Mentre la perdita di dati colpisce chiunque utilizzi un computer, è particolarmente problematico per coloro che utilizzano software di elaborazione testi. Perdere i documenti importanti che hai speso così tanto tempo a creare è frustrante, specialmente se sei come la maggior parte degli utenti, che creano documenti direttamente sul computer e non hanno il vantaggio di una copia manoscritta. Domande e storie di sventure sul recupero di file persi abbondano nei forum online e bombardano i reparti di supporto tecnico. L'unico modo sicuro per recuperare i file persi è ripristinarli da un backup. Questo è il motivo per cui un sistema per prevenire la perdita di dati, in primo luogo, è molto importante. Ecco cinque modi per mantenere al sicuro i tuoi documenti elaborati da parole.
Non conservare mai i tuoi documenti sullo stesso disco del tuo sistema operativo
Mentre la maggior parte dei programmi di videoscrittura salverà i tuoi file nel I miei documenti cartella, questo è il posto peggiore per loro. Che si tratti di un errore del software o del virus, la maggior parte dei problemi del computer influiscono sul sistema operativo e, spesso, l'unica soluzione è riformattare l'unità e reinstallare il sistema operativo. In tal caso, tutto sul disco andrà perso.
L'installazione di un secondo disco rigido nel computer è un modo relativamente economico per risolvere questo problema. Un secondo disco rigido interno non sarà interessato se il sistema operativo è danneggiato e può anche essere installato in un altro computer se è necessario acquistarne uno nuovo; inoltre, sarete sorpresi di quanto siano facili da configurare. Se sei scettico sull'installazione di una seconda unità interna, un disco rigido esterno è un'opzione eccellente. È possibile collegare un'unità esterna a qualsiasi computer in qualsiasi momento semplicemente collegandola a una porta USB o Firewire. Molte unità esterne hanno anche il vantaggio aggiuntivo di backup one-touch e / o programmati; basta specificare le cartelle e il programma e il software si prenderà cura di tutto il resto.
Esegui regolarmente il backup dei tuoi file, non importa dove sono archiviati
Non è sufficiente archiviare i file in una posizione diversa da quella del sistema operativo; devi creare regolare backup dei tuoi file. E diciamocelo: anche il backup è soggetto a errori: i DVD si graffiano e i dischi rigidi si rompono. Ha senso aumentare le probabilità di essere in grado di recuperare un file avendo un secondo backup di esso; se i dati sono veramente importanti, si potrebbe anche voler pensare di archiviare un backup in un deposito ignifugo.
Attenzione agli allegati di posta elettronica
Anche se sei sicuro che non contengano virus, gli allegati di posta elettronica possono farti perdere dati. Pensaci: se ricevi un documento con lo stesso nome di uno sull'unità e il tuo software di posta elettronica è impostato per salvare gli allegati nella stessa posizione, corri il rischio di sovrascrivere il file già presente. Ciò accade spesso quando si collabora a un documento e i colleghi inviano gli aggiornamenti via e-mail. Quindi, assicurati di impostare il tuo programma di posta elettronica per salvare gli allegati in una posizione unica, oppure, se no, pensaci due volte prima di salvare un allegato e-mail sul tuo disco rigido.
Attenzione all'errore utente
Non ci piace ammetterlo, ma spesso progettiamo i nostri problemi. Sfrutta le protezioni incluse nel tuo word processor, come le funzionalità di versioning e le modifiche tracciate. Un modo comune in cui gli utenti perdono i dati è quando stanno modificando un documento e cancellano accidentalmente le parti. Dopo che il documento è stato salvato, le parti modificate o cancellate andranno perse a meno che tu non abbia abilitato le funzionalità che memorizzeranno le modifiche per te.
Se non vuoi scherzare con le funzioni avanzate, usa il F12 chiave prima di iniziare a lavorare per salvare il file con un nome diverso. Non è organizzato come alcuni degli altri metodi, ma è comunque un trucco utile.
Vai al Cloud
L'archiviazione dei file e dei loro backup nel cloud, ovvero un server remoto, sta diventando sempre più comune. Offre molti vantaggi, come spazi generosi, facilità di utilizzo, accesso da qualsiasi luogo e dispositivo utilizzato e affidabilità. I servizi di archiviazione cloud eseguono il backup dei propri server, quindi esiste un doppio livello di protezione per i file archiviati in questo modo. Per questi motivi, il cloud storage è sempre più l'opzione migliore per la maggior parte delle persone.
Esistono diverse opzioni gratuite tradizionali:
- Google Drive offre 15 GB con ogni account Google.
- Gli utenti Mac hanno 5 GB con iCloud, che è integrato in ogni dispositivo Apple.
- Microsoft offre 5 GB di spazio con OneDrive, fornito con gli account Office 365 e XBox.
Se si dispone di più di questo, i servizi di cui sopra offrono opzioni a pagamento, così come numerose altre società di cloud storage
Conserva copie rigide dei tuoi documenti
Non è elegante e non ti impedirà di digitare e formattare di nuovo il tuo documento, ma conservare una copia stampata di un documento importante ti garantirà almeno di avere il contenuto del file - ed è meglio che non avere nulla.
