Se rispondi a un'email, dovrebbe essere chiaro a cosa stai rispondendo. Ecco perché il testo del messaggio originale viene solitamente citato in una risposta. Così tanto è chiaro, ma il modo migliore per citare il testo in una e-mail non lo è.
C'è un quasi-standard molto ragionevole per fare la cosa giusta. Ti fa citare quanto è necessario in un modo che permetta al destinatario della tua risposta di vedere esattamente a cosa stai reagendo. Se tutti i client di posta elettronica (o gli utenti di posta elettronica) sono conformi, i messaggi appaiono sempre puliti e accurati e sono facili da leggere.
Citando nel modo suggerito è la cosa giusta da fare, ma è anche un po 'di lavoro per tagliare il testo quotato e renderlo bello. È davvero necessario per una risposta rapida e breve? E se provi a citare usando indentazione corretta in un programma di posta elettronica come Outlook, ti siedi per un'ora per una risposta o fallisci miseramente (o, molto probabilmente, entrambi).
La via dei pigri: facile, sempre corretto e di bell'aspetto
Fortunatamente, c'è sempre più di un modo per fare qualcosa. In genere, queste opzioni non sono tutte perfette, ma può facilmente essere più di un approccio corretto. Ora, ecco il modo più rilassato, ma sempre perfettamente leggibile, accettabile e compatibile - e corretto - per rispondere a una email.
Per formattare correttamente una risposta via email mentre si è pigri:
- Inizia il tuo messaggio nella parte superiore della risposta.
- Includi il messaggio originale a cui rispondi di seguito.
- Assicurati che la tua firma sia sopra il testo citato.
- Non apportare modifiche al materiale quotato.
- È possibile, naturalmente, tagliare una lunghezza eccessiva e (dovrebbe spesso rimuovere) allegati in linea. Sostituirli con "…".
- Ripeti, nel minor numero possibile di parole, le domande a cui stai rispondendo.
- Invece di un semplice "Sì", prova "Hai chiesto se vogliamo le mele, sì, lo facciamo". o "Vogliamo le mele, sì".
- Assicurati che il testo tra virgolette non sia indentato, né usando caratteri '>' né barre di citazione.
- Se rispondi alla risposta di una risposta, puoi rimuovere vecchi, ora inutili messaggi dal basso.
Nei client e servizi di posta elettronica come Gmail che archiviano automaticamente e trasmettono discussioni in modo intelligente, questo tipo di risposta funziona particolarmente bene. Poiché tutto il testo citato si trova in un posto, può essere nascosto facilmente e senza disturbare la coerenza del messaggio mentre il contesto tra messaggi viene stabilito tramite le e-mail originali.
Imposta il tuo programma di posta elettronica per risposte pigre e corrette
Per essere pigri in seguito, è necessario prima eseguire alcune operazioni di configurazione. La maggior parte dei programmi e servizi di posta elettronica può essere configurata per la risposta pigra ma corretta, anche se:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail
