L'invio di un'e-mail è il metodo più semplice e meno invadente per effettuare richieste all'interno dei team. Ma è proprio perché l'e-mail è così semplice che può essere una completa perdita di tempo. Disattivare un'e-mail vaga che non dice chiaramente ai destinatari cosa dovrebbero fare o perché la tua domanda è importante creerà solo più lavoro per tutti.
Le e-mail più efficaci trattano l'oggetto come un ID chiamante e usano parole che arrivano immediatamente al punto.
Ecco alcune cose da fare e da non fare per la scelta delle parole che trasmetterà chiaramente il tuo messaggio e ti impediranno di infastidire (o confondere) i tuoi colleghi:
1. Quando ci sono attività da completare
Non scrivere: ecc.
Scrivi: The, This o These
I tuoi insegnanti della scuola di grammatica avevano ragione: sii specifico! Anche se la tua e-mail segue una recente conversazione o riunione, è probabile che venga archiviata come qualcosa da fare in seguito. Quando il destinatario è pronto a leggerlo, vedere "Follow-up delle riunioni del personale ecc." Non sarà utile. Invece, sii chiaro su ciò di cui hai bisogno e scrivi: "Per favore, risolvi queste domande dalla riunione del personale" o "Il rapporto discusso nella riunione del personale". Pensa al tuo argomento come pre-scrivere un elenco di cose da fare, quindi è facile per quella casella per essere controllato.
2. Quando condividi un'altra email
Non scrivere: "FWD:"
Scrivi: Aiuto
Questo mi fa sempre pensare agli anni '90, quando era comune vedere e-mail che recavano qualcosa del genere: "Fwd: fwd: fwd: fw: invia questo a 10 persone e questo sarà il tuo giorno fortunato!" A meno che tu non sia davvero stai inviando catene di lettere al lavoro (sul serio, non farlo), probabilmente stai solo condividendo qualcosa che qualcun altro ha scritto che vuoi che il tuo collega legga o faccia qualcosa. In tal caso, falle un favore e scrivi "Potresti aiutarmi a decifrarlo?" O "Sembra che il cliente abbia bisogno di aiuto". Certo, potresti aver programmato di scrivere quel messaggio nel corpo dell'email, ma l'oggetto è un posto molto migliore se vuoi che venga notato rapidamente.
3. Quando stai cercando di essere personale
Non scrivere: Ehi
Scrivi: tu
L'invio di un "Ehi" in una riga dell'oggetto dell'email equivale a mandare SMS "Dobbiamo parlare" a un amico o qualcuno con cui stai uscendo. Non farlo! Renderai il destinatario sospettoso di ciò che verrà dopo, e potresti finire per aspettare un po 'di tempo perché potrebbe non aprirsi mai . Dato che potresti effettivamente dover parlare di qualcosa di personale o privato, prova "Quando hai tempo per una chat di 15 minuti?" Questo approccio toglie il bordo e mette il potere nelle mani del destinatario per scegliere un orario che funzioni per lui .
4. Quando ne hai bisogno adesso
Non scrivere: urgente
Scrivi: oggi
Quando il tempo è breve e la pressione è alta, "urgente" è una parola che può solo produrre panico. E il panico è l'ultima cosa che una persona responsabile di un'attività dovrebbe fare. Se hai abbastanza tempo per riconoscere la necessità e inviare un'e-mail, hai anche il tempo di comunicare in anticipo che "Questa deve essere la tua priorità oggi". Se è veramente urgente, fai una telefonata o una visita di persona anziché.
5. E un'altra frase bonus
L'ultima, ma non meno importante, è una frase che tutti noi diciamo per porre fine alle nostre e-mail ma che raramente possiamo usare per rivolgerci direttamente ai nostri collaboratori: "Grazie". Un breve e semplice messaggio di apprezzamento farà molto per rafforzare i legami tra voi e i membri del tuo team. Dice che riconosci i loro sforzi e apprezzi i loro ruoli. E sicuramente batte una caduta di fiducia.
