Se dici la parola "incontro" alla tua squadra, hai molte più probabilità di incontrare gemiti e mormorii di "Perché?" Piuttosto che un "Cavolo sì! Non possiamo aspettare! "
Uno dei motivi per cui molte riunioni tendono a ripercuotersi così tanto è perché non iniziano nel modo giusto. Come probabilmente avrai notato, i primi minuti spesso danno il tono per il resto. Se non ha un buon inizio, i membri del tuo team escono o scappano di pista. E sai che niente sembra peggio che condurre una discussione e vedere le persone iniziare a dare un'occhiata furtiva al loro telefono.
Naturalmente, se ti sei preso il tempo per prepararti, puoi evitarlo. Dopotutto, le tue riunioni non dovrebbero semplicemente svolgersi con il pilota automatico. Non è necessario iniziare ognuno semplicemente lanciando nell'agenda e andando avanti. Invece, puoi iniziare in vari modi.
1. Dì a tutti di cosa parla l'incontro
Molte persone sono sintonizzate su WIIFM (Cosa c'è in esso per me?). Per coinvolgere i partecipanti, devi prima ricordare loro perché sono seduti in una stanza con te, essendo allontanati dal loro lavoro. Sì, probabilmente hai menzionato qualcosa quando hai organizzato la riunione, ma è sempre bene riaffermare lo scopo. (Suggerimento: se non riesci a trovare uno scopo convincente, probabilmente dovresti annullare la riunione.)
Quindi, segui il motivo per cui il tuo team è specificamente lì per discutere di questo argomento. Non è necessario indicare ciascun membro e condividere il motivo per cui è necessario durante la riunione, ma è necessario chiarire che tutti sono presenti per un motivo. "Come team di marketing dell'azienda, sta a noi proporre tre idee concrete per far crescere il nostro pubblico nel prossimo trimestre" o "Tutti in questa sala sono stati consigliati dal tuo manager a causa delle tue capacità organizzative." (Ancora una volta, se c'è qualcuno in l'incontro che non ha uno scopo, non fargli partecipare.)
2. Incoraggiare la positività
Il modo in cui inizi l'incontro tende a dettare come va il resto. Se l'incontro inizia con lamenti, lamentele e piagnistei, potrebbe anche finire così. D'altra parte, se si apre con ottimismo, può avere un impatto positivo sul resto della discussione.
Puoi chiedere ai membri del tuo team di condividere qualcosa che sta andando bene. Oppure, se il gruppo è troppo grande, potresti iniziare lodando il gruppo per un risultato recente, sia esso grande o piccolo. Indipendentemente da ciò che sta accadendo all'interno della tua azienda o del tuo dipartimento, è fondamentale iniziare la conversazione con una nota incoraggiante. Altrimenti le persone iniziano ad associare incontri con lezioni, cattive notizie e rapporti deludenti.
3. Condividi una statistica sorprendente o una citazione toccante
Una statistica sorprendente o una citazione approfondita non è solo un buon apri per un discorso; può anche essere il foraggio per una grande discussione. Lascia che il tuo team abbia qualche minuto per discutere di cosa significhi prima di passare allo scopo principale della riunione.
Ovviamente, dovrebbe essere una statistica o una citazione che in qualche modo si riferisce al contenuto della riunione generale. Forse sono i numeri delle recenti proiezioni di crescita dell'azienda, o forse è una citazione scioccante da un nuovo studio di settore. Qualunque cosa possa essere, dovrebbe essere abbastanza pertinente per mantenere la tua squadra concentrata e in pista.
4. Racconta una storia
Una storia può insegnare una morale, infondere una lezione importante o persino far ridere la gente. La parte migliore è che non proviene dalla tua stessa bocca, che ammorbidisce "il colpo" (se è necessario l'ammorbidimento del colpo).
Come una citazione o una statistica, dovresti condividere una storia che riguarda in qualche modo l'incontro. Tuttavia, hai un po 'più di flessibilità qui. Ad esempio, potresti condividere una storia di successo; qualcosa che andava bene con un cliente, o un membro del team che andava ben oltre il dovere. Oppure puoi parlare di qualcosa che hai letto di recente che coinvolge un'implementazione del prodotto di grande successo che ti ha fatto ripensare alla strategia inizialmente definita. Le persone tendono a relazionarsi bene con un aneddoto indipendentemente dal contesto. Per non parlare del fatto che coinvolge il cuore nel processo di pensiero, anziché solo la mente.
Un buon incontro è un po 'una forma d'arte, quindi concediti un po' di tempo per capire il flusso. Le cose potrebbero non andare alla perfezione la prima volta, ma c'è sempre spazio per migliorare se fai sforzi per farlo funzionare.
