E-mail. Non posso conviverci. Non puoi fare il tuo lavoro senza di esso. Ho ragione?
L'anno scorso abbiamo inviato oltre 2, 5 miliardi di e-mail. Ed ecco le cattive notizie. Nonostante una buona dose di disgusto, quel numero dovrebbe solo crescere. Il volume è un problema, così come il tempo che ci passi. In effetti, i rapporti dicono che lo controlli circa 36 volte all'ora. 36 volte. In una sola ora.
Una volta che inizi a dilettarti con ciò che è nella posta in arrivo, ci vogliono circa 16 minuti per focalizzare nuovamente la tua attenzione su altri lavori. Oh, e se hai bisogno di un documento che è sepolto nella tua e-mail da qualche parte, ci vogliono circa due minuti per trovarlo. Fai i conti: questo si aggiunge rapidamente a una piaga della tua produttività.
Ne hai bisogno per fare il tuo lavoro. Non puoi semplicemente abbandonarlo come una cattiva abitudine. In effetti, è senza dubbio qualcosa su cui ti affidi fortemente per ottenere informazioni, approvazione o risposte dai colleghi in modo da poter ottenere il lavoro svolto.
Ma se non sei chiaro su ciò che desideri dagli altri quando invii e-mail o se non fai buone domande, ricordi che 36 volte all'ora? Sì, guarda che la stima aumenta sostanzialmente. Dubito che sembri attraente. Ecco quattro suggerimenti che puoi utilizzare per ridurre al minimo e accelerare i tuoi scambi e comunicare meglio che mai.
1. Chiarisci la tua domanda
Hai mai lanciato un'idea a un collega e hai finito con "Pensieri?" Se il tuo obiettivo è ottenere input da qualcuno in una scadenza pressante, direzione del progetto o una raccomandazione sulle opzioni, devi dargli qualcosa in più specifico con cui lavorare. Dopotutto, non vuole passare più tempo a cercare di decodificare il tuo messaggio di quanto tu voglia passare a leggere la sua risposta.
Se hai appena inviato un piano che richiede un'azione, ad esempio, invece di terminare con il termine aperto e vago, "Pensieri?" Fai una domanda specifica, ad esempio "Cosa ci vorrà per attuare realisticamente questo piano entro la prossima settimana" ? Fammi sapere se c'è qualcosa che posso fare per farlo andare al più presto. ”Il tuo collega sarà in grado di rispondere rapidamente e direttamente e otterrai una risposta di qualità molto più elevata.
2. Passa all'inseguimento
Sarah, il membro del progetto di tipo A con cui lavori frequentemente, vuole tutto con settimane di anticipo. Ci sta di nuovo. Ricevi un'email per un prodotto con una scadenza ridicolmente breve. Sei frustrato e tentato di rispondere, "Puoi darmi più tempo su quel progetto?" Con la speranza di rinegoziare la scadenza. Se lo fai, ci vorranno mezza dozzina di risposte in più per risolvere da solo la sequenza temporale.
Invece, dì al tuo collega cosa hai la capacità di fare e lascia perdere. “Hey Sarah, ho altri tre progetti prioritari nella mia coda adesso. Lo farò entro la fine della giornata di giovedì prossimo. Se riesco a farlo prima, ti farò sapere. Grazie per la tua pazienza. ”Boom. Fatto.
3. Smettere di sollecitare domande
Alcuni messaggi generano posta non necessaria perché si invitano involontariamente risposte. Per evitarlo, smetti di chiudere, "Questo ha senso per te?" Piuttosto, dì "Fammi sapere se hai domande". Se il destinatario ha una domanda, te lo farà sapere; altrimenti, saprà che non è necessaria alcuna risposta.
Potresti anche chiudere con qualcosa del tipo: "Fammi sapere se non siamo allineati su questo" o "Fammi sapere se vuoi parlarne ulteriormente". Questo linguaggio conciso chiarisce che la conversazione è chiusa a meno che non ci sia un problema alla fine del destinatario.
4. Non trascurare il titolo
L'oggetto del tuo messaggio è l'efficienza gold. Usa quel bene immobile per dare al tuo lettore un avvertimento su quanta attenzione hanno bisogno di spendere e quando. Testa quelle e-mail in eccesso al passaggio.
Usa il tuo titolo per indicare l'urgenza, il risultato finale e la sequenza temporale. Ad esempio, un titolo potrebbe leggere qualcosa del tipo: “Azione necessaria entro mezzogiorno venerdì | Progetto Acme in scadenza la prossima settimana. ”
Ora il tuo lettore sa che questo richiederà qualche attenzione. È consapevole che c'è una scadenza per rispondere e il lavoro su cui deve concentrarsi per il completamento la prossima settimana. Quell'unica affermazione concreta impedisce una tonnellata avanti e indietro.
Dato il tempo e l'attenzione richiesti dall'e-mail, sia come mittente che come destinatario, puoi vedere come alcune semplici tecniche ti aiuteranno a inviare messaggi che generano meno risposte in cambio e migliorare la comunicazione generale tra te e i tuoi colleghi o clienti . Non sarebbe bello? Quando rendi la tua comunicazione super efficiente, non solo ti sentirai più in controllo della tua casella di posta, ma i tuoi colleghi apprezzeranno anche l'efficienza che stai aiutando.
Tuttavia, tieni presente che a volte la soluzione migliore è semplicemente quella di portare la conversazione offline. Come regola generale, se non riesci a risolvere il problema in tre scambi di e-mail o si verificano problemi di comunicazione a causa di una discussione folle, proponi una conversazione dal vivo in modo da poter risolvere rapidamente la questione.
