Sei sovraccarico di lavoro quando arrivi in ufficio lunedì mattina. Esegui progetti e rispondi a infinite e-mail, e prima che tu lo sappia sono le 7 di sera e hai appena fatto un'ammaccatura nella tua lista di cose da fare.
Ma poi arriva venerdì e stai andando in crociera. Hai trascorso la prima parte della settimana a stressarti e correre per finire i compiti, solo per passare il resto della settimana a giocherellare con i pollici.
Quindi, cosa puoi fare per pareggiare il tuo carico di lavoro? Inizia ponendoti queste tre domande:
1. Chi ti sta facendo pressione per far fare tutto in questo momento ?
Ognuno ha delle scadenze, ma quante di queste scadenze ti stai imponendo e quante te le sono state imposte da qualcun altro?
Se ti rendi conto di essere la ragione, dovresti passare alla seconda domanda. Ma…
Se è il tuo capo
Il tuo manager potrebbe aspettarti determinati incarichi da te in determinati momenti ed essere ignaro del fatto che tali scadenze stanno creando irregolarità nel tuo flusso di lavoro. E mentre potresti riferire a qualcuno che non si preoccupa di come le loro scelte ti influenzano, spero che non sia così.
Ad ogni modo, non lo saprai fino a quando non lo tirerai fuori. Trova il tempo di sederti con il tuo manager - idealmente quando non sono sopraffatti - e di discutere quali scadenze sono più importanti da rispettare e quali potrebbero prendere in considerazione per spostarsi o estenderle. (Suggerimento: questi modelli di email potrebbero aiutarti a iniziare la conversazione.)
Se è il tuo settore
Ma a volte, è proprio il settore in cui ti trovi ad essere il problema. Alcuni lavori vengono eseguiti in base agli orari degli sprint, altri funzionano in modo inadeguato. Se sei soddisfatto del ruolo che ricopri, potresti dover semplicemente accettare che funziona così.
Tuttavia, ci sono piccole cose che puoi fare che ti faranno sentire meno travolgente (ma ne parleremo più avanti).
2. Stai trattando con urgenza compiti non urgenti?
Lo facciamo continuamente: arriva un'e-mail a cui ci sentiamo obbligati a rispondere immediatamente, o il capo lancia un altro progetto e supponiamo che dovremmo iniziare quel giorno, o un cliente richiede un incontro questo pomeriggio.
A volte queste situazioni sono urgenti. Ma altre volte le stai trattando così per abitudine. Quindi, fai un respiro profondo la prossima volta che ti trovi in una di queste situazioni, fai un elenco di tutto ciò che devi fare e assegna le priorità come adesso o più tardi . In caso di dubbi, chiedere una scadenza o se è OK per respingerlo. (Spoiler: le persone hanno maggiori probabilità di dire "sì, ovviamente" se spieghi il perché.)
Oh, e se stai ancora lottando per dare la priorità alle attività, queste strategie dell'elenco di cose da fare potrebbero aiutare.
3. Potresti passare giorni lenti ad andare avanti?
Solo perché tutte le scadenze sono raggruppate in un paio di giorni non significa che devi completarle tutte contemporaneamente. Approfitta dei tuoi giorni più lenti lavorando in anticipo. Potrebbe anche essere semplice come delineare un rapporto, quindi tutto ciò che devi fare è riempire gli spazi vuoti in seguito. Oppure, trascorrendo il venerdì a scrivere e-mail che di solito invii un lunedì e a programmarle (utilizzando uno strumento come Boomerang) per uscire al momento opportuno.
Non riesci ad andare avanti nei giorni lenti perché ci sono pezzi mancanti, hai bisogno del permesso del tuo capo o stai aspettando le modifiche di un collega? Valuta invece di usare quel tempo per organizzarti e prepararti per le giornate impegnative.
Pulisci la tua scrivania, imposta la tua lista di cose da fare per la settimana successiva (prova questo modello), leggi articoli di settore che non hai mai tempo di leggere, o magari rilassati semplicemente pranzando lontano dalla scrivania o prendendo un caffè con un collega, qualunque cosa serva per essere sicuro di essere il tuo io migliore quando lo stress colpisce di nuovo.
Non è sempre giusto che certi giorni ti tengano in ufficio tardi mentre altri ti lasciano chiedersi perché ci sei, ma a volte questa è solo la realtà. Tuttavia, se ottieni il massimo del tempo che hai, non c'è motivo per cui non tutto verrà eseguito quando deve essere fatto.
