Come utilizzare SharePoint

Abbiamo esaminato ciò che è SharePoint, ora diamo un'occhiata a un paio di usi comuni. SharePoint è una piattaforma per la collaborazione con altri membri di un team. Questi sono spesso team aziendali, ma non devono esserlo. Alcune applicazioni non correlate al business per SharePoint includono:

• I team sportivi potrebbero utilizzare il calendario per pubblicare un programma di gioco e una raccolta documenti per contenere i video dei giochi.
• I club del libro potrebbero pubblicare link al libro della settimana successiva mentre i gruppi di scrittura potrebbero pubblicare commenti e commenti di critica.
• I gruppi di volontari che pianificano un progetto di restauro possono creare un piano con compiti e una tempistica.
• Un quartiere che gestisce una vendita di piazzali potrebbe pubblicare annunci su nuovi partecipanti o elencare elementi e prezzi in un file Excel condiviso in una Libreria documenti.

Naturalmente, quanto sopra è tutto possibile con altre app e servizi, ma SharePoint li riunisce tutti insieme in un'unica posizione, con un'interfaccia Web utilizzabile su Windows, macOS e Linux; Sono disponibili anche le app per Android e iOS. Inoltre, le app di Microsoft Office possono acquisire i file direttamente da SharePoint, scaricando e caricando in un attimo.

Nelle sezioni seguenti creeremo un nuovo spazio SharePoint, quindi illustreremo i passaggi per un paio di funzioni comuni: condivisione di file, creazione di pagine Web semplici e aggiunta di widget funzionali a tali pagine.

Come creare un sito di SharePoint

Avrai bisogno di un paio di cose prima di poter effettivamente creare il tuo sito:

• Innanzitutto, è necessario accedere a un account Office 365, ma non a qualsiasi account. Dovrà essere un account aziendale, in quanto SharePoint non è incluso negli account dei consumatori.
• Dovrai anche essere un amministratore per creare tu stesso un sito. Se non lo sei, puoi sempre chiedere al tuo amichevole amministratore di quartiere di crearne uno per te.

La creazione di un sito di SharePoint è una semplice questione di fare quanto segue:

1. Accedere a Office 365 come amministratore, quindi selezionare SharePoint dal menu dell'app in alto a sinistra.

   

2. Nel menu della pagina, seleziona il + Crea sito pulsante.

3. Selezionare Sito della squadra nella finestra di dialogo che segue. (Siti di comunicazione sono principalmente solo per la pubblicazione di annunci e altri contenuti.)

4. Scegli un design iniziale per il tuo sito. Questo lo riempirà con alcuni contenuti di base - non ti preoccupare, puoi sempre aggiustarli in seguito.

5. Fornisci i dettagli del tuo sito, inclusi nome e descrizione.

6. Selezionare finire per completare la configurazione. SharePoint lavorerà in background per creare il sito, ma vedrai i suoi progressi in tutto il mondo.

   

Ora che hai impostato uno spazio, avrai a disposizione alcune funzionalità immediatamente disponibili (mostrate sopra), tra cui:

• conversazioni: Bacheche private per il tuo gruppo.
• Documenti: Puoi condividere i file qui. Questi trarranno vantaggio dalle funzionalità di versioning e check-in / check-out che abbiamo descritto durante l'introduzione di SharePoint.
• OneNote Taccuino: I tuoi compagni di squadra possono collaborare tutti con questo Notebook OneNote creando e aggiungendo pagine.
• Pagine del sito: Consente di creare pagine Web personalizzate per il proprio team.

La condivisione di file tramite una Document Library è ancora un uso molto comune per SharePoint Sites. Diamo un'occhiata a come farlo.

Come utilizzare le raccolte documenti di SharePoint

Le librerie di documenti contengono cartelle e file e funzionano come ci si aspetterebbe. Per utilizzare la Libreria documenti:

1. Seleziona il Documenti link nella navigazione a sinistra.

2. Seleziona il + Nuovo pulsante per aggiungere nuovi elementi, come cartelle o file di Microsoft Office. In alternativa, puoi trascinare altri file nella cartella corrente della Libreria; non hanno bisogno di essere file di Office.

   

3. Seleziona un file di Office per aprirlo nell'app Web appropriata. La selezione di un file non Office farà una delle tre cose:

   • Aprilo per l'anteprima se si tratta di un formato web-friendly come un'immagine o PDF;
   • Apri in un'app pertinente se utilizzi Windows (che sa come parlare con SharePoint);
   • Scaricalo sul tuo computer, dove puoi aprirlo con il programma pertinente.

