Mentre tutti usano l'e-mail almeno per alcune comunicazioni aziendali ogni mese, alcuni di noi utilizzeranno l'e-mail come strumento quotidiano per svolgere il nostro lavoro professionale. Useremo la posta elettronica per comunicare con clienti, compagni di squadra, superiori e possibili nuovi assunti o possibili nuovi datori di lavoro. E sì, queste persone ci giudicheranno con la nostra capacità di creare un messaggio scritto chiaro e professionale.
L'etichetta e-mail, o 'netiquette', è stata utilizzata per i 27 anni del World Wide Web. Netiquette è un insieme di linee guida ampiamente accettate su come mostrare rispetto e competenza nella tua email. Purtroppo, ci sono persone che non hanno mai avuto il tempo di imparare la netiquette dell'email per le impostazioni aziendali. Ancora peggio: ci sono persone che confondono la netiquette delle e-mail con lo stile libero e informale dei messaggi di testo.
Non lasciare che un'e-mail mal confezionata uccida la tua credibilità con un cliente o un superiore o un potenziale datore di lavoro. Ecco le regole della netiquette e-mail che ti serviranno bene e ti faranno risparmiare imbarazzo sul posto di lavoro.
01 di 10Inserisci l'indirizzo email come ultima cosa che fai prima di inviarlo.
Questo sembra contro-intuitivo, ma questa è una forma eccellente. Aspetti fino alla fine della tua scrittura e correzione prima di aggiungere l'indirizzo / i email all'intestazione dell'e-mail. Questa tecnica ti salverà l'imbarazzo di inviare il messaggio accidentalmente troppo presto prima di aver terminato il tuo contenuto e la correzione delle bozze.
Ciò è particolarmente importante per un messaggio di posta elettronica più lungo con contenuti sensibili, come l'invio di una domanda di lavoro, la risposta alla domanda di un cliente o la comunicazione di cattive notizie al proprio team. In questi casi, posticipare l'indirizzo e-mail aggiunge sicurezza quando è necessario allontanarsi un po 'dall'e-mail per raccogliere i propri pensieri e provare le parole nella propria mente.
Se stai rispondendo a un'e-mail e ritieni che il contenuto abbia sensibilità, è sufficiente eliminare temporaneamente l'indirizzo e-mail del destinatario finché non sei pronto per l'invio, quindi aggiungere l'indirizzo indietro. In alternativa, puoi tagliare e incollare l'indirizzo e-mail del destinatario in un file di Blocco note o in una pagina di OneNote, scrivere l'e-mail e quindi tagliare e incollare l'indirizzo di posta elettronica.
Credici su questo: una linea vuota di indirizzi e-mail, mentre l'authoring ti salverà un bel lutto un giorno!
02 di 10Triplo controllo che stai inviando una email alla persona giusta.
Questo è particolarmente importante se lavori in una grande azienda o dipartimento governativo. Quando invii un'e-mail sensibile a "Mike" o "Heather" o "Mohammed", il tuo software di posta elettronica vorrà digitare in modo predicativo l'indirizzo completo per te. Nomi popolari come questi avranno molti risultati nella rubrica della tua azienda, e potresti accidentalmente inviare un brontolone dopo al tuo vicepresidente, o una risposta confidenziale alla gente giù in contabilità.
Grazie alla regola di netiquette n. 1 sopra riportata, hai lasciato l'indirizzamento fino alla fine, quindi il triplo controllo dell'indirizzo email del destinatario dovrebbe svolgersi senza problemi come ultimo passaggio prima dell'invio!
03 di 10Evita "Rispondi a tutti", specialmente in una grande azienda.
Quando ricevi una trasmissione inviata a dozzine di persone, è consigliabile rispondere solo al mittente. Ciò è particolarmente vero se si tratta di una trasmissione aziendale con elenchi di distribuzione di grandi dimensioni.
Per esempio: il direttore generale invia l'intera azienda al parcheggio nel lotto sud e chiede alle persone di rispettare le bancarelle numerate e assegnate che i dipendenti pagano. Se si fa clic su "rispondi a tutti" e si inizia a lamentarsi del fatto che altri dipendenti invadono il proprio veicolo personale e si gratta la vernice, si potrebbe danneggiare il proprio avanzamento di carriera diventando la società stupida.
Nessuno vuole ricevere messaggi che non si applicano a loro. A maggior ragione, nessuno apprezza il fatto che si sia lamentato con il gruppo o sentito parlare delle proprie lamentele personali trasmesse in un formato di trasmissione.
Evita questo errore e usa la risposta individuale al mittente come azione predefinita. Vedi anche la regola n. 9 qui sotto.
04 di 10Usa saluti professionali invece di espressioni colloquiali.
