Anche se non sei in una posizione che richiede un pesante scricchiolio dei numeri, probabilmente hai dovuto usare Excel almeno una o due volte nella tua carriera. È uno di quei programmi che ha così tanti usi diversi in vari settori.
Ad esempio, in uno dei miei vecchi lavori non abbiamo utilizzato Excel per il suo uso tradizionale di calcolo di dati finanziari o creazione di grafici. Invece, abbiamo utilizzato una serie di fogli di calcolo per tenere traccia delle informazioni di contatto dei dipendenti, nonché delle scadenze delle attività e dei progetti imminenti all'orizzonte. E sebbene sia sicuramente uno strumento utile, ha alcune limitazioni, il che mi porta al mio nuovo sostituto preferito: Fogli Google.
Quando ho iniziato a usarlo, mi sono preso a calci per non aver effettuato il passaggio prima. È ottimizzato, semplice e ottimizzato per i dispositivi mobili. Sebbene non sia un sostituto perfetto per Excel, ci sono una serie di situazioni in cui è probabilmente l'opzione migliore.
Ecco quando ti consiglio di renderlo il tuo foglio di calcolo preferito:
1. Stai collaborando
Nella mia precedente posizione, spesso gridavo avanti e indietro tra i cubicoli con i miei colleghi per capire chi aveva lasciato il file Excel su cui stavamo lavorando aperto sul loro computer. Anche se tutti abbiamo avuto accesso al foglio di calcolo, era ovvio che non avevamo sempre accesso alla versione più recente poiché solo una persona poteva aggiornarla alla volta. Cercare di riordinare più iterazioni salvate è stata una seccatura enorme, per dirla in parole povere.
Quindi, a meno che tu non sia un grande fan di invio di file avanti e indietro o di salvataggio di nuove versioni dello stesso foglio di calcolo più volte al giorno, Google è la strada da percorrere. È basato su cloud, il che significa che più persone possono accedere e utilizzare il file contemporaneamente: tutte le modifiche si riflettono in tempo reale.
C'è anche un'opzione per lasciare commenti, quindi se hai una domanda sul perché uno dei tuoi partner ha cambiato un numero o aggiunto una colonna (o qualcosa del genere), puoi aggiungere una breve nota. Inoltre, c'è anche un modo per visualizzare la cronologia delle revisioni, nel caso in cui desideri ripristinare una versione precedente. La sua funzionalità rende la comunicazione un gioco da ragazzi.
2. Stai estraendo dati in tempo reale
Questa è una delle funzionalità più interessanti che ho scoperto solo di recente: poiché il programma è intrinsecamente connesso a Google, puoi inserire formule per informazioni di borsa, feed RSS o persino utilizzare la funzione di traduzione di Google.
Ciò significa che il tuo foglio può estrarre automaticamente i dati che potresti aver raccolto e compilato manualmente in precedenza. Mi rendo conto che questo è un uso di nicchia, ma supponiamo che tu voglia tenere d'occhio alcuni titoli; tutto ciò che dovresti fare è inserire la formula e il nome del ticker di borsa e voilà: hai creato il tuo tracker personale che si aggiorna in tempo reale (purché tu sia connesso al Web).
3. È necessario aggiornare frequentemente
Una delle prime cose per cui ho usato Google Sheets (su base personale) è stata quella di tenere traccia del mio insegnamento di yoga; Volevo registrare la posizione, lo studio, le ore e il numero di studenti per motivi fiscali futuri, nonché l'accumulo di ore di insegnamento. I fogli sono stati i più sensati per me, grazie alla funzionalità dell'app mobile gratuita e al formato semplice.
Mentre usare un telefono per formule complesse probabilmente non è l'ideale, era perfetto per aggiornamenti rapidi e frequenti mentre ero in viaggio.
Se estrarre un computer per aggiungere un piccolo pezzo di dati sembra un lavoro ingrato, troverai Fogli utili per la sua praticità e sincronizzazione istantanea; una volta aggiunte le informazioni, vengono aggiornate ovunque, non solo sul telefono.
Questo potrebbe tornare utile se mantieni un elenco continuo di persone che incontri durante eventi di networking o cene di clienti; il tuo foglio potrebbe avere nome, data, luogo e qualsiasi informazione che desideri tenere a mente per le email di follow-up. Oppure, puoi usarlo per tenere traccia delle spese e viaggiare miglia per viaggi di lavoro.
Le opzioni per l'utilizzo del programma in movimento sono infinite; a differenza della maggior parte delle app (come quelle per il budget, la creazione di elenchi e così via) è possibile creare tutte le colonne e le righe necessarie.
4. Hai un budget limitato
Lo terrò breve e dolce: Sheets è gratuito; Excel no.
Se la tua azienda paga e preferisce Excel, ovviamente, ti consigliamo di rimandare a loro (a meno che tu non sia in grado di fare un argomento chiaro per il passaggio). Ma, se così non fosse, la scelta sembra così chiara.
Per l'utente irriducibile di Excel, sono sicuro che hai un sacco di ragioni per sostenere il tuo programma e ha senso attenersi ad esso, in particolare se sei in una posizione di analista finanziario o di dati e usi migliaia di celle di valore i dati che i fogli non sono in grado di gestire.
Ma per alcuni di noi, non ha senso utilizzare un programma desktop in un ambiente sempre più collaborativo. Potrebbe rendere il tuo lavoro un po 'più semplice, e chi non lo vuole?