4. Mentre le moderne app web ti consentono di modificare un file con un collega contemporaneamente, hai comunque la possibilità di "estrarre" un file. Scegli i file selezionando nella colonna del segno di spunta più a sinistra, quindi seleziona il menu di overflow sulla destra. Il Check-out l'opzione impedisce a chiunque di salvare una nuova versione del file mentre ci stai lavorando; altri utenti possono ancora scaricare una copia e lavorarci su, ma non possono creare una nuova versione finché non l'hai salvata e "ricontrollata".

   

Come creare pagine del sito di SharePoint

Le pagine del sito di SharePoint consentono di creare pagine Web con informazioni di testo e grafiche. La differenza principale è che solo i membri del tuo sito saranno in grado di vederli quando sono connessi, rendendola una piccola intranet privata. Per creare nuove pagine nel sito di SharePoint:

1. Selezionare pagine dalla navigazione a sinistra.

2. Dalla barra dei menu in alto, selezionare + Nuovo, quindi selezionare tra i tipi di pagina:

   • Pagine Wiki sono auto-esplicativi.
   • Pagine del sito sono pagine vuote che puoi costruire solo da un titolo.
   • Pagine web part fornire alcuni layout predefiniti progettati per farti cadere in tutti i tipi di gadget, in stile dashboard.

   

3. Una volta creato, la pagina si aprirà per iniziare la modifica. Puoi iniziare dandogli un nome. I contenuti aggiuntivi si presentano sotto forma di web part, che verranno esaminati di seguito.

   

4. Selezionare Pubblicare rendere disponibili le modifiche ai colleghi.

5. Le tue pagine sono disponibili all'interno di pagine elenco nella navigazione a sinistra.

6. Puoi visualizzare le pagine esistenti, quindi selezionare il modificare pulsante nel menu.

   

Come aggiungere web part alle pagine di SharePoint

Una delle grandi caratteristiche di SharePoint sono le web part che puoi incorporare nelle tue pagine. Anche quando vuoi aggiungere solo testo e grafica, devi prima aggiungere una web part per tenerla; questi widget possono includere elementi come i feed di notizie, una directory di membri del team o elenchi di attività recenti nel sito. Se hai creato una pagina nei passaggi precedenti, aggiungi una web part ad essa effettuando le seguenti operazioni:

1. Seleziona una pagina, quindi inseriscila modificare modalità come descritto sopra.

2. È possibile aggiungere web part a una pagina in posizioni in cui Più (+) appare il segno. Seleziona questo pulsante quando viene visualizzato e un menu a comparsa ti mostra un elenco di web part disponibili. Puoi sfogliare l'intero elenco o cercare per parola chiave.

   

3. Una volta selezionata una web part, questa verrà inserita nella pagina.

4. A questo punto, dovrai configurare la web part. Per qualcosa come la Galleria di immagini nella foto qui sotto, seleziona il Aggiungi immagini pulsante per selezionare le immagini che si desidera mostrare.

   

5. Selezionare Pubblicare rendere disponibili le modifiche ai colleghi.

Mentre la home page viene creata automaticamente per te, è sempre una pagina come qualsiasi altra, e puoi riempirla con web part per il tuo contenuto.

Installazione e utilizzo dell'app Tasks

Le cose cominciano a diventare davvero interessanti quando aggiungi applicazioni al tuo sito. Queste vanno oltre la funzionalità delle web part e includono cose come i blog o un elenco personalizzato, che è come un piccolo database. Daremo un'occhiata all'app Tasks, che ti consente di impostare le cose da fare per i membri del tuo team, assegnarle e seguirne il completamento. Per aggiungere attività al sito di SharePoint:

1. Nella pagina iniziale del sito, selezionare il + Nuovo pulsante, quindi selezionare App.

2. Questo mostrerà una pagina con una selezione di app disponibili. Seleziona quello che vuoi.

   

3. Apparirà ora nel Contenuto del sito schermo, che puoi vedere selezionandolo nella barra di navigazione a sinistra. Potrebbe essere necessario eseguire una configurazione come alcune delle web part, ma con le attività, è tutto pronto per iniziare la delega.

   

SharePoint ha molte più funzionalità di quelle elencate qui. Ma usando solo questi puoi creare siti molto funzionali e collaborativi per amici e colleghi.