L'instant messaging potrebbe essere un metodo di comunicazione standard per te, ma alcune persone lo trovano ancora intimidatorio. Se si è abituati a inviare messaggi di testo o ad amici e colleghi di messaggistica istantanea, non è possibile rendersi conto di come un testo possa sembrare uscire da un campo a sinistra per un nuovo contatto. Quel tipo di sorpresa è soprattutto una preoccupazione in un contesto aziendale. Quando si utilizzano i testi nel mondo degli affari, tenere presente l'etichetta di comunicazione di buon senso e seguire alcune semplici regole di condotta.
Chiedi l'autorizzazione per inviare un messaggio di testo
La persona che desideri inviare al testo ha accettato di essere contattata in quel modo? Non dare per scontato che tutti portino sempre con sé un telefono cellulare per ricevere messaggi di testo o che sia online per accedere ai messaggi istantanei tramite una rete, Facebook o altri programmi di messaggistica istantanea. Chiedi di persona o in una conversazione telefonica su come le persone preferiscono essere contattate. Potresti scoprire di avere un piano di sms limitato o che l'uso dell'IM è scoraggiato nelle loro postazioni di lavoro.
Presentarsi quando si invia un messaggio iniziale
Presentati nel tuo messaggio e rendilo breve. Sebbene il tuo nome, nickname o numero di telefono possano essere visualizzati, a seconda del metodo di messaggistica che usi, il destinatario vedrà il testo fuori dal contesto. Avvia il messaggio con un'introduzione e una cornice di riferimento, ad esempio:
- "Sono Joan Smith dei consulenti XYZ. Hai tempo di discutere la domanda che mi hai rivolto al telefono la scorsa settimana?"
- "È Brad Jones della contabilità, ho una domanda sulla tua richiesta di rimborso. Hai tempo per rispondere ora, o dovrei chiamarti più tardi?"
In questo modo, eviti che il tuo messaggio sembri essere una domanda casuale e possibilmente mal indirizzata da una persona che il destinatario potrebbe ricordare solo vagamente o per nulla.
Mentre molti programmi di messaggistica istantanea dispongono di un archivio che consente alle persone di scoprire chi sei e di cosa hai parlato in passato, di solito è una buona idea presentarti ancora più brevemente nelle conversazioni successive, specialmente se hai cambiato il tuo nickname o numero di telefono.
Mantieni il primo messaggio in breve
Inizia con l'introduzione e il contesto solo fino a quando la persona risponde. Altrimenti, puoi comporre e inviare un messaggio dettagliato che non si vede mai. Questa è una buona pratica per tutti i thread di messaggi.
Seguite educatamente se non ottenete risposta
L'invio di un messaggio di testo o di messaggistica istantanea e la ricezione di nessuna risposta possono significare diverse cose. La persona potrebbe ignorarti, ma è più probabile che la persona non stia monitorando il telefono o il computer per vedere il tuo messaggio. Dopo un adeguato periodo di tempo, segui un messaggio aggiuntivo ma cerca anche di contattare la persona tramite email o telefono. Se appropriato, puoi anche fermarti alla scrivania della persona.
Questi protocolli tornano su come le persone preferiscono essere contattati. Sebbene la messaggistica possa essere l'unico modo per comunicare, non è la prima scelta di tutti. Se si desidera avere rapporti di lavoro produttivi, comprendere e rispettare il fatto che le persone abbiano preferenze diverse.
