Se sei come molti dai 9 ai 5, probabilmente trascorri la maggior parte della giornata a inviare e-mail e il resto a seguirli.
Se potessi semplicemente ottenere una risposta alla tua domanda o ottenere quel feedback sul tuo rapporto in un modo tempestivo, potresti sfogliare la tua lista di cose da fare e chiamarla un giorno prima del calar della notte. Ma invece, la tua e-mail senza risposta è sepolta nella posta in arrivo affollata del tuo manager e rimani disperato nel tuo cubicolo, seriamente considerando un segnale SOS. cosa fai?
Prima di premere "invia" su un'altra e-mail di check-in, cambia la riga dell'oggetto in maiuscolo e punta su quel punto esclamativo rosso amato, usa questi suggerimenti per farlo bene la prima volta.
1. Rendilo scattante
Ricevi questo consiglio quando si tratta di tutte le forme di comunicazione, ma trasmettere rapidamente il tuo messaggio è particolarmente importante per la posta elettronica. I lunghi blocchi di testo sembrano scoraggianti da leggere, soprattutto per i manager che sono costantemente inondati di messaggi. Se un messaggio è troppo lungo, rischia di essere messo da parte e rivisitato quando c'è più tempo (che, in molti casi, mai).
Pensa breve, incisivo e puntuale. Usa elenchi puntati o elenchi dove puoi. Mantieni i tuoi paragrafi da quattro a cinque righe ciascuno, quindi sono facili da sfogliare: dovresti vedere molto spazio bianco nel campo del messaggio. E se è troppo difficile, potrebbe essere un segno che stai cercando di coprire troppi argomenti in un'unica e-mail. Attenersi a un argomento per e-mail e inviarne altri in copertina separata.
2. Rispondere a tutte le potenziali domande e richieste
Allo stesso tempo, vuoi essere sufficientemente approfondito nella tua e-mail da non avere spazio per interpretazioni errate o necessità per il tuo destinatario di richiedere ulteriori informazioni. (L'ultima cosa che vuoi è ottenere finalmente quella risposta - e invece di ricevere una decisione, ottieni una domanda!)
Quindi, anticipa le domande che potresti ricevere in anticipo e rispondile. Ad esempio, se hai bisogno che il tuo capo scelga un luogo per un evento imminente, fornisca collegamenti ai siti Web dei ristoranti o degli hotel, allega foto degli spazi che sai che vorrà visualizzare e includi un confronto dei costi per le opzioni .
Ricorda: più lavoro fai per l'email originale, meno lavoro dovrai fare per seguirlo.
3. Diventa specifico nella riga dell'oggetto
Scrivi righe dell'oggetto dettagliate in modo che il destinatario abbia una chiara comprensione del problema e dell'invito all'azione nel corpo dell'e-mail. Salta frasi vaghe come "Domande per te" e "Ottima idea per la riunione" e usa invece qualcosa del tipo: "Feedback necessario: punti dell'ordine del giorno per la riunione del bilancio Q1".
Questa strategia ti aiuterà anche a cercare facilmente il messaggio nella posta in arrivo nel caso in cui il destinatario ti chiami per discutere piuttosto che riscriverlo via e-mail.
4. Evidenzia gli oggetti azione
Se stai attraversando più di un punto o ponendo più di una domanda nella tua e-mail, assicurati che questi elementi si distinguano dal resto della narrazione mettendoli in grassetto, evidenziandoli o disponendoli in un elenco puntato. Il contrasto attira naturalmente l'occhio del destinatario sulla carne del messaggio (il pezzo che non puoi permettergli di perdere!) Ed è la guida perfetta per gli skimmer che accelerano la posta elettronica.
5. Dirigiti con il numero di bisogni
Quanto è frustrante quando hai presentato una serie di opzioni nell'e-mail tra cui il destinatario può scegliere, solo per ricevere una risposta che dice "Sembra buono!"? Per evitarlo, assicurati che i tuoi obiettivi siano chiari fin dall'inizio. Per le e-mail che includono più di una domanda, annota il numero di richieste nella prima riga del messaggio in modo che il destinatario sappia esattamente quante cercare e indirizzare. Se spargi domande in tutto il messaggio, rischi che il destinatario non visualizzi le informazioni pertinenti.
6. Sapere quando sollevare il telefono
Se ritieni che l'argomento richieda (o richieda) più e-mail senza fine in vista, salta o interrompi del tutto la discussione. Alcuni affari vengono gestiti al meglio al telefono o di persona, soprattutto quando la logistica o le relazioni sono complesse. In effetti, la tua volontà di uscire da dietro il velo e-mail non è solo più efficiente in questi casi, ma mostra anche assertività e iniziativa.
Desiderando e sperando non si apriranno i tuoi messaggi, ma applicando questi suggerimenti lo faranno. E se riesci a far risaltare le tue e-mail e a smettere di girare le ruote sui follow-up, pensa: potresti davvero avere più tempo a disposizione.
