Oltre agli aspetti pratici dei database, Microsoft Access offre alcune funzioni carine che semplificano l'esecuzione del lavoro. Una delle funzionalità extra è rappresentata dai temi del report, che possono trasformare un dump dei dati in un report utile e presentabile. Ti dà un modo per rendere coerenti tutti i rapporti del tuo team, dipartimento o azienda. È possibile impostare un tema diverso per un report utilizzato in una riunione aziendale o una convention oppure personalizzare un report per gli azionisti. Utilizzando i temi del rapporto, sarà più facile dare ai rapporti l'aspetto professionale e l'impressione che non si può davvero ottenere con Microsoft Excel. È uno dei motivi per cui dovresti spostare i tuoi dati in un database invece di provare a mantenere fogli di calcolo.
La funzione dei temi del report è relativamente facile da utilizzare, in particolare se si è abituati a lavorare in Microsoft Access. Non preoccuparti se non hai molta esperienza con Microsoft Access. È un esercizio semplice e veloce per iniziare ad applicare un aspetto di classe a tutto ciò che è necessario per apparire presentabile. È anche possibile aggiornare i temi dei report precedenti se è necessario ripristinarli per il confronto con un nuovo report. Questo è utile quando fai un confronto e non vuoi che il tuo pubblico sia distratto dall'aspetto datato di un rapporto di cinque anni fa o, in alcuni casi, dall'aspetto estremamente semplice dei rapporti di oltre un decennio fa. Qualunque siano le tue esigenze, finché hai i dati nel database, puoi renderli presentabili.
Le impostazioni Impostazioni predefinite
L'impostazione predefinita del report dipende dall'avvio da zero o da un modello. Se si utilizza un database esistente, il valore predefinito è qualunque sia il creatore del database utilizzato durante l'installazione. Se crei il tuo valore predefinito, Access ha una singola posizione in cui puoi andare a controllare i temi che accompagnano la versione acquistata. Ci sono anche temi disponibili online, quindi se non ti piace ciò che è con la tua versione acquistata, puoi trovare qualcosa di più adatto alle tue esigenze online.
A seconda che lavori con vecchi report o nuovi report, potresti volerci un po 'di tempo per esaminare i temi per vedere quali sono i migliori per i diversi destinatari. Se stai rileggendo rapporti legacy, considera qualcosa di simile a quello che hai fatto in passato; altrimenti, dovrai fare molto lavoro per rifare tutti i rapporti.
C'è un tema predefinito per i nuovi report che puoi sovrascrivere.
- Fai clic sul menu a discesa della barra di accesso rapido e selezionaAltri comandi.
- Clicca su Progettisti di oggetti.
- Scorri fino a Vista di progettazione di moduli / report e aggiorna il Modello di rapporto per abbinare quello che si desidera utilizzare per impostazione predefinita.
- Clic ok.
È anche possibile impostare il valore predefinito dalla vista Progettazione.
- Aprire il report in visualizzazione Struttura.
- Vai al Segnala strumenti di progettazione > Design > Temi e vai al menu a discesa sotto il Temi pulsante.
- Fare clic con il tasto destro del mouse sul tema che si desidera rendere predefinito e selezionare Rendi questo tema predefinito del database.
Indipendentemente dal metodo che utilizzi per modificare l'impostazione predefinita, tieni presente che cambia l'aspetto di tutti i rapporti che crei dopo che è stato impostato. Non modifica i report esistenti.
Applicazione di temi a nuovi report
Il modo in cui applichi i temi ai rapporti nuovi e legacy è essenzialmente lo stesso, ma ciò che vedi varia. Se stai creando un nuovo rapporto, potresti non avere ancora alcun dato per popolare il rapporto. Ciò significa che hai un'idea meno precisa di come apparirà il report finale perché avrà spazi vuoti quando applichi il tema. È meglio avere almeno alcuni dati quando si inizia a guardare i report in modo da poter vedere come i dati e il tema appaiono insieme. Se stai guardando solo un tema senza testo potresti essere scioccato nel vedere come appare quando ci sono dati.
- Aprire il report in visualizzazione Struttura.
- Vai al Segnala strumenti di progettazione > Design > Temie vai al menu a discesa sotto il Temi pulsante.
- Seleziona uno dei temi dal menu a discesa o apri Navigare per guardare altri temi che hai scaricato.
Se ti piace il design e vuoi semplicemente cambiare il colore, puoi farlo nella stessa area. Invece di cliccare sul Temi pulsante, fare clic su Colori o Font pulsanti per apportare le modifiche.
Applicazione di temi a report precedenti
Aggiorna i rapporti legacy nello stesso modo in cui aggiorni i nuovi rapporti, ma tieni traccia dei rapporti legacy che aggiorni, nonché quando hai apportato le modifiche. È necessario tenere un registro di tutto ciò che si cambia nel tempo per il controllo della configurazione, soprattutto se si tratta di informazioni finanziarie o di altro tipo utilizzate negli audit. Se l'aspetto è diverso per i rapporti legacy, devi essere in grado di provare ciò che è stato cambiato e quando.
In genere, è meglio non aggiornare i report che hai già presentato. Puoi aggiornare l'aspetto in futuro, trattandolo come un rapporto completamente nuovo. Probabilmente non avrai bisogno di presentare vecchi rapporti per qualcosa di ufficiale. Nella remota possibilità che tu lo faccia, non fa male alle persone vedere quanto la tua azienda è cambiata nel tempo.
