Decidere quale pacchetto EDMS è giusto per il lavoro che svolgi è la chiave per implementare con successo le procedure di gestione dei documenti nel tuo ufficio. Diamo un'occhiata ai cinque pacchetti più grandi là fuori e valutiamo i loro pro e contro prima di acquistare.
Collaborazione al Vault
Autodesk Vault Collaboration è disponibile in due versioni: Vault per AEC e Vault for Manufacturing. A seconda del tipo di lavoro che svolgi, uno di questi ti darà sicuramente tutti gli strumenti EDMS di cui avrai bisogno. Poiché Vault è un prodotto Autodesk, puoi essere certo che sono completamente sviluppati e strettamente integrati con il software di progettazione Autodesk appropriato. Ogni programma ha funzionalità estese se si utilizza verticalmente AutoCAD come pacchetto di progettazione principale. Ciò non significa che Vault sia limitato a lavorare con quei programmi, non lo è. Vault si integra anche con MicroStation e l'intera linea di prodotti Microsoft Office, ma la sua vera forza risiede nel modo in cui si integra con i vari pacchetti di progettazione di Autodesk.
Il mio team lavora nel campo dell'infrastruttura e Civil 3D è il nostro software di progettazione principale. Con questo in mente, stiamo spostando la nostra intera azienda da Meridian e oltre a Vault AEC Collaboration per i vantaggi aggiuntivi che ci offre nella condivisione dei dati tra i file che nessun altro software EDMS può fornire. Poiché Civil 3D crea tutte le informazioni di progettazione (allineamenti, superfici, ecc.) All'interno di un singolo disegno, è necessario creare manualmente un riferimento dati per consentire agli utenti di condividere tali dati tra i file. Vault AEC ha già quella funzionalità già integrata: quando si chiude un file all'interno di Civil 3D, Vault interviene e chiede se si desidera condividere le informazioni di progettazione con ogni altro disegno nel progetto Vault. Un clic su un pulsante e ciò che una volta era un processo manuale confuso è fatto in modo coerente ed efficiente.
Esistono dozzine di altre integrazioni tra i prodotti Vault e AutoCAD, come il collegamento automatico a Sheet Set Manager in modo da poter generare interi gruppi di disegni in un unico passaggio e aggiornare automaticamente i cartigli e le copertine quando si modificano le proprietà del progetto e si aggiungono o eliminano file. Vault è un pacchetto EDMS molto potente e personalizzabile e ottiene il mio più alto consiglio per chiunque usi i prodotti Autodesk su base regolare.
Integrazione Meridian
Meridian Integration è un pacchetto EDMS molto potente che ha alcune delle funzioni di integrazione più avanzate disponibili sul mercato. Meridian funziona con quasi tutti i principali pacchetti software presenti nel sistema e presenta un'interfaccia altamente sviluppata con tutti i principali sistemi CAD disponibili. Sebbene non si concentri su un particolare settore AEC, Meridian dispone di controlli generici molto carini per l'integrazione con AutoCAD, MicroStation e altri pacchetti di disegno standard. Per andare oltre, Meridian ha lasciato aperta un'interfaccia utente programmabile che è possibile utilizzare per personalizzare il programma per accedere praticamente a qualsiasi funzione all'interno di tali sistemi CAD.
Quella scalabilità è uno dei punti di forza di Meridian; puoi davvero adattare il programma al tuo processo di flusso di lavoro con un po 'di programmazione. Se non si dispone di un programmatore per il personale, la maggior parte dei rivenditori offre la personalizzazione a prezzi ragionevoli. Abbiamo utilizzato questo programma nella nostra attuale posizione per la parte migliore di un decennio e siamo riusciti a mettere insieme alcune funzionalità in grado di risparmiare tempo con un investimento minimo. Il trasferimento del progetto, la stesura di lotti, le firme elettroniche e una mezza dozzina di altre personalizzazioni ci hanno consentito di risparmiare migliaia di ore fatturabili.
La capacità di Meridian di tenere traccia delle modifiche apportate a un file, creare backup e revisioni con un solo clic e visualizzare e file in formato rosso senza mai dover aprire il disegno reale sono strumenti fantastici. Ti avvertirò comunque che si tratta di un sistema complesso e che esiste una curva di apprendimento definita per far sì che i tuoi utenti si sentano a loro agio. Meridian è molto concentrato su Autodesk Inventor ma è talmente configurabile che adattarlo a settori diversi non è affatto un problema. Quando si lavora con Inventor, tuttavia, fa un meraviglioso lavoro di creazione di cataloghi di parti, monitoraggio delle revisioni dei componenti e creazione di file di visualizzazione. Se Inventor è il tuo programma di progettazione principale, Meridian è sicuramente il pacchetto che fa per te.
Abile
Adept di Synergis Software è un software di gestione documentale completo che include tutte le procedure standard standard che è probabile trovare in qualsiasi sistema EDMS avanzato. Consente la configurazione completa dei metadati di campi personalizzati, il check in / out dei documenti da parte degli utenti, il controllo della versione e le tracce di controllo per tenere traccia di chi ha fatto cosa e quando, su tutti i tuoi file.
