Accidenti, hai appena concluso un evento importante o sei uscito dall'altra parte di una spinta al reclutamento. Sei diventato un maestro multi-tasker, hai imparato a lavorare il doppio in modo efficiente e non sei più spaventato dal fatto che ogni ora ti lanci una nuova sfida.
Ma ora, è improvvisamente la tua "stagione lenta". Che cosa? Cosa fai effettivamente sul lavoro quando ti ritrovi con qualche ora in più (o giorni) a portata di mano?
Ovviamente, Facebook e lo shopping online non sono le risposte giuste (a meno che tu non sia in pausa pranzo). Ma se ti stai chiedendo cosa fare una volta che hai risposto a tutte le tue e-mail e organizzato la tua scrivania, ecco cinque modi produttivi per utilizzare quel tempo extra.
1. Pianificazione della successione
Un piano di successione assicura che se domani fossi evaporato in una nuvola di fumo, la tua organizzazione avrebbe una registrazione scritta di esattamente come fai quello che fai. Fondamentalmente, questo prende la descrizione del tuo lavoro, quindi lo scompone e delinea le attività al mese: il proiettile che dice "pianificare campagne annuali" diventa "luglio: imposta le date per il prossimo anno fiscale, grazie ai volontari".
Se questo documento non esiste ancora, crealo! Credimi, ti semplificherà la vita quando lasci il tuo lavoro (e il tuo capo ti adorerà per questo.) E se ne hai uno, aggiornalo. Potresti essere certo che non dimenticherai mai di aver inviato la newsletter autunnale a ottobre anziché a settembre, ma ricorda, le cose diventeranno di nuovo pazze. È importante mantenere il tuo piano di successione un documento vivo e pertinente.
2. Organizza le tue e-mail
Anche se archivi tutti i messaggi negli archivi di posta elettronica, ce ne sono alcuni che dovresti salvare sull'unità condivisa della tua azienda o nei tuoi file personali per un uso successivo (o quando non ci sei più).
Salva qualsiasi cosa che coinvolga assunzioni o questioni relative alle risorse umane, ma anche quelle che hai usato per diffondere una situazione difficile. Lo devi alla tua azienda (ea te stesso) per salvare quelle e-mail che hai trascorso ore a creare in modo da avere il linguaggio sgargiante a portata di mano per la prossima volta.
Inoltre, risparmia un ottimo feedback che hai ricevuto su progetti (ciao, lettera di accompagnamento) o commenti di un stakeholder chiave che discute del perché lui o lei partecipi o ami il tuo prodotto o il tuo lavoro (ciao, testimonianza). E esamina e gestisci tutte le e-mail che hai archiviato per "più tardi" (ad esempio, "l'anno prossimo forse è così e potrebbe essere l'oratore principale").
3. Rispondi al telefono
Ricordi perché hai insegnato ai tuoi genitori a scrivere messaggi? Perché una chiamata si trasforma inevitabilmente in una lunga discussione. Ma a volte, questa è una buona cosa. Quando hai tempo, cogli l'occasione per pianificare le chiamate di recupero con i tuoi clienti e le parti interessate. Inizia con chiacchiere, poi chiedi come stanno andando le cose o su qualsiasi idea tu stia rimbalzando. Costruirai fiducia e spirito di lavoro di squadra e rafforzerai la relazione. (Un avvertimento: assicurati che sia una persona "telefonica" e che sia un momento conveniente. Chiamare le persone senza preavviso, senza uno scopo o in un brutto momento può ammazzare il tempo per te, ma per te spreca tempo.)
4. Aiuto
Hai tempo da perdere, ma i tuoi colleghi? Qualcuno degli altri dipartimenti è in una fase a mani libere sul ponte? Questa è un'ottima opportunità per conoscere altre parti dell'organizzazione o acquisire nuove competenze. E anche se c'è solo bisogno di un inviluppo di buste, i tuoi colleghi lo apprezzeranno sicuramente (e speriamo che ti restituiscano il favore la prossima volta che hai bisogno di un aiuto extra).
Se nessuno ha bisogno del tuo aiuto, cerca nuovi progetti. Sfoglia il sito Web della tua organizzazione per errori di battitura o immagini che potrebbero essere sostituite. Leggi i tuoi materiali promozionali: qualcosa potrebbe essere cambiato o più chiaro la prossima volta che verranno aggiornati? Il tuo capo sarà felice di aver preso l'iniziativa e di notare il tuo interesse per l'organizzazione nel suo insieme.
5. Leggi
Certo, ci sono quei momenti (leggi: venerdì alle 16:15) in cui non sembra realistico avviare un progetto, avvicinarsi a un collega o decomprimere il sito Web. E allora? Se hai poco tempo per uccidere, concentrati sul tuo sviluppo professionale. Leggi articoli su leadership, networking, marketing: tutto ciò di cui vorresti saperne di più. Ricevi le ultime tendenze del settore o sfoglia i grandi blog del tuo settore. Rimanendo informato e imparando di più, stai aumentando il tuo valore come dipendente (e un futuro cercatore di lavoro).
C'è sicuramente molto che puoi fare per passare il tempo in una giornata lenta o in una pausa post-evento. Detto questo, se ritieni costantemente di non avere abbastanza lavoro, parla con il tuo supervisore di compiti o progetti a lungo termine che faranno un uso migliore del tuo tempo. I giorni lenti sono belli, ma non quando accadono tutti i giorni.
