Se hai più di un giorno di messaggi nella tua casella di posta, "gestisci ogni messaggio nel momento in cui arriva - l'aggiornamento non funziona per te.
Non è colpa vostra. Questo approccio può funzionare solo per coloro il cui unico compito è rispondere alle e-mail il più velocemente possibile.
Fortunatamente, una strada leggermente diversa ti consente di lavorare ininterrottamente via e-mail, di rispondere comunque entro un tempo ragionevole, di non avere e-mail scadute da mesi e di eliminare anche il backlog delle e-mail.
Rimani aggiornato sulle tue email affrontandole domani
Per prendere confidenza con la tua email:
- Distogli gli occhi dalla posta in arrivo.
- Assicurati che il controllo automatico della posta e i nuovi annunci di posta siano disattivati.
- Gestisci tutta la posta che è arrivata ieri, nel numero di lotti che ritieni opportuno.
- Meno lotti, meglio è. Se tratti tutta la posta di ieri in una volta sola, è probabile che tu abbia dedicato il minor tempo e impegno.
- Pianifica il tempo per l'elaborazione della tua email.
- Gestisci i messaggi in ordine.
- Se un messaggio richiede una ricerca, pianifica quella ricerca per domani e fai sapere al mittente che tornerai da loro. Se è richiesto più lavoro, pianificare per un periodo più lungo.
- Assicurati di poter trovare il messaggio originale quando il lavoro è finito. Il mittente e, soprattutto, la data annotata insieme al compito dovrebbero essere sufficienti. In Mac OS X Mail, puoi anche utilizzare LinkABoo.
- È possibile utilizzare una cartella intelligente che visualizza solo i messaggi arrivati ieri, applicare i contrassegni (ad esempio, etichettare i giorni in colori alternati) o fare affidamento sull'ordinamento in base alla data di arrivo.
- Puoi controllare la tua casella di posta periodicamente per qualsiasi email che richieda azione urgente.
Se il tuo lavoro lo richiede, processa la posta più spesso che ogni giorno, tre volte al giorno, per esempio. Qualunque sia il periodo che scegli, l'elemento cruciale è che l'elenco delle email è chiuso alle nuove voci mentre lavori su di esso.
Perché l'elaborazione giornaliera della casella di posta elettronica?
A meno che tu non debba occuparti della posta più frequentemente, ti invito comunque a provare l'elaborazione giornaliera. Ha ulteriori vantaggi:
- Non si dà a caso il precedente di rispondere immediatamente, un impegno che non può essere raggiunto.
- Un programma giornaliero è facile da mantenere e ricordare.
- Puoi scegliere l'ora del giorno perfetta per ogni tipo di messaggio.
Gestisci le email più facili prima!
Anche se questo non è normalmente il tuo stile,
- fai esperimenti per ottenere prima i messaggi più facili.
Una volta raggiunta la posta più impegnativa, i progressi costanti li hanno già un po 'addomesticati. Se hai rapidamente scansionato il complicato prima di avventurarti con il facile, hai passato del tempo a trovare anche delle soluzioni.
Cosa succede se mi manca un giorno svuotando la mia casella di posta?
Se perdi qualche giorno a causa di viaggi o vacanze, non è un grosso problema.
- Gestire le e-mail come se fossero arrivati ieri.
Spesso, passare due giorni o anche una settimana di e-mail non richiede più tempo e sforzi di un giorno.
Se la pila di email è così alta che non puoi affrontarla in un giorno, lascia che un'altra strategia ti aiuti:
Come cancellare un backlog di email
Per sbarazzarsi di un arretrato di e-mail:
- Crea una nuova cartella.
- Sposta tutte le email in sospeso dalla tua posta in arrivo a quella cartella.
- Ogni giorno e prima di ogni altra cosa, fai qualcosa con almeno uno dei messaggi nella cartella del backlog.
- Non devi rispondere ad esso. Non devi archiviarlo. Fai qualcosa, però. Cerca un sito che potrebbe aiutarti a rispondere, per esempio. Oppure cerca l'indirizzo email (o il numero) di qualcuno che potrebbe aiutarti.
- In alcuni giorni, farai quel minimo. Grande! Su molti altri, avrai a che fare con un mucchio di messaggi in una volta sola. Grande!
- Gestire tutte le nuove e-mail come sopra.
