Il tempo perso non è recuperabile.
Benjamin FranklinIl tempo è una risorsa chiave che semplicemente non possiamo riempire. Le 24 ore di ogni giorno sono tutto ciò che ci viene dato: una volta trascorse, queste ore vengono perse per sempre. Ciò significa che se stai lottando per adattare tutte le tue priorità e le tue cose da fare nella tua giornata, è tempo di cercare metodi per usare quelle ore e minuti in modo più efficace.
Ecco alcuni suggerimenti supportati dalla ricerca che possono aiutarti a sfruttare al meglio il tempo che hai.
1. Valore ogni singolo minuto
Come allenatore, mi sono reso conto che a livello base tendiamo a venderci a corto di tempo. In molti casi, permettiamo persino ad altri di approfittare del nostro tempo. Quindi il passo più importante nella gestione del tempo è quello di appropriarsi del nostro tempo, facendo spazio alle attività significative e produttive ed eliminando quelle che hanno un valore a lungo termine.
Ciò che distingue compiti meritevoli da parte sono i risultati associati al tuo investimento di tempo. Ad esempio, potresti partecipare di routine a una riunione che include molto avanti e indietro, ma non molta azione. Il tempo assegnato potrebbe essere speso meglio in un'attività alternativa, come la connessione con i clienti o la collaborazione con i colleghi? Spesso, ci sono opportunità di "estrarre" il tempo per attività più produttive, semplicemente le trascuriamo.
A tal fine, dai un'occhiata a come hai trascorso il tuo tempo completando un controllo del calendario. Inizia con questo esercizio: registra le tue attività ora per ora per due settimane. Quindi rivedi le tue voci tenendo presente queste domande: il tempo è stato ben speso? Ci sono stati solidi benefici associati al tempo trascorso? Andresti di nuovo sullo stesso percorso? In molti casi, un problema di "tempo" è in realtà un problema di "compito". Quindi buttate via i compiti che aggiungono poco alla vostra efficacia.
2. Fai spazio per una maggiore attenzione
Dai telefoni che squillano ai colleghi che si fermano alla tua scrivania per una chat, le distrazioni sono abbondanti nella maggior parte degli ambienti di ufficio. (Gestire i "drive-bys" può essere una vera sfida.) Mentre queste distrazioni sono diventate una parte accettata della vita lavorativa, possono provocare il caos sui nostri livelli di produttività. Quando siamo in stop-and-start tutto il giorno, ci ritroviamo a ripetere le attività, a perdere il nostro posto e a girare le ruote. In effetti, possono essere necessari 20 minuti o più per ri-mettere a fuoco dopo un'interruzione.
In alcuni casi, gli colpevoli sono gli uffici aperti. Tuttavia, contribuiamo anche al problema con le scelte che facciamo. Lo psicologo Daniel Goleman discute che dobbiamo prendere il controllo e proteggerci dai nostri programmi, costruendo tempo nella nostra vita lavorativa per concentrarci profondamente su compiti importanti. Dobbiamo identificare fasce di tempo in cui, come spiega Goleman, abbiamo l'opportunità di "bozzolo" e concentrarci completamente.
Potresti considerare di mettere a tacere il tuo cellulare o di utilizzare la funzione Pausa posta in arrivo di Google per disattivare la posta in arrivo per circa un'ora ogni giorno. Puoi anche chiedere al tuo manager di mettere da parte due periodi di tempo di 30 minuti ininterrotti durante la giornata lavorativa, forse all'inizio della giornata, all'ora di pranzo o alla fine della giornata, dove puoi concentrarti e svolgere un lavoro mirato.
Probabilmente rimarrai sorpreso da quanto ne esci da quel tempo.
3. Procrastinazione addomesticata
La procrastinazione è una delle sfide più comuni sul posto di lavoro e per alcuni di noi; può diventare un enorme perditempo. Mentre la procrastinazione può derivare dal sentirsi sopraffatti o poco preparati (nel qual caso, non tardare a cercare una guida), la ricerca suggerisce anche che la procrastinazione può avvenire come risultato di come vediamo i compiti e gli obiettivi. In particolare, abbiamo lanciato alcuni compiti in una luce molto negativa, ad esempio "Finirò il rapporto entro venerdì, quindi il mio manager non sarà arrabbiato con me". Questi sono chiamati obiettivi di "evitamento": li completi a evitare una conseguenza negativa e, cosa interessante, hanno una maggiore tendenza a essere correlati con la procrastinazione.
Ma ecco la buona notizia: puoi frenare la procrastinazione tentando di visualizzare questi compiti in modo diverso, riformulandoli come obiettivo di "approccio" rispetto a un obiettivo di "evitamento". Se stai temendo un determinato compito, prova a vederlo nel contesto di un risultato forse più attraente. Il suo completamento potrebbe contribuire a far avanzare un obiettivo più ampio e positivo, ad esempio impressionare i clienti o essere visto come un giocatore di squadra? Questo può aiutarti a rimanere in rotta. Un ulteriore vantaggio? Gli obiettivi di approccio sembrano offrire più soddisfazione quando saranno raggiunti alla fine.
Prova una di queste strategie e vedi se le cose cambiano in meglio. Facci sapere come stai andando su Twitter @dailymuse e @MRGottschalk.
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