Alcune settimane fa, io e la mia amica abbiamo discusso del nostro disprezzo condiviso per le riunioni e lei ha detto: “Sento solo che avremo la stessa conversazione ancora e ancora. Quando non sono stati eseguiti correttamente, possono essere un tale dispendio di tempo. "
Non potrei essere più d'accordo. Nei lavori precedenti, quando un invito del calendario veniva visualizzato nella mia posta in arrivo, emettevo spesso un sospiro forte (che è sempre fantastico in un ambiente di ufficio aperto). Quindi, passerei del tempo prezioso cercando di capire come evitare di accettarlo.
Non sto dicendo che tutti gli incontri sono inutili. Alcuni sono assolutamente, senza dubbio necessari. E a volte sono solo l' unico modo per fare le cose. Ma credo anche che ci sia spazio per essere incredibilmente più efficienti ponendoci queste tre domande prima di ognuna.
1. Chi deve essere qui?
Suggerimento: probabilmente non quante persone pensi. È fondamentale essere consapevoli di chi stai chiedendo di essere lì in modo da poter garantire che sia il più produttivo e significativo possibile per tutte le parti. Nessuno dovrebbe lasciare a pensare: "Beh, è stata una perdita colossale del mio tempo".
Perché quella sensazione non fa bene all'individuo, al gruppo o all'azienda. Immagina tutto il lavoro che potrebbe essere fatto se avessi solo quattro persone nella stanza invece di 10. Per un intervallo di tempo di 60 minuti, ci sono altre sei ore che potrebbero essere impiegate a lavorare.
Ad esempio, supponiamo che tu stia facendo un brainstorming sul nuovo logo dell'azienda. Il graphic designer è lì per assicurarsi che capisca la visione. Il direttore del marchio è lì per assicurarsi che aderisca alle linee guida aziendali. Ma hai bisogno del manager delle risorse umane perché inserisce il logo in ogni annuncio di lavoro? No. Una volta finalizzato, puoi chiederle di cambiare il vecchio con il nuovo. Per ora, lasciala stare, ha del lavoro da fare!
Se non sei l'organizzatore, dovresti valutare se la tua presenza è essenziale. A volte, i colleghi ti invitano semplicemente perché pensano che tu voglia essere lì. Ma puoi rifiutare se ritieni che sia appropriato (ad esempio, se non hai idea di cosa potresti contribuire o se sei semplicemente troppo impegnato).
In situazioni come questa, dico qualcosa del tipo: “Ciao a tutti. Penso che sarà in grado di gestirlo da solo. Se c'è un motivo specifico per cui vorresti che fossi presente, fammelo sapere! ”
E poi prenditi quell'ora libera e torna alla routine.
2. Quali sono gli obiettivi?
Cosa stai cercando di realizzare esattamente? Individuare preventivamente gli obiettivi è fondamentale. Ti può tenere in attività e aiutarti a modellare l'intera conversazione. Altrimenti, potresti star seduto lì a vagare per 45 minuti su come Leonard canticchi sempre la canzone a tema Titanic . (Mi prende anche ogni volta. Non mollare mai, Jack!)
"Un'agenda efficace pone chiare aspettative su ciò che deve accadere prima e durante una riunione", spiega Roger Schwarz, autore di Smart Leaders, Squadre più intelligenti: come tu e il tuo team non riuscite a ottenere risultati.
“Aiuta i membri del team a prepararsi, alloca saggiamente il tempo, coinvolge rapidamente tutti sullo stesso argomento e identifica quando la discussione è completa. Se durante l'incontro si verificano ancora problemi, un'agenda ben progettata aumenta la capacità del team di affrontarli in modo efficace e rapido ", afferma Schwarz.
Forse vuoi solo che tutti forniscano aggiornamenti sullo stato dei progetti con priorità più alta. In alternativa, è necessario prendere una decisione, oggi, su quale account manager verrà assegnato a un nuovo, enorme cliente.
Scopri la tua destinazione e raggiungilo. (E, inoltre, è utile se condividi i tuoi piani con il resto dei partecipanti in modo che sappiano cosa aspettarsi e se c'è qualcosa che devono fare in anticipo.)
Ed ecco un suggerimento: se non riesci a rispondere con precisione a un motivo per incontrarti, per favore, per amore di tutte le cose al cioccolato, cancellalo .
3. Cosa devo preparare?
Un mio ex collega era solito bloccare il tempo per prepararsi agli incontri con altre persone e mi chiedevo sempre perché. E poi, ho partecipato a un gruppo in cui avevo dimenticato completamente ciò di cui avevamo discusso l'ultima volta e dovevo fare un riassunto, oppure io (imbarazzante) non ho completato un oggetto d'azione. In tutti questi casi, abbiamo dovuto dedicare più tempo ai nostri programmi.
Per assicurarti che ciò non accada, devi presentarti pronto. Forse sta rivedendo le note della sessione della scorsa settimana, quindi è fresco nella tua mente. O, forse, sta facendo un elenco di punti di discussione e risposte di cui hai bisogno. Qualunque cosa sia, prenditi il tempo per farlo. Pagherà alla grande.
Ad esempio, supervisiono il programma di educazione tra pari del mio dipartimento e sto lavorando duramente per rinnovarlo. Tra due settimane, avrò il mio incontro diretto con il mio supervisore per discutere delle mie proposte. Ho raccolto feedback dagli studenti e compilato i miei pensieri e il passo successivo è tracciare la struttura e la sequenza temporale su carta.
Se mi avvicino a lei a mani vuote, probabilmente passeremo il tempo a rimbalzare le idee l'una dall'altra, il che non è necessariamente male , di per sé, ma non mi aiuta anche ad andare avanti.
Te lo prometto, mi piace lavorare con le persone. Ma uno dei miei principali problemi con gli animali domestici è l'inefficienza, soprattutto quando è facile da prevenire. Se il tuo programma sembra un po 'troppo pieno, o se ogni volta che incontri hai dei flashback sull'attesa che suona la campana al liceo, potrebbe essere il momento di fare un passo indietro e iniziare a porsi queste domande.
Ehi, se hai altre domande come questa che ti fai, fammi sapere cosa sono su Twitter!
