C'è un'epidemia là fuori, un'epidemia di email sbagliate.
Me ne sono reso conto dopo circa la quinta volta che il mio capo ha commentato un'e-mail che le ho inviato per dare un'occhiata: "È davvero un'ottima e-mail!" Non avevo pensato che fosse qualcosa di speciale, fino a quando non ho iniziato a prestare maggiore attenzione alle e-mail Stavo ricevendo. Ci sono stati orribili errori grammaticali, errori di ortografia imbarazzanti, nomi errati, emoticon, mancanza di saluti o convenevoli adeguati e semplici vecchie e cattive scritture. Potrei andare avanti all'infinito.
Non è che siamo incompetenti, gente. Non stiamo semplicemente prestando la cura alle nostre e-mail che molti di loro meritano. La cura, diciamo, un editore potrebbe dare un articolo.
Quindi, per aiutarci tutti a migliorare la nostra comunicazione sul posto di lavoro, ecco la guida dell'editor per scrivere e-mail che ti farà guadagnare rispetto (e risposte). Tieni a mente queste idee la prossima volta che navighi nella tua casella di posta e vedi che impatto hanno alcune piccole modifiche.
Rallenta
So che siamo tutti in corsa per arrivare alla casella zero. E certo, in alcuni casi, dare il via a una rapida e-mail ha senso: quando sei nel mezzo di un lungo filo di comunicazione con un collega stretto, quando stai solo sparando un documento al tuo capo e simili.
Ma, per la maggior parte, una comunicazione efficace (e una buona scrittura) richiede tempo. Ci vuole tempo per formulare i tuoi pensieri, per capire cosa stai effettivamente cercando di dire e per scrivere il tuo messaggio in modo chiaro. E alla fine, ecco cos'è l'e-mail: una forma di comunicazione. Non è un compito.
Quindi, la prossima volta che devi scrivere una e-mail più approfondita a qualcuno, dagli il tempo che merita. Se necessario, bloccalo sul tuo calendario. E non sto parlando di cinque minuti per e-mail: non è insolito per me spendere fino a 15 minuti in una buona e-mail, soprattutto se è la mia prima comunicazione con qualcuno che voglio impressionare. Concediti quel tempo e non pensare di essere lento o improduttivo. Senti che lo stai facendo bene.
Assicurati che abbia un inizio, una parte centrale e una fine
Solo perché viviamo in un mondo di 140 caratteri, non significa che le tue e-mail dovrebbero essere così. In effetti, avremo un piccolo ritorno al liceo inglese qui e al classico saggio in stile hamburger; cioè, ogni saggio ha bisogno di un'introduzione, un corpo e una conclusione.
Dovresti pensare che le tue e-mail abbiano la stessa struttura. Ogni sezione non deve essere lunga, ma soprattutto in una comunicazione iniziale, dovrebbe essere lì. Quindi, cosa dovrebbe includere ogni sezione?
Intro
Inizia sempre con un saluto: può sembrare arcaico, ma fa davvero la differenza. Quindi, a seconda della natura della tua relazione, il paragrafo di apertura è un ottimo posto per un saluto amichevole ( "Spero che la tua ricerca di lavoro stia andando bene!" ), Un promemoria del contesto della tua conversazione ( "È stato così bello ottenere per chattare con te la scorsa settimana ". ) o una prefazione sul perché stai raggiungendo ( " Volevo toccare la base su … " ).
Corpo
Qui è dove arrivi al nocciolo della tua email. La cosa più importante da ricordare qui è fornire ai destinatari tutte le informazioni di cui hanno bisogno per intraprendere qualsiasi azione tu stia chiedendo loro. Ciò include fornire informazioni contestuali, dettagli o dati necessari e presentarli in modo logico e coerente. Se l'e-mail viene inviata per comunicare informazioni o una decisione (anziché chiedere un favore), assicurati di includere ragionamenti o spiegazioni.
Conclusione
La conclusione delle e-mail è leggermente diversa dalla conclusione dei saggi. Invece di riassumere ciò di cui hai già parlato, dovresti metterlo a posto con i passaggi delle azioni. Se stai chiedendo di incontrarti per un caffè, proponi una data e un'ora. Se stai ricevendo input per un progetto, ricorda al tuo collega esattamente di cosa hai bisogno e quando. E, se stai solo fornendo informazioni, ricorda al tuo contatto che è invitato a venire da te per qualsiasi domanda. Infine, almeno nella tua e-mail iniziale, chiudi sempre con un saluto e una firma completa.
Può sembrare molto, ma come ho detto, non deve essere lungo. Ad esempio, questa è un'e-mail che potrei inviare a qualcuno con cui voglio prendere un caffè con:
Ehi, Dave!
È così bello conoscerti! È stato fantastico poter chattare con Alex, e quando ha detto che sapeva che ti ho saltato sopra.
Adoro quello che state facendo nella vostra azienda, e sarebbe fantastico parlare con voi di come pensate all'editoria online, alla vostra recente riprogettazione e ad altre cose sul lavoro che entrambi trascorriamo la vita.
Pensi che avresti un po 'di tempo nelle prossime settimane per incontrarci? Sarei felice di passare dai tuoi uffici o prendere un caffè, qualunque cosa ti sia più conveniente!
Il migliore e felice lunedì.
Erin
Molto meglio di "Ehi, Dave, vuoi prendere un caffè qualche volta?" destra?
Verifica e verifica dei fatti
Una volta che hai finito di digitare la tua e-mail, non dovresti semplicemente inviarla nel mondo. Rileggi sempre le tue e-mail, almeno una volta. Oltre a controllare gli errori ortografici e grammaticali di base, stai anche verificando cose come ortografia dei nomi, eventi a cui fai riferimento o date che menzioni. Rispondere a un'e-mail "Hey Jon", quando dovrebbe essere "Hey John", potrebbe sembrare una piccola cosa, ma il tuo contatto se ne accorgerà e le prime impressioni fanno la differenza.
Questo è anche un buon punto per pensare al tono della tua email. Sembra troppo professionale quando stai solo cercando di essere amichevole? Sei troppo entusiasta dei punti esclamativi e delle emoticon a spese della professionalità? Prova a fare un passo indietro e considera in che modo qualcuno che legge l'email per la prima volta reagirà ad esso e aggiusta di conseguenza. Per e-mail particolarmente importanti, chiedo anche a qualcun altro di guardarmelo, un ulteriore set di occhi editoriali non ha mai fatto del male a nessuno.
Pensa come ti sentiresti se diventassi pubblico
Infine, prima di premere invio, pensa a come ti sentiresti se questa e-mail fosse letta da chiunque tranne la persona a cui la stai inviando. E se, in qualche modo, fosse atterrato nella posta in arrivo del tuo capo? E se fosse stato pubblicato sul web? (Ehi, succede.) Questo è un ottimo controllo finale per assicurarsi che le tue e-mail suonino rispettose e professionali e che alla fine rappresentino come vuoi essere raffigurato te stesso nel mondo.
Lo so, sembra un sacco di lavoro da inserire in una e-mail. Ma con il numero di email non valide che riceviamo tutti i giorni, le persone noteranno davvero la differenza quando una buona arriva nella loro casella di posta. E quella potrebbe essere la differenza tra essere ignorato e ottenere ciò che vuoi.
