La stampa unione è uno strumento che semplifica la creazione di un insieme di documenti simili ma contenenti elementi di dati unici e variabili. Ciò si ottiene collegando un database che contiene quegli elementi di dati a un documento, che contiene campi di unione in cui verranno popolati tali dati univoci.
La stampa unione consente di risparmiare tempo e fatica automatizzando il processo di inserimento di dati standardizzati come nomi e indirizzi in un documento. Ad esempio, è possibile collegare una lettera tipo a un gruppo di contatti in Outlook; questa lettera potrebbe avere un campo unione per ogni indirizzo di contatto e uno per il nome del contatto corrispondente come parte del saluto della lettera.
Usi di unione
La fusione di posta, per molte persone, evoca pensieri di posta indesiderata. Mentre i marketer utilizzano innegabilmente la stampa unione per generare grandi quantità di posta in modo rapido e semplice, molti altri usi potrebbero sorprendervi e cambiare il modo in cui create alcuni dei vostri documenti.
È possibile utilizzare la stampa unione per creare qualsiasi tipo di documento stampato, nonché documenti e fax distribuiti elettronicamente. I tipi di documenti che puoi creare utilizzando una stampa unione sono praticamente illimitati. Ecco alcuni esempi:
- Cataloghi
- rimanenze
- Fatture
- etichette
- buste
- E, ovviamente, lettere
Se utilizzato in modo intelligente, la stampa unione può migliorare notevolmente la produttività. Inoltre, può aumentare l'efficacia dei documenti che crei. Ad esempio, personalizzando le lettere con i nomi dei destinatari o altri elementi specifici per ciascun destinatario, si presenta un'immagine personale lucida che pone le basi per il risultato desiderato.
Anatomia di una fusione di posta
Una stampa unione è composta da due parti principali: il documento e l'origine dati, noto anche come database. Microsoft Word semplifica il tuo lavoro consentendo di utilizzare altre applicazioni di Office come Excel e Outlook come origini dati. Se si dispone della suite completa di Office, l'utilizzo di una delle sue applicazioni come origine dati è facile, conveniente e altamente consigliato. Ad esempio, l'utilizzo dei contatti che hai già inserito nei tuoi contatti di Outlook ti impedirà di reinserire tali informazioni in un'altra fonte di dati. L'utilizzo di un foglio di calcolo Excel esistente offre una flessibilità ancora maggiore dei dati rispetto all'origine dati creata da Word.
Se si dispone solo del programma Word, tuttavia, è ancora possibile utilizzare la funzionalità di stampa unione. Word ha la capacità di creare un'origine dati completamente personalizzabile da utilizzare nella stampa unione.
Impostazione di una stampa unione
Una stampa in serie può sembrare complicata e complessa - i documenti che contengono molti dati che si basano su database di grandi dimensioni possono certamente essere. Word, tuttavia, semplifica la configurazione di una stampa unione per usi comuni fornendo wizard che guidano l'utente nel processo di collegamento del documento a un database. In generale, è possibile completare il processo in meno di 10 passaggi abbastanza semplici, tra cui la ricerca e la correzione degli errori. Questo è meno che preparare il tuo documento manualmente, e con molto meno tempo e senza problemi.
