SharePoint è la piattaforma di collaborazione di Microsoft, simile a Google Drive, e molto altro ancora. È un luogo in cui i membri del team possono comunicare, scambiarsi dati e lavorare insieme; un repository di file condiviso, un blog, un sistema di gestione dei contenuti web e una intranet.
SharePoint come unità di file migliorata
Alcuni anni fa, la collaborazione Microsoft all'avanguardia aveva due componenti: Exchange, che utilizzava e-mail e calendari condivisi e unità di file di rete. Queste unità, che potreste ricordare avevano lettere di unità come "S:" o "X:", contenevano file a cui l'intera squadra poteva accedere, ma solo una persona potrebbe effettivamente modificarle alla volta. Per ovviare al problema, potresti copiarli sul tuo computer locale e modificarli. Ciò a volte porta a confusione, sovrascrittura e nomi di file criptici.
Quindi Microsoft ha creato SharePoint, che ha fornito un paio di vantaggi:
- Versioning dei file: Significa che potresti avere un singolo file "Our Important Report.doc". SharePoint gestiva la "revisione 1", la "revisione 2" ecc. Forniva persino una funzione di commento, in modo da poter descrivere le modifiche introdotte da quella particolare revisione, ad es. "questo contiene i commenti di Aaron".
- Arrivo Partenza: La possibilità per un utente di bloccare un file da modifiche di un altro utente. Se qualcuno ha tentato di accedere a un file estratto da un altro utente, SharePoint chiederà loro di scaricarlo localmente, ma avverte anche che eventuali modifiche apportate potrebbero non essere sincronizzate con ciò che sta facendo l'utente corrente. Ciò ha fornito un flusso di lavoro semplice in cui almeno qualcuno dovrebbe attendere fino al completamento dell'altra persona. Le versioni più recenti offrono anche di avvisare una persona quando il file viene liberato.
- Indicizzazione e ricerca potenti: Questa è diventata una caratteristica fondamentale quando il mondo si è abituato a cercare su Google tutto. Sono finiti i giorni in cui avresti bisogno di scavare attraverso una dozzina di livelli di cartelle e spero che tu li abbia ricordati giusto.
- Un'interfaccia Web: Questo combinato con la ricerca migliorata ha reso SharePoint un punto di riferimento per la collaborazione sui contenuti aziendali.
- Integrazione con Windows Apps: La possibilità di ottenere un file da SharePoint utilizzando il File > Aperto finestre di dialogo visualizzate in programmi Windows come Microsoft Office.
Con una mossa intelligente, Microsoft ha mantenuto il vecchio concetto di file drive, il che significa che è possibile aprire un file Excel dalla propria unità "X:", modificarlo, quindi salvarlo, proprio come prima. Tuttavia, in background, SharePoint controlla il file per te, quindi lo ricontrolla e lo rende disponibile per te. Tutte queste funzionalità esistono ancora e funzionano bene, ma SharePoint è più di una semplice unità di file di fantasia oggi.
Office 365 e la piattaforma di collaborazione SharePoint
Mentre Google, Apple, DropBox e altri hanno migliorato le funzionalità dei loro servizi cloud, Microsoft stava lavorando da soli. Un nuovo servizio di condivisione file chiamato SkyDrive (ora OneDrive) ha assunto la semplice condivisione dei file. Con questo, SharePoint è diventato un componente importante del prodotto Office 365 di Microsoft, che associava la collaborazione basata su cloud all'accesso in abbonamento a Office.
SharePoint è una piattaforma di contenuti Web, ma non precisamente WordPress o Squarespace che probabilmente associ a questo termine. È possibile utilizzare SharePoint per creare pagine e pubblicarle come sito Web, ma è anche possibile creare un sito per un team di reparto, quindi inserire Web part in esso che potrebbero includere un blog con annunci, un elenco di membri del team di Exchange, una libreria di documenti e una griglia di dati guidata da una cartella di lavoro di Excel.
Come un CMS web pubblico, era adeguato, ma come una intranet che poteva mostrare bit di dati aziendali, era piuttosto interessante.
Che cos'è SharePoint Today?
Oggi SharePoint si basa sui suoi punti di forza ed è compatibile con Windows, macOS, Android, iOS e browser web. Conserva lo stesso concetto di "sito", ma versioni più recenti hanno introdotto la possibilità di aggiungere app a quel sito. Gli sviluppatori di terze parti hanno persino un mercato in cui possono offrire i propri.
SharePoint è come una base di partenza per il tuo team, dove puoi raccogliere file, discussioni, annunci e praticamente qualsiasi altra forma di collaborazione che puoi immaginare.
Suggerimenti per l'utilizzo di SharePoint
- SharePoint è disponibile come parte di Office 365, ma solo per gli account aziendali. Detto questo, questi account possono essere acquistati per un minimo di $ 5 al mese.
- Il concetto centrale in SharePoint è un sito. È necessario prima configurare un sito, quindi aggiungere contenuti o widget.
- Mentre SharePoint era un CMS molto simile a WordPress, in cui si inseriva il contenuto ed è stato pubblicato su un sito Web pubblico, la versione di Office 365 è più comunemente utilizzata come spazio di collaborazione.