Adept si concentra molto sull'industria manifatturiera e si integra con programmi come Inventor e SolidWorks, il che significa che Adept ha la capacità di collegarsi direttamente a elementi di disegno come attributi e nomi di blocchi per generare automaticamente parti e elenchi di elenchi di materiali. Adept ha anche un client integrato che viene eseguito all'interno di qualsiasi software AutoCAD per fornire agli utenti l'accesso diretto alle strutture dei file di progetto senza la necessità di lasciare AutoCAD. Allo stesso modo, Adept ha identica integrazione nella linea di prodotti MicroStation di Bentley.
Poiché è fortemente focalizzato sulla produzione, l'integrazione di Adept con SolidWorks dai sistemi Dassault è uno dei suoi componenti più forti. Gli utenti possono accedere a parti e assiemi, eseguire indagini di stato su di essi, persino cercare tra più revisioni e aggiornare automaticamente i componenti del loro design attraverso il Task Pane Adept, che viene eseguito interamente all'interno di SolidWorks.Attraverso tale pannello, è possibile sfogliare qualsiasi parte o assieme e passare con il mouse sopra di esso per ottenere suggerimenti che visualizzano lo stato corrente di ciascuna parte. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi file nel database per aprirlo / modificarlo senza dover lasciare il file aperto. È un grande risparmio di tempo: puoi modificare al volo parti del tuo progetto e vedere immediatamente quelle modifiche riflesse nei tuoi piani generali senza dover chiudere un file.
L'unico aspetto negativo di Adept è anche il più grande positivo: è davvero pensato per l'industria manifatturiera. Se questo è il tuo mondo, allora l'Adepto potrebbe essere l'EDMS giusto per te. Se lavori principalmente in qualsiasi altro settore AEC, però, potresti voler evitare questo pacchetto e cercare qualcosa di più adatto a quello che fai.
AutoEDMS
AutoEDMS di ACS Software è un software di gestione documentale che può interessare le aziende più piccole. AutoEDMS ha i controlli di collegamento standard per il check-in / out, il flusso di lavoro, la revisione e il cartiglio che ci si aspetta di vedere in qualsiasi pacchetto EDMS, ma oltre a ciò, mantiene le cose abbastanza semplici. AutoEDMS non ha i dati avanzati e le parti che collegano molti dei suoi concorrenti, né porta gli strumenti di personalizzazione e integrazione di fascia alta dei programmi più grandi. Non è necessariamente una brutta cosa. A volte, un'interfaccia più semplice è tutto ciò di cui hai bisogno, quindi perché acquistare un programma che ti dà più di quello che userai mai?
AutoEDMS è più di un generico sistema di gestione dei documenti, che consente il controllo di base di un database centrale per l'archiviazione e la manipolazione dei file invece di concentrarsi su pacchetti di progettazione specifici del settore. Si integra con AutoCAD, MicroStation, SolidWorks e altri prodotti simili ma non offre il collegamento dati completamente esteso che altri pacchetti EDMS fanno.
Se stai cercando di passare a un EDMS per la prima volta, questa potrebbe essere una buona scelta per te. L'interfaccia più semplice consentirà al tuo personale di familiarizzare con i concetti di base della gestione dei documenti senza confondere l'argomento con dozzine di funzioni avanzate che potresti non aver mai bisogno. Inizia con un software più piccolo, come questo, e dai a te stesso e al tuo staff il tempo di familiarizzare in un ambiente EDMS prima di passare a un pacchetto più solido specializzato nel tuo settore.
Control Central
Content Central di Ademero è più un semplice pacchetto di gestione dei documenti che un sistema EDMS, ma dal momento che ti consente di memorizzare e accedere a qualsiasi tipo di file utilizzando il loro programma nativo, ho deciso di includerlo qui. Content Central è un sistema di gestione file esteso che consente di conservare tutti i file all'interno di una struttura definita di cartelle di progetto e di assegnare informazioni estese a tutti i file all'interno di quella struttura. Dispone di funzionalità di check-in / out standard e dispone di strumenti per la denominazione e l'indicizzazione automatica dei file.
A differenza della maggior parte degli altri pacchetti EDMS, Control Central dispone anche di funzionalità integrate per la scansione di documenti e l'utilizzo di funzionalità di riconoscimento automatico per determinare quali sono e dove vanno all'interno del progetto. Questa può essere una funzionalità molto utile per gestire fatture e contratti da consulenti e clienti. Questo programma ha anche un ottimo sistema per monitorare le approvazioni e per condividere / collaborare su file con altri utenti.
Da un punto di vista ingegneristico, questo pacchetto è piuttosto limitato. Non ha l'integrazione che si può desiderare con il pacchetto di progettazione e non ha un semplice plug-in per accedere al database da altri software. La maggior parte della gestione dei file deve essere eseguita direttamente tramite il client Control Central, che avvia i file nel programma che li ha creati quando si fa doppio clic su di essi. Questo software sembra più focalizzato su un modello di gestione dell'ufficio generico rispetto a uno di ingegneria, ma ha delle caratteristiche interessanti che possono essere adottate per una società AEC di piccole e medie dimensioni.
