghi per concludere il tuo grande progetto, sei seduto a un punto morto: semplicemente non puoi andare avanti fino a quando ottieni le tue zampe golose esattamente su ciò di cui hai bisogno.
La parte peggiore? Nessuno sembra condividere il tuo stesso senso di urgenza e la tua scadenza si sta rapidamente avvicinando.
Mi trovo sempre in questa situazione esatta, quindi so quanto possa essere fastidioso e stimolante sedermi pigramente mentre continui ad attraversare giorni fuori dal tuo calendario. Fortunatamente, ho identificato alcune strategie (no, non comportano l'invio di e-mail di follow-up aggressive ogni ora) che sono utili per indurre altre persone a saltare sul tuo carrozzone e offrirti ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.
1. Rendi la tua scadenza dolorosamente ovvia
Non puoi aspettarti che le persone rispettino la tua scadenza se non hanno assolutamente idea di quando. E sta a te rendere esplicitamente chiara la tua cronologia, il prima possibile.
In genere, includo una data di fine nel primo messaggio che invio a proposito di un progetto. Che stia inviando un'e-mail a un editore, a un collega o alla fonte di un articolo, concludo spiegando quando ho bisogno che la richiesta sia soddisfatta, a volte sono molto coraggiosa e arriva persino al punto di metterla in grassetto. In questo modo, posso essere certo che entrambi stiamo seguendo la stessa agenda fin dall'inizio.
No, la gente non si preoccupa ancora della mia scadenza tanto quanto me (e, perché dovrebbero?). Tuttavia, sapere esattamente quando ho bisogno delle cose almeno li aiuta a rispettare un po 'di più quel taglio.
2. Non essere egocentrico
Ecco un fatto triste, ma vero: tutti possiamo essere piuttosto egoisti. Certo, dai una mano ogni tanto dalla bontà del tuo cuore. Ma molte volte la natura umana prende il sopravvento e affrontiamo ogni progetto o compito con un atteggiamento "Cosa c'è dentro per me?".
È probabile che quella persona che stai aspettando si senta allo stesso modo. Sa quando ne hai bisogno, ma perché dovrebbe interessarsene? Perché questo dovrebbe essere portato in cima alla sua lista di cose da fare?
"Perché è la cosa educata e giusta da fare!" Stai pensando ora. Ma, quando la pressione della giornata lavorativa ti sta spingendo, quanto spesso pensi a come potresti facilitare la giornata di qualcun altro? Non molto spesso, stai solo cercando di tenere la testa fuori dall'acqua da solo.
Ecco perché è importante per te illustrare il valore che questa opportunità offre a quell'altra persona. Il suo coinvolgimento in questa grande presentazione aumenterà la sua reputazione professionale e impressionerà il suo capo, per esempio?
Indipendentemente dai risultati specifici, trova un modo per allontanarti da questo approccio "Io, io, io!" E invece fai sapere a quella persona che cosa sta uscendo dall'affare.
3. Seguire in modo proattivo
Non vuoi sembrare fastidiosamente invadente e inviare un'enorme quantità di email di follow-up. Quindi, invece, lasci che la scadenza scada, poiché pensi che fornisca la giustificazione necessaria per tornare nella posta in arrivo di quella persona con un promemoria non così gentile.
Ma ecco il punto: fare il check-in dopo la scadenza con un messaggio urgente e stressato, "Ah, ne avevo bisogno ieri!" Non è utile a nessuno. Ora sei in ritardo e hai passato quella patata bollente urgente sul piatto di qualcun altro, il che significa che probabilmente sarà piuttosto infastidito.
È sempre meglio essere proattivi con le scadenze e i relativi follow-up. Forse è necessario effettuare il check-in sullo stato di avanzamento un paio di giorni o addirittura settimane prima dell'arrivo della data di fine, a seconda dell'ambito della richiesta. Ad ogni modo, assicurati di prendere le redini e toccare in modo proattivo la base (educatamente, ovviamente!) Con ciò che è necessario. Rimanere in mente è sempre utile.
4. Dettagli Passaggi successivi
Piaccia o no, alcune persone continueranno a ignorare le tue richieste e a trattare la tua scadenza come un suggerimento. È irritante, ma succede.
Se ti stai avvicinando al filo e stai ancora aspettando ciò di cui hai bisogno, assicurati di includere i tuoi prossimi passi in uno dei tuoi messaggi di follow-up. Cosa farai se alla fine non ottieni ciò di cui hai bisogno? Interesserai un'altra persona? Salta quella parte della presentazione con una breve osservazione sul non ottenere le informazioni richieste? Andare avanti con quello che hai?
A volte bastano pochi dettagli su come gestirai la situazione se il tuo scenario peggiore si concretizzerà. Di solito è abbastanza per dare a quella persona un calcio tanto necessario nei pantaloni.
Sono una persona che trascorre circa la metà della sua giornata a inseguire le persone. Quindi, credimi quando ti dico che so quanto può essere frustrante quando sei bloccato a un punto morto in attesa di qualcuno che non sembra avere fretta.
Non esiste un trucco mentale che ti permetta di addestrare le persone a rispondere alle tue richieste senza ritardi (ehi, possiamo lavorarci su, scienza?). Tuttavia, ci sono alcuni trucchi che puoi usare per prepararti al successo. Prova questi quattro e sei molto più propenso a mettere le mani su ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.
