I social network continuano a guadagnare popolarità in questi giorni, ma ancora, le e-mail sono l'opzione più definitiva per la messaggistica, superando facilmente tutte le altre forme di comunicazione elettronica anche in questo mondo moderno pieno di tonnellate di app. L'amministrazione delle e-mail può sembrare una funzione costosa, in particolare per le piccole e medie imprese e diversi amministratori sono alla ricerca di soluzioni convenienti per lo stesso.
Molte aziende trovano difficile eseguire i propri server di posta a causa degli incessanti sforzi degli spammer per inviare spam in uscita e lanciare massicce spam in ingresso tramite i loro server di posta. Dal momento che la maggior parte delle aziende che si trovano ad affrontare problemi di questo tipo sono piccole o medie, spesso sono a corto di soluzioni tecniche interne per la corretta configurazione e l'esecuzione di un server di posta e la gestione di tali minacce. Questo è il motivo per cui diverse aziende esternalizzano le loro esigenze a fornitori di servizi esterni a un costo significativo.
Tuttavia, non si tratta solo del costo; esternalizzare questi requisiti potrebbe non sembrare un affare costoso, ma comporta anche rischi nascosti.
4 rischi dei server di posta in outsourcing
- L'azienda perde il controllo della propria sicurezza della posta. La società di outsourcing gestisce l'autenticazione e la crittografia basate su server, che potrebbe richiedere una crittografia aggiuntiva per comunicazioni sensibili, ma non è più nelle mani del proprietario dell'azienda.
- I termini e le condizioni della società di outsourcing, a volte, possono consentirgli di scansionare i contenuti della posta per aiutare a mirare alla pubblicità, ponendo così ancora maggiori rischi di riservatezza e intrusione sulla privacy.
- La condivisione del server di posta con altre aziende può causare problemi di consegna quando una persona dell'altra azienda invia messaggi di spam tramite quel server di posta. Ciò potrebbe aumentare il rischio se la società di outsourcing non è in grado di rilevare lo spam e bloccarlo.
- Il più grande ostacolo è che un'altra azienda possa visualizzare tutti i contenuti dei messaggi. A volte, il contenuto del messaggio può essere memorizzato sui server della società di outsourcing a tempo indeterminato. Questi aspetti negativi sono significativi.
Per le piccole imprese che richiedono sistemi di posta elettronica confidenziali e affidabili, può essere una decisione difficile decidere se esternalizzare o meno. È possibile che le piccole imprese eseguano un server di posta filtrato e protetto da spam seguendo queste linee guida.
Seleziona un buon ISP o fornitore di hosting
Quando si sceglie un ISP, assicurarsi che sia in grado di gestire i problemi di abuso e spam. Se gestisci il tuo server di posta elettronica, è estremamente importante che il tuo ISP non permetta l'abuso e lo spam per prosperare sulla sua rete. Per garantire che il provider di hosting o ISP gestisca correttamente questi problemi sulla sua rete, ci sono molte risorse per verificare la reputazione dei suoi domini e IP.
Rifiuta lo spam in entrata il più possibile
Esistono molti database di dominio e indirizzi IP che possono ridurre l'importo dello spam in ingresso che raggiunge le cassette postali senza bloccare le email legittime. Questi database possono essere utilizzati liberamente se il volume delle e-mail non è molto alto. Tuttavia, è fondamentale utilizzarli correttamente.
Metti uno stop allo spam in uscita
L'emissione di spam è principalmente dovuta a un'unità o una persona dell'azienda che desidera inviare spam o un problema di sicurezza che consente ad altri di inviare spam utilizzando il proprio indirizzo IP.
Non esiste una soluzione tecnica per il primo caso, anche se tutti gli addetti al marketing dovrebbero sapere che tutti gli ID e-mail utilizzati per l'invio in blocco dovrebbero aver richiesto in particolare la ricezione di e-mail sui prodotti tramite un processo di accettazione confermato.
Il secondo caso è più comune. La maggior parte dello spam è dovuta a problemi di sicurezza appartenenti a una di queste categorie: trojan e virus malware, relay aperti, account compromessi e server Web compromessi. Questi problemi dovrebbero essere affrontati correttamente per evitare problemi di spam.
Monitoraggio log
Dedica un po 'di tempo o stabilisce meccanismi automatici basati sui conteggi delle e-mail per monitorare il tuo server di posta. Rilevare un problema e implementare misure correttive il prima possibile prima che la reputazione del dominio o dell'indirizzo IP inizi a deteriorarsi può effettivamente ridurre l'impatto dell'incidente sul flusso di posta normale.
Un server di posta interno è certamente un'opzione più praticabile per le piccole imprese. Se i problemi di riservatezza o privacy devono essere seriamente esaminati, allora si deve optare per il proprio server di posta. Se i punti sopra menzionati sono presi in considerazione, non dovrebbe essere schiacciante eseguire il proprio server di posta, ma poi è sempre più facile a dirsi che a farsi.
Una soluzione ottimale potrebbe essere quella di trovare un provider di hosting di posta elettronica affidabile, che garantisca il 100% di riservatezza, affidabilità e, al tempo stesso, ti eviti dal dolore della gestione del tuo server di posta.
