Lavorare in un grande ufficio aziendale può essere una benedizione e una maledizione.
Da un lato, hai tonnellate di risorse a tua disposizione: assistenza tecnica, team creativi, tutor, una sala rifornimenti ben fornita e qualsiasi altra cosa ti serva solo un ordine di acquisto.
D'altra parte, la burocrazia di un ambiente aziendale può facilmente smorzare nuove idee e rallentare il lavoro che devi svolgere. Tra politiche inutili, scartoffie infinite e mancanza di autorità decisionale, puoi iniziare a chiederti se i responsabili delle regole aziendali stanno attivamente cercando di rendere il tuo lavoro più difficile.
La verità è che probabilmente non sarai in grado di liberare da solo la tua compagnia da questo tipo di ridicolità - ehm, burocrazia - in qualunque momento presto. Ma affrontandolo frontalmente e affrontandolo nel modo corretto, puoi renderlo molto meno frustrante per te e la tua squadra.
Dopo aver trascorso alcuni anni nel mondo aziendale, ecco le cose che ho trovato più frustrante e come ho imparato a gestirle in modo proattivo.
Il problema: mancanza di trasparenza
A meno che tu non sia nella suite C, è probabile che non otterrai molte informazioni sulle decisioni aziendali della tua azienda. Anche se ricopri un ruolo di supervisore, probabilmente sarai al riparo da annunci imprevisti, nuove iniziative e modifiche alle politiche.
Prendi il mio ufficio: circa un mese fa, quattro impiegati del mio dipartimento sono stati convocati in una riunione in cui sono stati licenziati, il tutto a mia insaputa. Come loro supervisore, mi sono precipitato dal mio manager per chiederle cosa sapesse della situazione. Si scopre che non aveva idea dei licenziamenti in corso, di quali informazioni si basassero e se ce ne fossero altri.
La stessa cosa è successa quando la nostra azienda è stata acquistata e fusa con un'altra società. I cambiamenti nella struttura e nella gestione sono stati trasmessi solo a determinati dipartimenti, lasciando il resto dei dipendenti a dipendere dalle voci fino a quando le informazioni non fossero state strategicamente filtrate.
Come affrontare
Non c'è davvero alcun modo garantito per ottenere informazioni sul funzionamento interno della tua azienda: se il CEO non vuole che tu lo sappia, probabilmente non sarai in grado di scoprirlo. Tuttavia, non fa male comunicare regolarmente con il proprio supervisore e chiedere cosa sa di determinate situazioni. Ho scoperto che anche se il mio manager non può darmi molti dettagli, posso raccogliere informazioni occasionali (che almeno mi danno un quadro generale, anche se non riesco a vedere tutto).
L'altro lato di affrontare una mancanza di conoscenza (e la frustrazione che ne deriva) è concentrarsi sull'essere agili nel proprio ruolo. Per quanto sia difficile, se riesci ad imparare ad accettare il cambiamento in modo grazioso e calmo (piuttosto che lamentarti o chiederti costantemente perché le cose non possono tornare come prima), avrai un tempo molto più facile per adattarti e prendendo i cambiamenti nel passo.
Il problema: politiche apparentemente inutili
Consulta il manuale di qualsiasi azienda e troverai una politica dopo l'altra relativa a tutto, dal comportamento previsto al codice di abbigliamento, fino ai giorni di riposo. E per la maggior parte, probabilmente non ti chiedi perché queste politiche siano necessarie.
Cioè, fino a quando non ti imbatti in una regola che specifica qualcosa di assurdo: ad esempio, quella PTO può essere richiesta solo con incrementi di mezza o intera giornata, anziché per ora (e mezz'ora? Dimenticalo!) - quindi hai utilizzare quattro ore di quel prezioso periodo di vacanza per un appuntamento dal medico, anziché solo uno. Oppure, la regola che stabilisce che i dipendenti orari non possono usare il cellulare per inviare messaggi di testo o navigare in Internet anche quando sono fuori orario durante il pranzo e le pause.
Per un ufficio pieno di adulti che sanno come portare a termine il lavoro? Queste politiche sembrano inutili e ingiuste.
Come affrontare
Per quanto frustranti possano essere le regole, probabilmente ci sono validi motivi per esserlo. Ho scoperto che mi aiuta ad accettarli (e ad applicarli) se sono in grado di ottenere maggiori informazioni su tali motivi. Se, ad esempio, scopro che il nostro sistema PTO semplicemente non è in grado di elaborare nient'altro che richieste di quattro o otto ore, mi sento più soddisfatto del presupposto che il nostro dipartimento Risorse umane voglia semplicemente costringerci a consumare le nostre ore più rapidamente possibile. (So anche, dato che questa è l'unica ragione della regola, che potrebbe essere possibile ignorarla, come consentire a un dipendente di saltare la sua ora di pranzo per compensare l'appuntamento di quel dottore che l'ha resa in ritardo.)
