Sfortunatamente, le tue liste di cose da fare non saranno a zero fino al giorno della tua morte. Quindi, se hai pensato che raggiungerai il nirvana della produttività solo quando le tue liste sono vuote e il tuo calendario è una tela aperta, beh, non è probabile che accada, almeno finché hai un lavoro, una famiglia, amici e una vita da gestire.
Se sei come la maggior parte delle persone, hai elenchi piuttosto grandi di cose da fare, insieme a un flusso quasi costante di nuove cose da fare e una sensazione schiacciante che tutto debba essere fatto ora .
Molte persone cercano di affrontare la loro montagna di compiti personali ordinandoli per priorità e iniziando dalla cima. Sembra logico, ma lo hanno effettivamente arretrato. In realtà, prima di pensare alle priorità, ci sono tre fattori che devi considerare, perché ognuno di essi limita effettivamente le tue scelte su ciò che dovresti (e persino puoi) fare dopo.
Quindi, se ti senti sopraffatto e non sei sicuro da dove cominciare, metti da parte i tuoi elenchi di “priorità assoluta”, considera questi tre fattori e usali per aiutarti a ordinare il tuo eccesso di opzioni in un set più gestibile di scelte.
Limitazione n. 1: contesto
Se non sei nel posto giusto, non hai lo strumento giusto o non sei di fronte alla persona giusta richiesta per intraprendere un'azione, non puoi farlo. Pensaci: sei mai stato al lavoro, in una riunione e improvvisamente ricordi che devi comprare lo shampoo? A meno che non lasci quell'incontro, "comprare shampoo" non sta accadendo in quel momento. Appartiene a un elenco chiamato "commissioni" per quando sei in giro. (A meno che tu non sia come mio marito che pensa che la vita dello shampoo possa essere prolungata eternamente sparandoci dell'acqua e diluendola quando è quasi vuota.)
Il contesto sarà sempre la tua prima limitazione. Puoi sicuramente cambiare il tuo contesto, per arrivare nel posto, strumento o persona giusti per intraprendere l'azione che mi è appena venuta in mente. Ma se non lo fai, le tue scelte sono limitate da quel fattore prima.
Il metodo Getting Things Done di David Allen suggerisce di ordinare principalmente la tua lista di cose da fare in base al contesto, come @Computer, @Home, @Errands. Ciò consente di risparmiare tempo impedendoti di accedere alle opzioni che non puoi nemmeno fare, perché non sei nel giusto contesto.
Limitazione n. 2: tempo disponibile
Il secondo fattore che entra in gioco è quanto tempo hai. Se hai un grande progetto su cui lavorare, ma devi tornare alla prossima riunione o prendere i tuoi figli tra 10 minuti, probabilmente non è un buon uso dei tuoi sforzi per avviarlo. Potrebbe volerci così tanto tempo solo per entrare nel ritmo prima di dover sganciare.
Quindi, quando il tempo è un fattore, cerca le scelte che corrispondono al tuo tempo disponibile. Forse in quei 10 minuti, la cosa migliore non è che tu vada a controllare la tua casella di posta e leggi a metà un mucchio di e-mail che dovrai rileggere comunque. Forse invece, trarrai maggiori benefici dall'andare fuori e respirare un po 'd'aria fresca o fare quella chiamata veloce dove sai che riceverai la segreteria telefonica di qualcuno.
Limitazione n. 3: risorse
Il terzo fattore da considerare è come è la tua energia. Non ti conosco, ma venerdì pomeriggio dopo una lunga e intensa settimana di lavoro non è il momento di immergersi in qualcosa che richiederà molta larghezza di banda mentale. Invece, faccio scelte che corrispondono a come è la mia energia mentale e fisica. Per non dire che non ci sono volte in cui ho solo bisogno di "alzarmi" ed entrare comunque, ma mi piace essere consapevole di ciò che sto scegliendo e abbinarlo a quando penso che porterò il mio io migliore, ogni volta che Io posso.
Tirare le priorità
Abbiamo detto all'inizio di mettere da parte la "priorità", ma ora, ecco dove ritorna. Sebbene il contesto, la disponibilità di tempo e le risorse limitino le tue scelte su quali cose da fare in futuro, in genere non sono ancora sufficienti per aiutarti a decidere quale ti darà il massimo valore. È qui che brilla la priorità: diventa la tua strategia.
Se stai pensando che decidere in base alla priorità significa che devi avere la tua vita e il tuo lavoro "tutto compreso", ti renderò più facile. Devi solo sapere a cosa ti sei impegnato, completamente. Innanzitutto, annota negli elenchi tutto ciò che hai stipulato un accordo, che potresti o potrebbe o dovresti, personalmente e professionalmente, in modo che ti fidi di prendere una decisione contro l'inventario completo di ciò in cui ti sei impegnato.
Quindi, poni queste due semplici domande prioritarie:
Spesso ti renderai conto che metà dei progetti e delle attività che hai intrapreso non possono realisticamente essere realizzati nel tempo che hai, né c'è valore nel prenderli in carico ora, o poco rischio di parcheggiarli in futuro. Questo genere di cose vanno nella lista "Forse un giorno" per me. Non ho rinunciato all'idea, sto solo dicendo "non ora".
Prova a porre queste due domande nella prossima e-mail che ricevi che ti chiede di fare qualcosa. O il prossimo libro che ti dici che dovresti leggere. O alla prossima riunione che ti viene chiesto di partecipare. Potrebbe solo aiutarti a superare le tue scelte con maggiore facilità mentale, sapendo che puoi fare solo così tanto e che stai facendo le migliori scelte possibili.
