Ha ottenuto un posto di lavoro? Uno che coinvolge un computer, una connessione Internet e una scrivania?
Quindi probabilmente scriverai un romanzo di e-mail quest'anno, trattando circa 100 e-mail al giorno.
Penso che possiamo essere tutti d'accordo: il sovraccarico della posta elettronica sta raggiungendo un picco febbrile. (E non una buona febbre, come la discoteca o il campanaccio. Una brutta febbre. Come il tifo.)
Come la maggior parte delle persone, ho trascorso molto tempo a pensare a come organizzare le e-mail, dare la priorità alle e-mail e rispondere alle e-mail più velocemente. Ma ultimamente, ho preso in considerazione una domanda più interessante: come posso "addestrare" le persone (in modo gentile e amorevole, ovviamente) per inviarmi meno email in primo luogo?
Ecco tre delle mie tecniche preferite.
Sono concetti rivoluzionari? Non proprio. Sono promemoria sani e sensati? Credo di si. E se sei d'accordo, spero che mi invii un'email e mi dica tutto. (Sto scherzando. Completamente.)
1. Non rispondere immediatamente a tutte le e-mail (o affatto)
Questo può sembrare controintuitivo, ma quando ci si immerge davvero, molte "e-mail urgenti" tendono a risolversi senza la tua assistenza.
Caso in questione: circa una volta al giorno riceverò un'e-mail frenetica da un adorabile cliente, collega o cliente che dice qualcosa del tipo:
“Alex! Aiuto! Sto provando a fare _________ ma non ricordo cosa mi hai detto di fare su _________. Me lo ricordi ancora?
Circa il 90% delle volte, se aspetto un'ora o due e non faccio nulla, quella stessa persona risponde e dice:
“Alex! Evviva! L'avevo capito. Colpa mia. Non importa!"
Scegliendo di non rispondere istantaneamente, stai "addestrando" le persone a essere più autosufficienti, creando al contempo aspettative sane e realistiche sulla velocità con cui sarai in grado di rispondere.
Naturalmente, usa il buon senso qui. Se lavori in una posizione di servizio al cliente - e un elemento chiave del tuo lavoro è rispondere prontamente alle persone che hanno bisogno del tuo aiuto - allora ovviamente la tua definizione di "chi ha bisogno del mio aiuto" sarà diversa da quella di qualcun altro.
Ma indipendentemente dal tipo di lavoro che puoi svolgere, puoi provare questo passaggio successivo.
2. Creare un risponditore automatico con risposte utili alle domande frequenti
Fai un elenco di domande frequenti che le persone ti inviano via e-mail, giorno dopo giorno. Quindi, inserisci le tue risposte in un risponditore automatico che dia alle persone esattamente ciò di cui hanno bisogno.
È altamente efficiente e, di nuovo, invia un messaggio sottile che apprezzi le persone che sono disposte ad aiutare se stesse.
Ecco un semplice esempio:
Ehilà!
Mille grazie per aver scritto.
Se stai leggendo queste parole, significa che sono in ginocchio in un progetto grande ed eccitante, e non controllerò la mia e-mail per diverse ore.
Ma grazie alla magia della posta elettronica, posso ancora aiutarti, in questo momento!
Se stai inviando un'e-mail per organizzare una riunione:
Si prega di utilizzare il mio strumento di pianificazione online, qui. È il modo migliore per bloccare il tempo.
Se stai inviando un'e-mail per ottenere un aggiornamento dello stato su Project XYZ:
Consulta la cronologia aggiornata, qui.
Se hai una domanda estremamente sensibile al tempo:
Per favore, chiama il mio cellulare su ### - ### - ####. O passeggiare verso la mia scrivania al terzo piano. Saró in giro.
3. Rispondi con dichiarazioni, non più domande
Se concludi le tue e-mail con domande aperte come queste:
"A che ora pensi che dovremmo pranzare?"
"Ricordi come aggiornare il sito Web o hai bisogno di aiuto?"
"Come pensi che dovremmo procedere da qui?"
Le tue domande genereranno solo più e-mail, con ancora più domande, che richiedono il tuo continuo pensiero e attenzione.
Quindi, invece di una domanda a risposta aperta, prova a terminare le tue e-mail con una chiara dichiarazione, come:
“Pranziamo alle 12:30. Ci vediamo al Café Luna. ”
“Quando sei pronto per aggiornare il sito Web, ecco un tutorial su WordPress e un link alle nostre linee guida sul marchio aziendale. Sono qui se hai bisogno di più aiuto. "
“Riconnettiamoci tra una settimana. Ti chiamo alle 10 di lunedì prossimo. "
Se quello che stai proponendo non funziona per i tuoi destinatari, ti faranno sapere! Ma la maggior parte delle volte, ti saranno grati per la tua precisione. Stai eliminando il lavoro mentale per loro, per non parlare di una lunga serie di inutili back-and -thing.
Per riassumere tutto?
Se vuoi addestrare le persone a inviarti meno (e migliori) e-mail: modella il comportamento che vuoi vedere nel mondo.
Se prendi l'abitudine di inviare per e-mail ad amici e colleghi chiedendo consigli su cose che potresti probabilmente solo Google, allora altri probabilmente faranno lo stesso con te.
Se scrivi e-mail lunghe, sconclusionate, puzzle-esque, otterrai risposte ugualmente mistificanti.
Ma se sei pensieroso e conciso, alzerai il livello per tutti nella tua cerchia, insegnando agli altri esattamente come vuoi essere trattato.
Quindi, sii un insegnante chiaro e coerente. La tua casella di posta (e psiche) ti ringrazieranno.
