Probabilmente hai sentito il consiglio che ogni singola email che invii dovrebbe includere un chiaro invito all'azione per il destinatario. Ha senso: se non c'è nulla che tu abbia bisogno che abbiano effettivamente a che fare con quell'e-mail, dovresti davvero inviarlo?
Tuttavia, essere espliciti su ciò di cui hai bisogno può anche sembrare un po 'controintuitivo. Non vogliamo sembrare steamrollers, quindi inviamo messaggi che sono così educatamente vaghi, che finiscono per essere completamente poco chiari. Il destinatario arriva fino alla fine e pensa: "Uhhh, OK … E adesso?"
Colpevole come accusato? Non sei solo, motivo per cui ho messo insieme questi semplici modelli di invito all'azione che puoi copiare, incollare e utilizzare nelle tue e-mail.
Alcuni inviti all'azione e cose da non fare
Prima di arrivare ai modelli, esaminiamo alcune best practice da tenere a mente quando si utilizzano gli inviti all'azione nelle e-mail.
Questo primo probabilmente potresti vedere arrivare: non essere troppo generale. Ottieni informazioni specifiche su ciò di cui hai bisogno dall'altra persona.
L'invio di un'e-mail con un rapporto di 80 pagine allegato e una richiesta generale del tipo "Ehi, puoi guardare questo?" Sopraffarrà solo il tuo destinatario, il che significa che probabilmente non riceverai una risposta.
Invece, chiedendo qualcosa del tipo: "Potresti dare un'occhiata alle pagine 18-24 e fammi sapere se hai delle modifiche entro mercoledì?" Fornisce indicazioni chiare e utili.
Successivamente, includi una scadenza con il tuo invito all'azione. Capisco, questo ti fa sentire invadente. Ma probabilmente sai quanto è irritante quando qualcuno ti manda qualcosa a che fare senza alcuna indicazione di quando ne ha bisogno. Elimina qualsiasi confusione fin dall'inizio, rendendo chiara la tua cronologia.
Infine, non dimenticare di dire "grazie" subito dopo il tuo invito all'azione. Sì, puoi essere semplice e gentile allo stesso tempo, e farlo contribuirà anche ad alleviare tutti i tuoi nervi nell'essere così in anticipo su ciò di cui hai bisogno.
Fatto? Grande! Diamo un'occhiata agli inviti all'azione che puoi copiare e incollare in alcuni scenari di posta elettronica comuni.
Invito all'azione n. 1 in caso di risposta a una domanda
Il modello: puoi farmelo sapere? Ho bisogno di una risposta per. Grazie!
L'esempio: puoi farmi sapere se il cliente ha ancora risposto con feedback? Ho bisogno di una risposta entro venerdì per concludere questo accordo. Grazie!
Invito all'azione n. 2 quando hai bisogno di feedback su qualcosa
Il modello: trasmetti il tuo feedback entro e non oltre. Grazie mille!
L'esempio: trasmetti il tuo feedback sulle diapositive 10-20 di questa presentazione utilizzando Google Doc a cui mi sono collegato in questa e-mail entro e non oltre la chiusura dell'attività il 30 novembre. Grazie mille!
Invito all'azione n. 3 quando è necessario confermare una riunione
Il modello: possiamo incontrarci alle per discutere? Per favore fatemi sapere se funziona per voi. Grazie!
L'esempio: possiamo incontrarci giovedì alle 10 per discutere della riprogettazione del sito? Per favore fatemi sapere entro domani se questo funziona per voi. Grazie!
Invito all'azione n. 4 durante l'invio di un aggiornamento o di una risorsa
Il modello: leggi prima e sentiti libero di contattarmi direttamente per qualsiasi domanda. Grazie mille!
L'esempio: rivedi il rapporto allegato che evidenzia i numeri di traffico di questo mese prima della riunione del nostro team e sentiti libero di contattarmi direttamente per qualsiasi domanda. Grazie mille!
Invito all'azione n. 5 quando hai solo bisogno di una risposta
Il modello: rispondere a questa e-mail con entro il. Se non avrò tue notizie, allora lo farò. Grazie!
L'esempio: rispondi a questa email con il tuo RSVP entro martedì. Se non avrò tue notizie, supporrò che non parteciperai al pranzo. Grazie!
So quanto strano possa sembrare essere così esplicito su ciò di cui hai bisogno nella tua e-mail. Ma, sul serio, non farti prendere dal panico.
Ricorda che questo livello di chiarezza aiuta effettivamente il destinatario. Stai salvando loro i passaggi e hai aggiunto il lavoro di dover rintracciare ciò che devi fare. E anche se sembra eccessivamente assertivo, prometto che la maggior parte delle persone apprezzerà (e forse imparerà anche da!) Il fatto che tu sia così diretto e trasparente.
