So che ci sono un milione e uno di modi diversi per gestire le attività quotidiane utilizzando la tecnologia. E mentre di solito apprezzo in modo salutare le soluzioni digitali, sono sempre stato qualcuno che gestisce la mia lista di cose da fare con buone vecchie carte e penna. Non solo mi aiuta a essere davvero efficiente durante le mie affollate giornate di scuola, dare la priorità alle mie attività e lavorare anche quando non ho i dati delle celle, ma non c'è letteralmente nulla di più soddisfacente che attraversare un'attività completata da un effettivo to- fare la lista.
Se hai avuto problemi a trovare un sistema organizzativo che funzioni per te o vuoi semplicemente provare a eliminare il disordine digitale e tornare alle basi, allora ti consiglio di dare a questo metodo una possibilità! Ecco come farlo.
1. Ottieni un vero e proprio pianificatore di copie cartacee
Ovviamente, il primo passo per farlo è ottenere gli strumenti che funzionano per te. È importante utilizzare un pianificatore cartaceo che corrisponda al tuo stile organizzativo e lavorativo. Ad esempio, utilizzo i pianificatori Poppin perché visualizzano un programma settimanale a sinistra e fogli a destra, si adattano alla mia borsa e sono piuttosto economici.
Mi piace vedere l'intera settimana su una pagina, ma se ti piace un diverso tipo di vista, dai un'occhiata a Moleskine, che ha una tonnellata di diversi formati, o - se vuoi ottenere anche analogico con i tuoi acquisti - vai al tuo locale Barnes & Noble e sfoglia la sua vasta selezione fino a trovare la soluzione giusta.
2. Elenca tutti i tuoi principali impegni per la settimana
Comincio sempre elencando tutti i principali obblighi che ho nel mio programma settimanale, solo per avere un'idea di ciò che dovrò pianificare. Mi piace includere attività ed eventi sia personali che professionali per avere un quadro completo della settimana.
Ad esempio, se devo prepararmi per un grande incontro mercoledì, ma devo smettere di lavorare alle 18:00 di martedì per partecipare a una cena di compleanno, allora saprò che probabilmente dovrò lavorare fino a tardi lunedì.
3. Scrivi e dai la priorità alle tue attività
Una volta che ho iniziato a compilare il calendario con i miei principali impegni, divido il lato cartaceo del mio pianificatore in quattro caselle, con la casella in alto a destra che rappresenta le attività importanti / non urgenti, quella in alto a sinistra che rappresenta le attività importanti / urgenti e le due caselle inferiori che rappresentano compiti non importanti / non urgenti e non importanti / urgenti.
Quindi, scrivo tutte le attività che devo completare per la settimana, assicurandomi di elencarle nella casella corrispondente. Ad esempio, "paga la carta di credito" va sempre nella casella importante / urgente, mentre "acquista cappotto invernale" è importante / non urgente.
Funziona come un sistema di definizione delle priorità, perché mi costringe a identificare su cosa devo lavorare e quando.
È anche cruciale per richiamare i compiti che non sono importanti / urgenti, che spesso darò la priorità a elementi importanti a lungo termine se non sto attento. Ad esempio, sto lavorando a tre articoli di ricerca a lungo termine in questo semestre, che non sembrano mai così pressanti come qualcosa che dovrebbe essere domani e potrebbero facilmente perdersi nel rumore di una lista di cose da fare. Questo sistema di definizione delle priorità mi costringe a riconoscere l'importanza del lavoro sui documenti e iniziare a scriverli in anticipo.
4. Pianifica un programma giornaliero (e includi i tempi di inattività)
Tutta questa pianificazione settimanale è buona, ma come può aiutarmi a capire cosa fare realmente in un determinato giorno? Ogni mattina estraggo un foglio di carta bianco (uso carta per stampante bianca, ma potresti anche prendere un quaderno se volessi classificare un po 'il processo) e fare tre cose.
Per prima cosa, scrivo le ore del giorno dalle 8 alle 23 in incrementi di 30 minuti e inserisco tutte le riunioni, le lezioni e gli impegni personali che ho. Quindi, guardo il mio pianificatore settimanale ed estraggo le attività che voglio completare quel giorno, cercando di assicurarmi di estrarre almeno un oggetto da ciascuna delle mie quattro scatole. Infine, inserisco tutte le attività nel mio calendario, compilando il tempo attorno alle riunioni.
Dal momento che le attività di solito richiedono più tempo per essere completate nella pratica, la mia regola empirica è quella di preventivare 1, 5 volte la quantità di tempo che penso di cui avrò bisogno, solo per essere sicuro di poter adattarmi a tutto. la sera presto e un'ora per andare in palestra, entrambi i quali ho bisogno di mantenere il mio buonsenso!
5. Cross Off
Questa è la mia parte preferita del processo: l'attraversamento delle attività quando le finisco. Adoro usare le penne colorate, solo per rendere le cose un po 'più divertenti. Di solito tengo traccia del mio programma giornaliero e quindi cancello tutte le voci fuori dal mio elenco di cose da fare alla fine di ogni giornata.
6. Riporta oggetti non completati
Alla fine della settimana, è importante assicurarsi che tutti gli oggetti non finiti vengano trasportati nelle settimane future in modo che non scivolino attraverso le fessure. Di domenica sera, di solito mi siedo con una penna rossa e barrare gli articoli non completati uno alla volta mentre decido se "annullarli" o spostarli in avanti nelle settimane future. Una delle bellezze di un pianificatore di carta è che puoi davvero spingere le attività per le quali non hai tempo, perché puoi scriverle dove vuoi - In realtà ho appena spostato la mia linea di "shopping natalizio" nella prima settimana di dicembre perché So che non avrò tempo per farlo fino ad allora.
So che questo processo potrebbe sembrare complicato, ma dedicare solo 20 minuti al giorno alla pianificazione può aiutarti a risparmiare ore. So di essere particolarmente incline a sprecare blocchi brevi (ad es. 30 minuti tra una lezione e l'altra) se non ho pensato a cosa voglio fare, ma se ho già fatto il mio programma, non devo pensarci due volte su cosa dovrei fare con il mio tempo.
Spero che questo ti aiuti a sbarazzarti di un po 'di affaticamento decisionale e a fare più cose.
