15 regole per chattare online con i tuoi colleghi: la musa

Ah, lento! Lo strumento sempre più popolare (insieme a HipChat e Google Chat) afferma di aumentare la collaborazione e ridurre la posta elettronica all'interno degli uffici. Anche se questo può essere vero, può anche essere una modalità di comunicazione iper distrattiva e inappropriata, e sto ascoltando e leggendo sempre più lamentele su come i team non siano così efficaci come dovrebbero essere.

Credo che la maggior parte di questi problemi sia dovuta al fatto che una nuova serie di norme sociali non è stata ancora determinata e interiorizzata per ottenere il massimo da questi fantastici nuovi strumenti di comunicazione. Quindi, nello spirito della mia e-mail, telefono e regole di incontro, ecco 15 regole di comunicazione digitale per vivere secondo:

Chiacchierare una domanda è facile, anzi, troppo facile. Quindi, prima di farlo, assicurati di non essere solo pigro ed evitare di trovare la risposta per te stesso. La prossima volta che vuoi porre al tuo collega una "domanda superveloce", poniti queste due domande: posso farlo su Google? Posso trovarlo nel nostro disco interno o nei documenti?
Se qualcuno è offline o utilizza uno stato "Non disturbare", consideralo come una porta dell'ufficio chiusa. Manda messaggi ai tuoi colleghi solo se è il tipo di problema per cui faresti irruzione nel loro ufficio, perché è effettivamente quello che stai facendo. Detto questo, quando non vuoi essere disturbato, chiariscilo il più spesso possibile disconnettendoti o abilitando DND.
Non hai bisogno di una risposta oggi? Quindi dovresti sempre inviare un'e-mail anziché una chat. Una chat significa "Ho bisogno di questo adesso". Hai bisogno della risposta oggi, ma hai anche bisogno che copra molto terreno? Se la risposta richiede più di cinque minuti per capire, dovresti sempre optare per l'e-mail. Questo sta dando al collega la cortesia di decidere quando interrompere il proprio lavoro per affrontare il problema.
Sappi che quando dici "Hai un minuto?" (O qualsiasi sua variazione), stai davvero dicendo "Adesso prenderò il tuo tempo." Perché la risposta che otterrai quasi sempre è di solito "Sì, che succede? ”e la realtà è che la persona era probabilmente nel mezzo di qualcos'altro. Invece, prova: “Quando hai un minuto, mi piacerebbe farti rimbalzare qualcosa. Senza fretta!"
Simile a e-mail e messaggi, il tono può essere difficile da misurare tramite chat. Quindi, dai sempre alle persone il beneficio del dubbio e assumi buone intenzioni. Pensi che siano snippy o sarcastici? Rileggi il messaggio con un tono piacevole e un sorriso come controllo dell'intestino. D'altra parte, se sei preoccupato che il tuo messaggio possa essere male interpretato, lancia una GIF o un'emoji per chiarire le tue intenzioni.
Proprio come rispondere a tutta la compagnia è la cosa peggiore , inviare una chat che è rilevante solo per una manciata di persone a 50 collaboratori è odioso. Quindi, quando stai discutendo su chi fare il loop, fai un piccolo giro all'inizio.
Se si tratta di un annuncio a cui si desidera che il proprio team possa fare riferimento, utilizzare l'e-mail. L'eccezione qui è se la tua azienda utilizza regolarmente le chat bloccate e tutti sanno come utilizzare quella funzione e dove cercare le informazioni chiave.
Usa strumenti e plugin per rendere la chat più intelligente. Chiedere "Tutti sono liberi di pranzare in squadra giovedì?" Apre un fiume di risposte, avanti e indietro. Un semplice plugin di polling come Simple Poll si occupa di questo e riduce tutto quel rumore in un singolo messaggio:

Avere sempre conversazioni sfumate o difficili di persona. Oppure, se ciò non è possibile, fallo tramite telefono o chat video, incluso il feedback costruttivo, la negoziazione e la revisione dei progetti.
Scopri come leggere tra le righe in una conversazione. Perché chattare così casualmente rende facile uscire dall'argomento, succede molto. (Ed è OK! Le pause sono buone!) Ma se noti che stai dominando la conversazione o stai fornendo il 75% delle reazioni GIF, probabilmente significa che non è il momento migliore per l'altra persona.
Non dare per scontato che qualcuno abbia visto il tuo messaggio importante in una chat di gruppo. Se è qualcosa che vuoi che qualcuno (o tutti) veda al 100%, invia invece un'email.
Se chatti un gruppo e poi si trasforma in un convoglio uno contro uno a cui l'intero canale non ha bisogno di essere al corrente (o non dovrebbe esserlo), sposta la discussione. Anche se non è confidenziale, è spesso meglio tenere quei discorsi lontano dal gruppo.
A meno che l'ufficio non sia attualmente in fiamme, prova a dedicare un minuto a dire "Ciao, come stai?" A qualcuno prima di iniziare una conversazione. Farà che tutto ciò che dici vada molto più agevolmente.
Se una conversazione non richiede direttamente il tuo contributo, non sentirti sotto pressione per intervenire se sei occupato. E, sulla stessa nota, se sei occupato, non distrarti seguendo ogni singola conversazione.
Infine, quest'ultimo non è in realtà una regola, solo un promemoria. Anche se il tuo capo non partecipa a chat di gruppo casuali e sciocche, potrebbe comunque stare a guardare. E se stai lottando per completare i compiti in tempo, non sarà elettrizzato nel vedere quanto sei attivo. Quindi, divertiti, sii grato di lavorare per un'azienda che riconosce una buona GIF, ma anche di fare il tuo lavoro.