Se hai mai guidato una riunione, probabilmente hai anche provato a ritirare una sessione che ha rapidamente preso una svolta per il caotico.
Forse hai a che fare con un gruppo loquace in più - o quella persona che sembra avere la portata dell'attenzione di un bambino di quattro anni. Forse tutti hanno una grande idea da condividere, o forse il bambino reale è stato finalmente nominato, ed è tutto ciò di cui tutti possono parlare.
Qualunque sia la ragione, le riunioni possono e fanno perdere il controllo. Ma se sei responsabile del raduno, vuoi apparire al top delle cose ed evitare di perdere tempo a tutti con riunioni inefficienti.
Mantenere il gruppo sulla buona strada può essere più facile a dirsi che a farsi, ma con una pianificazione intelligente e alcune strategie di un giorno, sarai sulla buona strada per riunioni di gruppo più mirate.
Inizia con un piano
Il primo passo per stabilire il controllo è preparare un'agenda. E intendo, un buon programma vecchio stile, scritto in modo errato che può essere inviato in anticipo ai partecipanti (e quindi visualizzato o consegnato alla riunione come promemoria amichevole). Può sembrare troppo ovvio scrivere tutto, ma fidati di me, avere alcuni dettagli sulla carta ti aiuterà a mantenere te e tutti gli altri concentrati su ciò di cui parla realmente l'incontro.
Quando metti insieme il tuo piano, pensa all'obiettivo finale che stai cercando di raggiungere durante l'incontro (ad esempio, è una sessione di brainstorming o devi finalizzare alcuni elementi di azione chiave?). Quindi, lavora all'indietro per determinare cosa deve essere discusso per raggiungere quell'obiettivo, a quali domande è necessario rispondere e quali responsabilità devono essere assegnate. Assicurati che uno di questi punti in sospeso abbia un posto nell'agenda, quindi tutti sanno cosa aspettarsi prima di arrivare.
Oltre a questi punti dell'ordine del giorno, pensa anche alle persone che parteciperanno. Quante persone ci saranno? Si conoscono? Quali sono le loro personalità? Cosa li distrae in genere? Questo ti aiuterà a decidere se è necessario aggiungere tempo aggiuntivo all'inizio della sessione. Ad esempio, se sai che i partecipanti alla riunione vorranno impegnarsi in discussioni personali prima di iniziare, pianifica qualche minuto per consentire a tutti di far uscire le chiacchiere dai loro sistemi prima di mettersi al lavoro.
Facilitare per Focus
Il tuo prossimo passo è creare uno spazio di incontro che scoraggia la distrazione e le interruzioni. Inizia con lo spazio fisico, assicurandoti che la stanza sia chiusa da rumori esterni e conversazioni e priva di distrazioni visive come uno schermo video in loop o materiali sul tavolo. E appena prima dell'inizio della riunione, metti via il telefono e chiudi il laptop: è un segno sottile per gli altri che dovrebbero fare lo stesso.
Quindi, prepara il terreno per la produttività. Assicurati che l'agenda sia disponibile -o avendo copie stampate o tirandolo su sullo schermo - e assicurati di riaffermare gli obiettivi della riunione mentre dai il benvenuto a tutti (es. “Siamo qui oggi per finalizzare i dettagli per l'evento di raccolta fondi. ”). Inoltre, ricordati di ricordare alle persone quando la riunione dovrebbe concludersi. Dire semplicemente: "So che abbiamo molto da fare, quindi proviamo a tenerlo sotto i 30 minuti", ricorderà alla gente che desideri un incontro efficiente tanto quanto loro.
Per quanto riguarda più di una nota logistica, se si dispone di materiali aggiuntivi per le riunioni, distribuirli man mano che si procede, anziché all'inizio della sessione. Ho sentito altri suggerire che questo approccio è fonte di distrazione, ma ho imparato che la maggior parte delle persone leggerà in anticipo e deragliare le riunioni se hanno l'opportunità di vedere cosa sta per succedere.
Riportare il gruppo indietro
Un'agenda chiara e uno spazio pulito per le riunioni fanno molto per tenere traccia delle cose, ma non importa quanto pianifichi con cura la tua riunione, le distrazioni possono ancora verificarsi. È qui che entra in gioco l'arte della transizione. Prima di andare a una riunione, assicurati di essere armato con alcuni modi educati, ma efficaci, per reindirizzare la conversazione nel punto desiderato. Ecco un paio dei miei preferiti:
Avvolgetelo
Proprio come un buon saggio (sì, tutti ricordiamo quelli), dovresti concludere il tuo incontro con un breve riassunto. Indica chiaramente ciò che è stato realizzato e tutte le successive cose da fare, i passaggi successivi o le responsabilità. Questo non ha bisogno di essere dettagliato - in effetti, non dovrebbe durare più di un minuto o due - ma aiuta a dare un inchino alla riunione per dire qualcosa del tipo: “Grazie a tutti. Abbiamo compiuto notevoli progressi nel finalizzare la logistica degli eventi. Emily contatterà il coordinatore dell'evento con questi dettagli e invierò una mailing list delle ultime cose da fare. "
Ammettiamolo, quando metti un gruppo di persone in una piccola stanza, può essere difficile stabilire e mantenere il controllo. Andare al prossimo incontro con un piano, un'agenda e alcune linee chiave per riportare tutti in pista può fare la differenza.
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