Il tuo posto di lavoro sembra un po 'come il Congresso ultimamente? Tutti lavorano per il proprio team e non per il miglioramento collettivo dell'azienda? Stai riscontrando problemi nel raggiungere il corridoio per ottenere le informazioni di cui hai bisogno per svolgere bene il tuo lavoro, o per niente?
Sebbene i dipendenti non profit siano uniti dalla missione delle loro organizzazioni, ho scoperto che questi problemi affliggono il non profit tanto quanto fanno qualsiasi altro tipo di azienda. Mentre potremmo avere in mente un risultato finale, siamo facilmente divisi dalle nostre funzioni e da come realizziamo quella missione.
Lo scontro più frequente nel mondo no profit è tra il personale del programma e il personale della raccolta fondi. I dipendenti del programma spesso accusano le raccolte di fondi di concentrarsi sul denaro rispetto alla missione, di travisare il lavoro dell'organizzazione o di sfruttare i clienti. D'altro canto, le raccolte di fondi si sentono frustrate quando il personale del programma non le inserisce in importanti sviluppi, rendendo difficile per loro raccogliere i fondi necessari per il funzionamento dei programmi. Aggiungete il fatto che le organizzazioni no profit sono perennemente a corto di personale, e avete uno staff stressato e sopraffatto, che può portare a comportamenti scattanti, a una raccolta fondi inefficace e allo sviluppo di programmi.
Che tu faccia parte anche di un'organizzazione no profit o che la tua azienda sia semplicemente divisa in silos invisibili che non sembrano giocare bene, ecco alcuni dei miei migliori consigli per seppellire l'ascia di guerra con i tuoi colleghi e capire come comunicare meglio.
1. Chiarisci il tuo ruolo
Questo sembra di base, ma è probabilmente la radice di molti dei tuoi problemi. Nella mia situazione, come raccolta fondi, mi aspetto che tutto il personale, indipendentemente dai ruoli designati, parteciperà alla raccolta fondi a un certo livello. Tuttavia, se non hanno mai dovuto farlo in un ruolo precedente o non capiscono perfettamente perché sto facendo la richiesta, incontrerò spesso delle resistenze. Per sistemare le cose, spiego di cosa ho bisogno e perché ne ho bisogno. Altrimenti, per le persone che non hanno molta esperienza con la mia funzione, sembra che sto chiedendo loro di fare il mio lavoro per me.
Inoltre, è spesso utile indicare chiaramente come il tuo ruolo può aiutarli in cambio. Ad esempio, come qualcuno che comunica regolarmente con i finanziatori, spiego cosa fa la mia organizzazione e come lo facciamo quotidianamente. Incontro anche con basi che supportano molte altre organizzazioni non profit nel nostro campo e hanno un senso delle migliori pratiche. Questo mi rende un partecipante perfetto a qualsiasi riunione di pianificazione del programma, specialmente se il leader è preoccupato se un nuovo programma può essere finanziato o meno.
Una volta che i tuoi colleghi sanno esattamente di cosa hai bisogno per svolgere il tuo ruolo e come puoi aiutarli in cambio, scoprirai che la comunicazione e la collaborazione diventano molto più facili.
2. Partecipa alle riunioni dell'altra parte
Onestamente, il più grande problema di comunicazione in molte organizzazioni è spesso che non stiamo effettivamente comunicando tra loro! Ora, so che nessuno ha bisogno di un altro evento nel calendario, ma se hai notato un'interruzione nella collaborazione o nella comunicazione tra i dipartimenti, forse è tempo di partecipare alle riunioni regolari dell'altra parte. In questo modo, non devono prendere appunti, digitarli e inviarli a te (che probabilmente non leggerai comunque). Invece, essendo presenti, è possibile interpretare immediatamente le informazioni.
Adoro che i miei colleghi partecipino alle riunioni di raccolta fondi: spesso hanno idee o feedback fantastici su questioni che il mio dipartimento sta affrontando. A volte l'agenda è semplice come un aggiornamento del programma, ma a volte qualcuno di un altro dipartimento suggerirà un modo completamente nuovo di pensare a un progetto, il che significa anche un nuovo modo di raccogliere fondi per esso.
Questi incontri ti consentono anche di comprendere meglio le sfide dei tuoi colleghi. Se pensi che siano ridicoli per averti perseguitato per determinate informazioni o pigro per non aver affrontato quella che pensi sia un'idea stellare, ciò può cambiare quando inizi a capire la loro intera strategia o quando scopri quanto lavoro viene investito in una delle loro progetti.
3. La pianificazione è potere
Nella mia organizzazione, l'attrito maggiore tra il personale deriva dai programmi e dalle aspettative. I dipendenti della raccolta fondi hanno il compito di gestire le proposte e di comunicare le scadenze alle fondazioni, e talvolta tali scadenze richiedono tempi di consegna piuttosto ridicoli.
Se i dipendenti del programma vengono colti alla sprovvista da tali termini per raccogliere e analizzare i dati necessari, possono - comprensibilmente - essere frustrati e stressati. E a volte, a causa della complessità dei dati e delle informazioni necessarie, potrebbe essere impossibile invertirli in quel lasso di tempo. In tal caso, il personale della raccolta fondi può negoziare e stabilire aspettative diverse con i finanziatori, ma anche loro hanno bisogno di tempo per farlo, il che significa che il personale di programmazione non può attendere l'ultimo minuto per richiedere un'estensione.
A seconda della tua organizzazione, qualcosa di semplice come la creazione di un calendario condiviso può aiutarti a comunicare le scadenze interne ed esterne. Inoltre, non è una cattiva idea affrontare eventuali problemi proprio quando compaiono, come quando arriva una lettera di conferma della sovvenzione, quindi il personale della raccolta fondi ha più tempo per negoziare o l'intero team può lavorare insieme per creare un piano B.
Per quanto la posta elettronica, i telefoni cellulari e Internet ci abbiano aiutato a rimanere in contatto, una comunicazione efficace rimane una sfida per ogni luogo di lavoro. Alla fine della giornata, ricorda che ci sei dentro tutti insieme e che il tuo successo dipende dal fatto che tutti facciano bene il loro lavoro. (E se tutto il resto fallisce, ascolta Otis e prova un po 'di tenerezza.)
