A volte devi scrivere e-mail difficili.
Devi condividere il feedback con qualcuno in un ufficio diverso, o essere in disaccordo con un stakeholder, o dire a qualcuno che ha incasinato - e impostare una chiamata o una riunione di persona sarebbe una reazione eccessiva (e rischia di rendere la situazione un affare ancora più grande) .
Detto questo, quando le note più favorevoli possono essere male interpretate, la posta in gioco è ancora più alta quando hai qualcosa di critico da dire.
Come qualcuno che lavora in remoto, invio costantemente e-mail alle persone con feedback. E anche se l'ho fatto centinaia di volte, ho ancora una piccola falla nello stomaco quando scrivo che il lavoro di qualcuno ha bisogno di molti cambiamenti.
Ma le persone spesso rispondono molto più positivamente di quanto avrei immaginato. Accredito una formula che uso che rende le email difficili il più gentili e utili possibile.
Ecco come si scompone:
Linea 1: dì qualcosa di amichevole
Quando stai scrivendo la linea di apertura (dopo il saluto, cioè), può essere utile immaginare che sia una conversazione. Se qualcuno ti raggiungesse e si addentrasse nel punto, verrai rimandato.
Ecco perché una linea come è stato il tuo weekend? o spero che questa nota ti trovi bene, per quanto possa sembrare superfluo, aiuta a dare il via alla nota giusta.
Linea 2: ringraziarlo
Se applicabile, è bello notare gli sforzi dell'altra persona. Non vuoi immergerti direttamente in ciò che hanno fatto di sbagliato senza riconoscere il tempo che hanno speso per tutto ciò che hanno inviato.
È facile come: grazie mille per questo.
Linea 3: sottolinea qualcosa di positivo
Nessuno vuole sentirsi un idiota (o come se pensi che siano stupidi). Quindi, mentre non vuoi andare in giro, è importante prenderti il tempo per indicare una forza del lavoro dell'altra persona.
Prova, posso vedere dove porterebbe ad esempio, potresti dire a un rapporto diretto che puoi vedere come la strategia che hanno implementato aiuterebbe il team a funzionare meglio. Oppure, potresti dire a un collega che hanno fatto un ottimo lavoro affrontando la preoccupazione principale del cliente.
Certo, è importante mantenere questo commento onesto. Dovresti menzionare qualcosa che è effettivamente benefico e non dovresti elogiare così ampiamente che il resto del tuo messaggio acceca totalmente il destinatario.
Corpo dell'e-mail: guida alle modifiche (e ai risultati)
Che ci crediate o no: le persone apprezzano sapere perché hai scelto di fare le cose in modo diverso. È contro-intuitivo (perché chi vuole sentire come hanno incasinato in dettaglio?), Ma in realtà, mostra che hai un'alta opinione di loro.
Dimostra che non saresti d'accordo con loro solo per il gusto di farlo. Oltre a ciò, ti mostra che sono abbastanza intelligenti da imparare dai feedback e soddisfare le tue aspettative andando avanti.
Per evitare di elaborare eccessivamente ciò che è andato storto, limitati alle frasi che seguono il formato di … E se hai più di un cambio, usa i proiettili.
Sembra così:
O:
- Vedrai che abbiamo apportato alcune modifiche al mazzo di lancio, in base al feedback del gruppo dirigente.
- In questo senso, mi piacerebbe vedere quei cambiamenti portati attraverso altri aspetti della presentazione, perché vorremmo che fossero coerenti.
Ultima linea
Termina sempre chiedendo se potresti chiarire qualcosa o rispondere a qualsiasi domanda.
Per favore fatemi sapere se posso rispondere a qualsiasi domanda, potrebbe sembrare ovvio, serve a uno scopo. Rende più collaborativo l'intero spirito della tua email.
All'improvviso, si passa dicendo che "qui ci sono cambiamenti - punto" a "qui ci sono cambiamenti - mi faresti sapere se qualcuno di loro non ha senso?" Dimostra che apprezzi ancora l'opinione dell'altra persona.
Quindi, tutto ciò che ti rimane è un segno di approvazione: qualsiasi segno di approvazione standard (meglio, sinceramente, grazie!) Farà.
Mettere tutto insieme
- Esempio di cambiamento e come produrrà un risultato positivo
- Se applicabile: esempio di cambiamento due e come produrrà un risultato positivo
- Se applicabile: esempio di cambiamento tre e come produrrà un risultato positivo
Ora che hai composto un feedback veramente costruttivo, prenditi un minuto per pensare alla tua materia. Forse tutto ciò che serve è premere il tasto risposta, ma potrebbe essere che una piccola modifica influenzi l'intero tono. (Sapevi che "oggi" è preferibile a "urgente"? Maggiori informazioni su questo e altre parole da evitare qui).
Non tutti i messaggi che invii saranno pieni di elogi, e va bene. Se ti prendi il tempo per scriverlo pensieroso, ciò farà molta strada.
