Al termine, le videoconferenze virtuali, in particolare Google Hangouts, possono riunire team distanti, assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina e consentire a tutti di essere coinvolti senza l'atmosfera fioca della sala conferenze (a cui non piace rilassarsi sul divano) per un incontro?).
Ma quando fatto male? Gli Hangout di Google possono essere un'enorme perdita di tempo, per non parlare del fatto che sono estremamente fastidiosi e scomodi (le pause di 15 secondi non sono mai divertenti).
Vuoi avere un Hangout di Google efficiente e di successo che non faccia impazzire tutti? Ecco un paio di cose chiave da tenere a mente.
1. Pianifica come faresti per qualsiasi altra riunione
In generale, solo perché non devi essere fisicamente in ufficio per una riunione non significa che puoi rilassarti sui preparativi. Dopotutto, vuoi comunque che la riunione si svolga il più rapidamente (e dolorosamente) possibile.
Significato: crea un piano di gioco. Se gestisci l'Hangout, invia in anticipo a tutti un breve programma in modo che sappiano cosa aspettarsi e cosa preparare. Se non stai organizzando la riunione, suggerisci alla persona che lo sta facendo di inviare una breve e-mail con i principali punti di discussione. Una volta mi sono seduto in una riunione virtuale in cui la persona che lo gestiva ha dimenticato di dire ad un altro membro del personale di trovare in anticipo un documento specifico (e vitale), così quella persona ha trascorso 20 minuti durante la riunione alla ricerca nella sua casella di posta. Indica il resto di noi seduti goffamente ai nostri computer senza sapere cosa fare.
Ma puoi facilmente evitare questo tempo sprecato assicurandoti che tutti sappiano cosa dovrebbero "portare" con sé in anticipo ed è pronto a partecipare non appena accedono.
Un piccolo suggerimento professionale: utilizza la funzione di chat di Google Hangout sul lato destro dello schermo per scrivere rapidamente un'agenda a cui tutti possono fare riferimento. Non deve essere dettagliato, ma può fungere da spunto per mantenere tutti in pista e concentrati.
2. Discutere in anticipo il formato
Google Hangouts può essere molto più imbarazzante delle riunioni di persona. Quando tu e un gruppo di persone siete fisicamente seduti in una stanza, è facile prendere spunto dal corpo per capire chi parlerà dopo o quale sarà la sensazione generale dell'incontro. Ma quando sei seduto allo schermo di un computer e non riesci a vedere nulla tranne il viso di una persona? È un po 'più difficile.
Ancora una volta, gran parte dell'imbarazzo può essere ridotto se tutti conoscono in anticipo il formato della riunione. Una persona parlerà molto più di tutti gli altri? Chiedi agli altri membri della riunione di entrare nell'Hangout con i loro microfoni disattivati. La sessione è un brainstorming sulla tavola rotonda? Fai sapere alle persone in quale ordine verrà loro chiesto di presentarti in modo da non dover fare i conti con tutti quelli che parlano l'uno con l'altro o con quelle lunghe e scomode “Quindi - chi vuole andare dopo?” Fa una pausa. (Quelli sono i peggiori.)
3. Utilizza le app di Hangout di Google
Molte persone non sono consapevoli del fatto che un paio di icone possono essere un salvavita in una riunione, soprattutto se stai cercando di farlo andare il più rapidamente possibile.
Vedi quella piccola icona del microfono? Questo è un pulsante muto. Usalo se l'ambiente circostante è rumoroso o se stai scrivendo qualcosa mentre altri parlano. È una grande cortesia per le altre persone nel tuo Hangout.
Inoltre, se partecipi a una riunione in cui stai provando a guardare contemporaneamente un documento o una pagina Web, utilizza l'opzione di acquisizione dello schermo di Google Hangout. Sono stato in troppi Hangouts di Google in cui un sacco di persone stanno provando a guardare la stessa pagina web sul proprio computer (e quindi, in realtà, non prestando attenzione all'Hangout), e in quelle situazioni, questa è una manna dal cielo.
Google ha anche moltissime altre app specifiche per Hangout, quindi assicurati di dare un'occhiata e vedere cosa potrebbe funzionare meglio per il tuo team. Da una lavagna virtuale a cui i tuoi colleghi possono attingere per una sessione di brainstorming a una strana piccola app che offre a tutti baffi e cappelli divertenti, puoi trovare tutto ciò di cui hai bisogno per rendere il tuo Hangout più produttivo e divertente.
Nel complesso, le riunioni di Google Hangout possono essere altrettanto efficaci (se non di più) delle riunioni di persona; prendono solo un po 'di pratica e pianificazione in anticipo. Ma se riesci a far entrare tutti nella stessa pagina, sarà una navigazione fluida e non imbarazzante.