Il problema: mancanza di capacità decisionale
Fino a quando non sei in una posizione di regista, non hai davvero molto margine di manovra per prendere decisioni a nome del tuo team, dei clienti o addirittura, davvero, te stesso.
Ad esempio, la funzione principale del mio team è quella di impostare il software dei clienti per trasmettere richieste di risarcimento per via elettronica, ma recentemente ci è stata data anche la responsabilità di rispondere alle controversie sulla fattura. Quindi, i clienti chiamerebbero, irati di essere stati addebitati per il doppio dell'importo che avrebbero dovuto essere. Saremo in grado di ricercare il problema in una certa misura, poiché potremmo accedere in remoto al loro sistema.
Ma il trucco era, anche se abbiamo scoperto che la fattura non era corretta, non avevamo accesso al contratto del cliente, che spiegava quali fossero e non eravamo responsabili del pagamento. Anche se era evidente che il cliente meritava un credito per il pagamento in eccesso, non eravamo autorizzati a darglielo. Abbiamo dovuto trasferire il cliente in un altro reparto, quindi abbiamo dovuto salire di livello per ottenere l'approvazione. È stato estenuante e esasperante per tutti i soggetti coinvolti.
Qualunque sia la posizione in cui lavori, probabilmente lo sperimenterai anche tu. Potresti non essere autorizzato a prendere decisioni, a modificare i processi o ad andare fuori di testa per un cliente senza l'approvazione appropriata, il che può rendere alcune situazioni scomode.
Come affrontare
Se so in anticipo che non sono la persona giusta per apportare una modifica o dare l'approvazione per qualcosa, mi piace dare piena divulgazione di ciò sin dall'inizio. Quindi, quando parlo con un cliente di una fattura, preparo la conversazione spiegando: "Ho intenzione di aiutarti a ricercare questo problema, ma per ottenere effettivamente la tua fattura corretta, dovrò trasferirti al nostro servizio clienti dipartimento, ok? "
Impostando le aspettative corrette con chiunque sia coinvolto, eliminerai la frustrazione che sarebbe arrivata se avessi aspettato fino alla fine della conversazione per spiegare la tua mancanza di autorità.
Il problema: scartoffie infinite e burocrazia
Mentre potresti avere un elenco infinito di cose da fare e un docket completo di progetti, in realtà fare progressi su questi elementi spesso risulta più facile a dirsi che a farsi. Invece di immergerti subito, devi prima creare un piano di progetto, specificando in dettaglio chi dovrai coinvolgere, le spese che dovrai sostenere e un calendario previsto.
Per ricevere feedback su di esso, lo invierai tramite e-mail al tuo capo e, quando non ricevi risposta dopo una settimana, invierai alcuni messaggi di follow-up. Aspetterete che lui o lei ottengano l'approvazione dalla linea e solo allora, settimane dopo aver "avviato" il progetto, sarete effettivamente in grado di iniziare.
Suona familiare? In ambienti come questo, è davvero difficile e incredibilmente frustrante riuscire a fare qualsiasi cosa.
Come affrontare
Sfortunatamente, resistere a un processo di approvazione esistente, per quanto lungo e noioso, potrebbe richiedere solo più tempo. I miei dipendenti, ad esempio, spesso vengono da me per lamentarsi di un modo particolare di fare le cose e ogni volta chiedo: "Riesci a documentare alcuni esempi?" Dopotutto, è l'unico modo per determinare se un il cambiamento può essere fatto e presentarlo ai superiori se è così. Se i miei collaboratori non sono preparati con quegli esempi, ciò aggiunge almeno un giorno o due al processo, ma se sono pronti, possiamo iniziare subito.
Lo stesso vale per la stesura di piani di progetto, la compilazione di documenti e l'elaborazione di piani di progetto. Sì, sono una seccatura, ma se puoi anticiparne la necessità e iniziare in anticipo, farai un vantaggio (ed eviterai la frustrazione di sentire ripetere il tuo capo, “Hai documentato questo? “). Suggerimento professionale: prova a creare modelli riutilizzabili che puoi utilizzare quando chiedi l'approvazione, suggerisci una modifica o presenti un'idea.
Alla fine della giornata, le regole e le politiche esistono perché consentono alle aziende di funzionare senza intoppi. Possono essere frustranti, ma non vanno da nessuna parte. Regolando il modo in cui gestisci la burocrazia, sarai in grado di navigare più facilmente nelle acque e farai una grande differenza nella tua vita lavorativa quotidiana.
