Ci sono molte buone ragioni per cui la digitalizzazione di documenti cartacei può essere di grande aiuto quando si tratta di organizzare il tuo ufficio a casa (o, per altro, a casa tua). Prima di tutto, puoi liberarti di un sacco di carta in più che è piena di cassetti e file o di spazio prezioso sulla scrivania.
I file digitali (anche i PDF) possono essere convertiti in file ricercabili con l'uso del software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che di solito viene fornito con la stampante (HP ha un video molto interessante che spiega come funziona l'OCR e come può aiutare a semplificare il compito di semplificando la vita).
Ciò significa che non solo le tue informazioni non occupano spazio, ma è anche molto più facile da trovare di quanto non sarebbe su carta. E puoi salvare i tuoi file digitali come preferisci: su CD o DVD, su una chiavetta USB, su un dispositivo di archiviazione online o su tutto quanto sopra. Quindi puoi essere sicuro che quando hai bisogno di qualcosa, puoi metterlo tra le mani.
Quando inizi a digitalizzare i tuoi file personali, è il momento perfetto per creare un set organizzato di file che semplificherà la tua vita. Pensa alle categorie di pratiche burocratiche necessarie e configura una cartella per ciascuna. Ricevute di carte di credito in una cartella; documenti di assicurazione auto in un altro; bollette telefoniche, ricevute della spesa, bollette per la riparazione della casa e così via, possono essere fornite cartelle separate. E all'interno di ciascuna cartella, crea sottocartelle per ogni anno (o mese). È molto più facile iniziare con un sistema organizzato e poi semplicemente aggiungere nuovi documenti al file giusto mentre si procede, piuttosto che continuare a cercare di riorganizzare il sistema ogni volta che viene scansionata una nuova ricevuta.
Assicurarsi che lo scanner o la stampante siano forniti con il software OCR (il software ABBYY FineReader sembra essere incluso nel pacchetto con molte delle stampanti e degli scanner che collaudo). Se non ne trovi, non farti prendere dal panico. C'è una buona probabilità che tu abbia già un buon software OCR già installato sul tuo computer, purché tu stia usando Windows. Il software Cool OCR già in uso ti guiderà nel processo di individuazione e utilizzo di tale software insieme allo scanner per creare documenti modificabili.
Ovviamente, questo fa emergere un altro punto importante: è necessario avere almeno uno scanner per documenti se si sta per fare questo lavoro. Non deve essere costoso, o di fantasia. Se non ne hai uno, è il momento giusto per cercarne uno; iniziare con queste recensioni di scanner fotografici e scanner di documenti per alcuni migliori acquisti. Se non si desidera uno scanner separato, una stampante all-in-one economica farà il lavoro perfettamente.
Quindi ecco la parte difficile. Ottenere il sistema impostato non è troppo complicato; anche la scansione dei documenti non sarà troppo difficile. Ciò che è difficile è assicurarti di farlo automaticamente ogni volta che ricevi nuove ricevute o documenti. Altrimenti, i fogli inizieranno ad accumularsi di nuovo e ti sentirai come se avessi perso tempo. Quindi seguilo!
