Una casella di posta condivisa consente a clienti, fornitori e terzi di inviare e-mail a un indirizzo centrale in cui tutti i membri di un team possono vedere e rispondere a tali messaggi.
Che cos'è una cassetta postale condivisa di Office?
Uno dei modi più efficaci per condividere messaggi di posta elettronica con un gruppo di persone è configurare una casella di posta condivisa di Office 365. Con una casella di posta condivisa, ogni persona assegnata alla casella di posta ha accesso completo ai messaggi. Possono leggere e-mail in arrivo, rispondere ai messaggi, inoltrare messaggi e vedere come altri hanno risposto alla posta in arrivo.
Quando un membro del team risponde a un messaggio e-mail dalla casella di posta condivisa, l'e-mail viene inviata dall'indirizzo di posta elettronica condiviso, non dall'indirizzo e-mail dell'individuo. Il destinatario dell'email vede solo l'indirizzo della casella di posta condivisa. In questo modo, l'indirizzo e-mail individuale dei tuoi dipendenti rimane riservato e conferisce alla tua attività un aspetto professionale.
La tua organizzazione può creare tutte le caselle di posta condivise di cui hai bisogno. Le caselle di posta condivise non hanno nomi utente o password. La cassetta postale condivisa non richiede una licenza di Office 365, ma ogni utente assegnato alla casella di posta deve disporre di un abbonamento a Office 365.
Perché utilizzare una cassetta postale condivisa di Office?
Servizio clienti, risorse umane o reparti marketing che desiderano ricevere risposta ai messaggi e-mail in arrivo dal prossimo membro del team disponibile sono buoni esempi di un uso efficace di una cassetta postale condivisa. Ogni persona assegnata alla casella di posta condivisa può vedere e rispondere a tutti i messaggi in quella casella di posta.
Lavorare con una casella di posta condivisa di Office 365 non riguarda solo la posta elettronica. Si tratta di aiutare le persone della tua organizzazione a lavorare insieme in modo più efficiente. Insieme alla casella di posta condivisa, i team avranno accesso a un elenco di contatti condivisi e a un calendario condiviso. Con un elenco di contatti condiviso, tutti i membri del gruppo hanno accesso a indirizzi email importanti. Con il calendario condiviso, i membri del gruppo possono inserire i loro appuntamenti in una posizione centrale che tutti i membri del gruppo possono vedere.
Configurare una cassetta postale condivisa
Le cassette postali condivise di Office 365 possono essere configurate solo dall'amministratore dell'abbonamento di Office.
Segui queste istruzioni per configurare una casella di posta condivisa:
- Accedi all'amministratore di Office 365 utilizzando il tuo account amministratore.
- Selezionare Gruppi> Cassette postali condivise.
- Selezionare Aggiungi una casella di posta.
- Nella pagina Aggiungi una casella di posta, digitare un nome per la cassetta postale condivisa nel campo Nome. Un alias di casella postale viene creato automaticamente nel campo Email ma puoi cambiarlo in qualcosa di diverso. Dopo aver chiamato la casella di posta condivisa, selezionare Inserisci per creare la casella di posta.
- Sotto Passaggi successivi, selezionare Aggiungi membri a questa casella di posta.
- Nella pagina Membri cassetta postale condivisa, selezionare Aggiungi membri.
- Metti un segno di spunta accanto a quelle persone che avranno accesso alla casella di posta condivisa. Se non vedi il nome di una persona nell'elenco, digita il suo nome nella casella Cerca. Quando hai finito, seleziona Salvare.
Salva l'e-mail inviata alla casella di posta condivisa
Quando qualcuno invia un messaggio di posta elettronica dalla casella di posta condivisa, una copia di tale messaggio viene salvata nella cartella Posta inviata, non nella cassetta postale condivisa. Se si desidera che queste e-mail vengano salvate nella casella di posta condivisa, modificare le impostazioni della casella di posta condivisa.
Ecco come salvare i messaggi e-mail inviati alla casella di posta condivisa:
- Selezionare Gruppi> Cassette postali condivise.
- Seleziona la casella di posta condivisa.
- Selezionare modificare accanto all'impostazione Posta inviata.
- Nella pagina Elementi inviati, spostare il dispositivo di scorrimento sulla posizione Attivato per Copia elementi inviati come questa cassetta postale e Copia elementi inviati per conto di questa cassetta postale. Quando hai finito, seleziona Salvare.
Utilizzare la cassetta postale condivisa in Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010
Una volta che l'amministratore della tua organizzazione ha configurato la casella di posta condivisa, gli utenti non devono fare nulla per visualizzare la cassetta postale condivisa nella versione desktop di Outlook. La casella di posta condivisa apparirà automaticamente nel riquadro Cartella.
Per inviare un messaggio di posta elettronica dalla casella di posta condivisa:
- Apri Outlook.
- Selezionare nuova email per creare un nuovo messaggio.
- Selezionare A partire dal e scegli la casella di posta condivisa.
- Scrivi il tuo messaggio e seleziona Inviare.
Accedi alla cassetta postale condivisa in Outlook sul Web
Se si desidera lavorare con la casella di posta condivisa in un browser Web, è necessario aggiungerlo manualmente.
Per aggiungere la cassetta postale condivisa alla versione online di Outlook:
- Accedi al tuo account Office 365 e seleziona il prospettiva app.
- Nel riquadro di navigazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della propria casella di posta e selezionare Aggiungi cartella condivisa.
- Nel Aggiungi cartella condivisa finestra di dialogo, digitare l'indirizzo e-mail della casella di posta condivisa e quindi selezionare Inserisci.
Mailbox condivise e l'app Outlook Mobile
Le caselle di posta condivise non vengono visualizzate nell'app per dispositivi mobili di Outlook. Ciò significa che se si desidera accedere a una casella di posta condivisa dallo smartphone, è necessario aprire un browser e utilizzare Outlook sul Web.
Noterai una leggera differenza nel modo di lavorare con il tuo account e-mail individuale in Outlook e con la cassetta postale condivisa. Con la casella di posta condivisa, tu ei membri del tuo team lavorerai meglio insieme per rispondere alle e-mail di clienti, fornitori, venditori e altri.
