Come nuovo manager, ti renderai conto abbastanza rapidamente che le scuse sono come un orologio - proprio nel momento in cui è necessario un grande progetto, un rapporto o un incarico, arriveranno: "Non avevo tempo", " Ho solo troppe altre cose sul mio piatto in questo momento ", " Non ho mai imparato a farlo ", o - il mio preferito personale -" Quale progetto? "
E mentre il vapore praticamente ti esce dalle orecchie a queste scuse deboli, è difficile sapere esattamente come reagire. Tra la necessità di portare a termine il lavoro il più rapidamente possibile e la sensazione di un pizzico di simpatia che forse il tuo dipendente ha davvero troppi progetti sul piatto, probabilmente rispondi con una versione di “Va bene. Mi prenderò cura di me. "
Ci sono stato anche io. Per quanto vorrei dire che sono sempre stato un capo fermo e rispettabile, lo ammetto: sono stato un pushover. E ho imparato nel modo più duro che quando prendi l'abitudine di accettare scuse come questa, i tuoi dipendenti saranno pronti a camminare su di te e sulla tua autorità.
Per fortuna, ho trovato alcuni modi per respingere le scuse: strategie che non solo mi hanno semplificato la vita, ma hanno contribuito a creare una cultura generale di responsabilità all'interno della mia squadra. La prossima volta che arrivano queste scuse, prova questo.
Smetti di dire "Va bene"
Quando un dipendente entrava nel mio ufficio, con le spalle curve e gli occhi da cucciolo in piena regola, non potevo fare a meno di dare un orecchio comprensivo. Quindi, quando ha spiegato "Sono stato così sopraffatto dagli altri miei lavori ultimamente - non ho avuto il tempo", non sono riuscito a raccogliere il buonumore per rispondere con qualsiasi cosa tranne: "Oh, va bene."
La stessa cosa è successa quando qualcuno non ha saputo tirare i numeri per un determinato rapporto, non è riuscito a convincere un cliente a rispondere alla sua chiamata, o ha avuto solo una notte troppo pazza per arrivare in ufficio in orario la mattina successiva. Cadrei nella stessa trappola e la ripeto ancora: "Va bene", anche se queste scuse erano tutt'altro che accettabili.
Quindi, impara dal mio errore e fai il primo, e incredibilmente importante, passo per rendere i tuoi dipendenti responsabili: smetti di dire "va bene". È una frase facile da pronunciare come una risposta comprensiva naturale, ma quello che stai davvero trasmettendo è che è del tutto accettabile scusarsi per comportamenti scorretti. È davvero quello che vuoi che pensi la tua squadra?
Invece, Esprimi delusione
Naturalmente, anche tu non dovresti prenderlo all'altro estremo e sferrare bruscamente. Invece, incanala la tua infanzia: quando hai fatto qualcosa di sbagliato, non hai necessariamente temuto la tua punizione (anche se essere stato messo a terra per due settimane è stato un duro colpo) - oltre a ciò, hai temuto quella frase inquietante: "Sono così deluso tu."
Non è necessario utilizzare quelle parole esatte, ma è necessario trasmettere un senso di delusione quando un dipendente produce una scusa inaccettabile. Spiega esattamente in che modo ciò che ha fatto (o non ha fatto) ha influito su di te, sul team e sull'azienda nel suo insieme: “Stavo davvero contando su di te affinché il budget mensile finisse questa mattina, Megan. Dal momento che non ce l'abbiamo, il resto della squadra dovrà davvero arrampicarsi per ottenere quei numeri ".
Quando la tua dipendente si rende conto che la sua supervisione non ha influito solo su di lei, ma anche su tutta la sua squadra, è molto più propensa a metterla insieme la prossima volta.
Non abbiate paura di porre domande
Dopo molta pratica, ho imparato che non posso interrompere la conversazione dopo aver ascoltato e riconosciuto la scusa di un dipendente. Invece, dovresti usare ogni scusa come un'opportunità per scavare, porre domande e determinare la causa principale del problema.
Se un dipendente insiste che non ha avuto il tempo di fare un progetto, chiedi: "Quando hai iniziato questo progetto?" "Quando ti è stato assegnato questo progetto?" E "Come hai dato la priorità al tuo tempo?" Oppure, quando un dipendente dice: "Nessuno del dipartimento finanziario mi rispondeva per e-mail", ha detto: "Hai provato a chiamare?" o "Hai comunicato il problema a me o a un altro manager?"
Se poni le domande giuste, molto spesso dimostrerai - senza dirlo esplicitamente - che molte scuse non sono giustificabili al 100% (ad esempio, se il tuo dipendente avesse avviato il progetto al momento della prima assegnazione, avrebbe avuto un sacco di tempo). Ma soprattutto, porre queste domande comunicherà ai tuoi dipendenti che non ti limiterai a sederti e accettare scuse senza dire una parola.
Va bene anche esprimere preoccupazione
A seconda delle risposte che ricevi da queste domande, c'è anche la possibilità che ti imbatterai in alcuni problemi legittimi che devono essere affrontati. Può essere complicato separare un dipendente che in realtà non ha le risorse giuste per completare un progetto da un dipendente che semplicemente non farà lo sforzo di chiedere aiuto, ma spetta a te, come manager, scavare dentro e scoprire.
Ad esempio, quando uno dei miei dipendenti ha continuato a presentare la scusa, "Sono così sovraccarico di lavoro", sono stato tentato di liquidarlo come cattiva gestione del tempo, ma ho deciso di dare un'occhiata più da vicino al suo carico di lavoro. Ho esaminato le sue responsabilità e verificato il numero di progetti che aveva nel suo piatto, e mi sono reso conto che, in effetti, aveva più lavoro rispetto al resto del team. Di conseguenza, sono stato in grado di ridistribuire alcune delle sue opere e - voilà! - le scuse sono cessate.
Mentre è importante proteggerti dal diventare un pushover - se vedi ogni scusa come un impiegato pigro che cerca di uscire dal suo lavoro, potresti ignorare alcuni problemi legittimi.
Imposta le aspettative per la prossima volta
Dopo aver risolto spiegazioni, motivazioni e problemi più profondi, imposta chiare aspettative per il futuro.
Se il tuo dipendente ha difficoltà a organizzare il suo tempo, ad esempio, indica alcune strategie di gestione del buon tempo e fai un follow-up tra un paio di settimane per assicurarti che sia ancora sulla buona strada. Se la tua dipendente "non sapeva come" completare un'attività, assicurati di essere a conoscenza delle risorse a sua disposizione in altri dipartimenti dell'azienda e che capisce che dovrebbe prendere l'iniziativa per rintracciare tali risorse, invece di aspettare che la scadenza passi solo per passare la colpa.
Ogni volta che un dipendente viene da te con una scusa, non limitarti a evitarlo e spera che non accada di nuovo. Scava, fai domande difficili e mostra ai tuoi dipendenti che sei serio riguardo al loro lavoro e successo. Nel corso del tempo, ti renderai conto che non ti accontenterai di niente di meno del meglio e i tuoi dipendenti si renderanno conto che non c'è spazio per le scuse.