Il modo migliore per iniziare un'email professionale è una delle seguenti versioni:
1. Buon pomeriggio, signora Chandra.2. Ciao, team di progetto e volontari.3. Ciao, Jennifer.4. Buongiorno, Patrick.NON utilizzare, in nessuna circostanza, le seguenti informazioni per iniziare un'e-mail professionale:
1. Ehi,2. Sup, squadra!3. Ciao, Jen.4. Mornin, Pat. Le espressioni colloquiali come "hey", "yo", "sup" possono sembrare amichevoli e affettuose, ma in realtà erodono la tua credibilità in un contesto aziendale. Mentre puoi certamente usare questi colloqui nella conversazione una volta che hai un rapporto fidato con l'altra persona, è una cattiva idea usare queste parole in una email aziendale. Inoltre, è una cattiva forma prendere spelling scorciatoie, come 'mornin'. È una pessima forma abbreviare il nome di qualcuno (Jennifer -> Jen) a meno che quella persona non abbia espressamente chiesto di farlo. Come per qualsiasi comunicazione aziendale intelligente, è intelligente sbagliare dalla parte dell'essere troppo formale e dimostrare di credere nell'etichetta e nel rispetto. E in effetti, la tua reputazione è facilmente smantellata da una grammatica scadente, una cattiva ortografia e parole mal scelte. Immagina come la tua professionalità avrà un successo se invii accidentalmente Devi controllare il tuo meth , Ala 'quando volevi davvero dire' hai bisogno di controllare i tuoi calcoli, Alma ' . O se dici ' Posso fare un intervue domani 'quando intendevi' Posso fare un'intervista domani '. Correggi tutte le email che invii; fallo come se la tua reputazione professionale dipendesse da ciò. La riga dell'oggetto è sia un titolo per la comunicazione che un modo per riepilogare e taggare la tua e-mail in modo che possa essere facilmente trovata in seguito. Dovrebbe riassumere chiaramente il contenuto e qualsiasi azione desiderata. Ad esempio, una riga dell'oggetto: "caffè" non è molto chiaro. Invece, prova "Preferenze caffè personale: la tua risposta è necessaria" Come secondo esempio, l'oggetto 'la tua richiesta'è troppo vago. Invece, prova una riga dell'oggetto più chiara come: 'La tua richiesta di parcheggio: maggiori dettagli sono richiesti '. Si può essere tentati di aggiungere volti e colori di carattere alla tua e-mail per renderlo appariscente, ma è meglio usare Arial nero a 12 pt o 10 pt o Times New Roman. Varianti simili come Tahoma o Calibri vanno bene anche loro. E se stai attirando l'attenzione su una frase o un proiettile specifico, l'inchiostro rosso o il carattere grassetto possono essere molto utili con moderazione. Il problema è quando le tue e-mail iniziano a diventare incoerenti e sfocata o iniziare a trasmettere un atteggiamento indipendente o distruttivo da parte vostra. Nel mondo degli affari, le persone vogliono che le comunicazioni siano affidabili, chiare e brevi, non decorative e distraenti. L'e-mail non riesce sempre a trasmettere l'inflessione vocale e il linguaggio del corpo. Ciò che pensi sia diretto e diretto potrebbe in realtà apparire duro e cattivo una volta inserito nella tua email. Non usare le parole "per favore" e "grazie" causerà correnti sotterranee negative. E ciò che consideri umoristico e leggero potrebbe effettivamente trasmettere come condiscendente e maleducato. Fornire un tono rispettoso e un comportamento personale nella posta elettronica richiede pratica e tanta esperienza. Aiuta quando leggi l'email ad alta voce per te stesso, o anche qualcun altro prima di inviarlo. Se qualcosa sull'e-mail sembra mediocre o duro, riscrivilo. Se sei ancora bloccato su come trasmettere il tono di qualcosa in un'email, prendi in seria considerazione la possibilità di sollevare il telefono e consegnare il messaggio come una conversazione. Ricorda: l'email è per sempre, e una volta che hai inviato quel messaggio, non puoi mai ritirarlo. In verità, l'email è per sempre. Può essere inoltrato a centinaia di persone in pochi secondi. Può essere convocato dalle forze dell'ordine e dai revisori dei conti in caso di indagini. Può persino trasformarsi nelle notizie o nei social media. Questa è una responsabilità ampia e spaventosa, ma è una cosa che tutti ci fanno carico: ciò che scrivi in un'e-mail potrebbe facilmente diventare di dominio pubblico. Scegli attentamente le tue parole e, se pensi che ci sia qualche possibilità che ti possa mordere, considera seriamente di non inviare il messaggio. Il potere delle sottigliezze come "grazie" e "per favore" sono incommensurabili. Inoltre, i vari secondi in più per includere il blocco della firma professionale parlano della tua attenzione ai dettagli e di prendere possesso delle tue comunicazioni stampando il tuo nome e le informazioni di contatto. Correggi tutti i messaggi, come se la tua reputazione professionale dipendesse da questo.
Una linea tematica concisa e chiara farà miracoli (e ti aiuterà a leggere).
Utilizzare solo i due tipi di carattere classici: varianti Arial e Times Roman, con inchiostro nero.
Evita il sarcasmo e i toni negativi / snob, a tutti i costi.
Supponiamo che il mondo leggerà la tua email, quindi pianifica di conseguenza.
Termina sempre con un breve ringraziamento di classe e un blocco di firma.
