Chiunque manda e riceve centinaia di e-mail alla settimana comprende il valore della chiarezza nelle risposte e in avanti. I lunghi thread di posta elettronica in cui ogni risposta cita l'interezza del messaggio precedente o originale sono difficili da seguire, ma un'e-mail che fa riferimento a un messaggio precedente senza un indizio su ciò che riguarda perde tempo mentre cerchi di ricordare il punto originale del mittente . Quando rispondi a un messaggio email, devi citare il messaggio che hai ricevuto, ma solo quanto necessario per stabilire il contesto.
Come citare un'e-mail nella risposta
A seconda del tuo provider di posta elettronica o dell'app, potresti essere in grado di evidenziare la parte dell'email che vuoi citare prima di fare clic o toccare il rispondere o Inoltrare pulsante. Il campo email di risposta si apre con la citazione evidenziata già posizionata nel corpo dell'e-mail. Aggiungi la tua risposta e invialo per la sua strada. MacOS e iOS Mail funzionano in questo modo.
Alcuni programmi di posta elettronica, tra cui Yahoo! Mail e Gmail, non ti permettono semplicemente di evidenziare una porzione da citare nella tua risposta. Devi citare l'intera lunghezza del testo dall'email e poi eliminare manualmente le parti che non vuoi dalla tua risposta.
In alcuni casi, è possibile copiare la parte dell'email che si desidera quotare e selezionare Incolla come la citazione o simili. In quasi tutti i casi, le informazioni citate sono rientrate per renderle facilmente riconoscibili. In alcuni programmi di posta elettronica, il materiale quotato appare in un colore diverso.
Come lavorare con un preventivo nella tua email
L'etichetta delle e-mail generalmente segue un certo ordine per quanto riguarda le sezioni di un messaggio. Inizia la tua e-mail con un saluto e un commento introduttivo. Poi viene il materiale quotato. Quindi, la tua risposta alla citazione appare sotto.
Se stai rispondendo a più di un punto, incolla una parte dell'offerta su una riga e rispondi a quella porzione solo sulla riga seguente. Successivamente, incolla un'altra parte dell'email citata e rispondi a quella parte nella riga seguente. Ripeti questo schema se hai più citazioni e commenti da fare nella tua risposta o inoltro. Ciò simula il flusso naturale della conversazione e rende più facile seguire un thread per i destinatari della posta elettronica.
