Come mantenere il file PST piccolo archiviando la tua vecchia posta

Man mano che la pila di posta che mantieni in Outlook cresce, quindi, tipicamente, il tempo che impiega Outlook a fare ciò che vuoi che faccia. Il limite di dimensioni del file PST si avvicina. (Il file PST o "Cartelle personali", ovviamente, è dove Outlook conserva tutti i tuoi dati, inclusi calendari, contatti ed e-mail.)

Un file PST piccolo è un file PST veloce

In entrambi i casi, si paga per mantenere le dimensioni del file PST principale piccolo e gestibile. È possibile fare in modo che Outlook esegua alcune operazioni utilizzando AutoArchive. O dividi i tuoi messaggi tra più file PST, che possono essere indolori e veloci.

Archivia la vecchia posta in Outlook e mantieni il file PST piccolo

Per creare un archivio di vecchi messaggi in Outlook separato dal file PST che usi ogni giorno:

1. 1. In Outlook 2007:
      1. Selezionare File> Gestione file dati dal menu in Outlook.
   2. In Outlook 2016:
      1. Clic File.
      2. Vai al Informazioni categoria.
      3. Clic Impostazioni dell 'account.
      4. Selezionare Impostazioni dell 'account … dal menu che ha mostrato.
      5. Vai al File di dati scheda.
2. Clic Inserisci :
   1. In Outlook 2016:
      1. Inserisci il nome per l'archivio sotto Nome del file:.
      2. Scegli il formato desiderato sotto Salva come tipo:; tipicamente, selezionare File di dati di Outlook.
   2. In Outlook 2007:
      1. Scegli il formato desiderato. A meno che non sia necessario accedere direttamente ai dati con Outlook 2002 o versioni precedenti, è opportuno evidenziare File delle cartelle personali di Office Outlook (pst).
      2. Clic ok.
      3. Inserire il nome del file desiderato.
         1. Gli archivi annuali funzionano bene e la denominazione del file PST dopo l'anno ha senso. Naturalmente, puoi scegliere gli archivi mensili se hai un sacco di grandi messaggi da gestire o un altro schema. Assicurati solo che le dimensioni dei file PST risultanti si aggirino intorno a 1-2 GB. I file più grandi tendono ad essere meno efficienti.
      4. Clic ok.
      5. Digitare il nome desiderato del file PST dell'archivio sotto Nome:.
         1. Ancora una volta, ha senso nominare il tuo archivio dopo il suo contenuto.
3. Opzionalmente, proteggere l'accesso con una password.
4. Clic ok.
5. Ora fai clic Vicino.

Sposta la posta nell'archivio

Per popolare il file PST dell'archivio appena creato:

• Trascina e trascina intere cartelle nella cartella radice che appare di nuovo sotto Cartelle postali.
  • Questo è utile se ne hai già uno Archivio cartella che contiene, per esempio, tutta la posta dello scorso anno. Basta rilasciarlo nell'archivio PST.
• In alternativa, per archiviare singoli elementi:
  • Fare clic sulla cartella principale denominata dopo il PST di archivio sotto Cartelle postali con il tasto destro del mouse.
  • Selezionare Nuova cartella … dal menu.
  • Digita il nome della cartella desiderata.
  • Assicurarsi Posta e posta S è selezionato sotto La cartella contiene: se vuoi archiviare le email. Per archiviare altri oggetti, selezionare la categoria appropriata.
  • Clic ok.
  • Trascina e rilascia singoli o gruppi di e-mail nella cartella appena creata.
• Per spostare tutta la posta che precede una certa data in una cartella (o cartelle nidificate):
  • • In Outlook 2016:
      • Clic File.
      • Vai al Informazioni categoria.
      • Clic Strumenti di pulizia.
      • Selezionare Archivio… dal menu che è apparso.
    • In Outlook 2007:
      • Selezionare File> Archivia … dal menu in Outlook.
  • Assicurarsi Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle: è selezionato.
  • Evidenzia la cartella desiderata.
  • Specificare le e-mail di data prima delle quali (ad esempio, il 1 ° gennaio di quest'anno) si desidera spostare sotto Archivia gli elementi più vecchi di: __ .
  • Utilizzare il Navigare … pulsante per selezionare il file PST di archivio creato sopra.
  • Clic ok.
• Opzionalmente, compatta il tuo file PST in tempo reale per rivendicare subito uno spazio appena liberato.

Chiudere il file PST di archivio

Dopo aver archiviato tutti gli elementi, è possibile chiudere il file PST in Outlook:

1. Fai clic sulla cartella principale del tuo archivio PST sotto Cartelle postali con il tasto destro del mouse.
2. Selezionare Vicino "___" dal menu.

Accedi alla posta da un file PST archivio chiuso

Per recuperare i messaggi da un file PST archivio hai chiuso:

1. 1. In Outlook 2016:
      1. Clic File.
      2. Selezionare Apri ed esporta.
      3. Clic Apri il file di dati di Outlook.
   2. In Outlook 2007:
      1. Selezionare File> Apri> File di dati di Outlook … dal menu in Outlook.
2. Evidenzia il file PST dell'archivio desiderato.
3. Clic Aperto.

Il file PST e le sue cartelle appariranno sotto Cartelle postali, pronto all'azione.